Un recrutement en interne ardu sur un poste clé, un client découragé ; comment Officéo retourne la situation pour donner une totale satisfaction ?

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite au départ soudain d’une assistante de direction, le Lycée Jules Richard qui appartient au groupe SOS (groupe associatif, leader de l’entrepreneuriat social en Europe) se trouve confronté à une période charnière et plusieurs problématiques majeures :

Discontinuités de service et plusieurs retards dans la gestion des sujets comptables ;
Difficultés de recrutement sur ce poste pendant 3 mois ➕ changement de direction faisant retarder davantage le recrutement ;
Désorganisation totale en interne : aucun process de gestion défini ou mis en place ➡️ ce qui rend les tâches très chronophages à réaliser.

La Directrice Générale Adjointe doit ainsi trouver, en urgence, des remplaçants immédiatement opérationnels et experts sur ce poste clé pour rattraper le retard accumulé et assurer une continuité de service jusqu’au recrutement en interne.

Besoins exprimés

Le Lycée Jules Richard décide de confier à Officéo trois missions principales :

Assistanat comptable
Approvisionnement et services généraux
Assistanat RH

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance de direction urgent sur un poste clé, Officéo a proposé à l’établissement Jules Richard une solution clé en main de flexibilisation de son assistanat de direction.

Pour relever ce défi, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un service stop & go, s’ajustant à la hausse comme à la baisse pour s’adapter aux pics et creux d’activité (une pause dans la mission pendant le mois d’août). Elle intègre un pool de 2 assistants (pour un équivalent temps plein) experts, polyvalents et tout de suite opérationnels. Les interventions se sont déroulées sur site, selon le souhait du client.

Le pilotage de la solution est effectué via un Account Manager dédié au projet, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges, le suivi des missions et leur ajustement ainsi que la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Expertise

Des intervenants polyvalents et aguerris en comptabilité, avec une longue expérience dans le secteur public et l’éducation nationale. Ayant une maîtrise parfaite des logiciels du client : pronote, Excel++ et publipostage.

Fiabilité

Management fluide sur les prestations et ajustement des missions à la hausse comme à la baisse d’une semaine à l’autre en passant de 4 jours/semaine à 5 jours puis à nouveau à 4 jours. Consommation qui s’adapte aux besoins du client avec une coupure d’un mois pendant une période creuse de non activité (tout le mois d’août).

Rapidité

Proposition de profils sous 48 heures avec mise en œuvre rapide de la solution pour combler un besoin urgent.

Résultats

Des process optimisés et une continuité de service garantie sur un poste en difficulté de recrutement

Optimisation des process : apport de nouvelles pratiques grâce à des intervenants proactifs ; réorganisation interne et structuration puis optimisation de tout un service, ce qui a permis le rattrapage d’un retard de 240 factures impayées en 2 mois.
Continuité de service : aucune perte de temps dans la formation des intervenants Officéo, qui ont géré toute la partie comptabilité et RH avec, en prime, la prise en charge de la passation et la formation de la nouvelle recrue.
Satisfaction totale du client pendant 3 mois, qui décide en conséquence de prolonger la mission pendant 5 mois pour se consacrer au recrutement en interne, jugé très difficile. Officéo assure sur une période charnière pour le client et devient prestataire de confiance, qui prend en charge tout un process métier.