Quand l‘externalisation administrative devient cruciale : le Conseil Régional Pays de la Loire fait confiance à Officéo pour fluidifier son projet environnemental

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Contexte

Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Le Conseil Régional Pays de la Loire (une collectivité territoriale qui a pour objectif d’accompagner, par la formation, le développement économique et social de la région) doit mener à bien, via un plan sur 5 ans, un projet environnemental intitulé « Life Revers’eau » sur le contrôle et l’amélioration de la qualité de l’eau.

Dans le cadre de ce plan quinquennal, l’équipe projet du Conseil Régional Pays de la Loire doit réunir et traiter de gros volumes de data provenant de nombreux partenaires européens tout en respectant le calendrier très contraint et en s’assurant de la qualité de sa base de données.

Le besoin opérationnel

La collectivité recherche ainsi, en urgence, une solution agile pouvant s’adapter en temps réel aux différentes phases du projet et répondre aux échéances par des ressources opérationnelles afin de décharger son équipe projet du volet administratif polluant et ne pas perdre de vue leur objectif.

La demande concerne une assistance administrative technique pour venir en appui à l’équipe de la collectivité dans la constitution et la maintenance de la base de données.

Missions rendues

Archivage digital

Classement et archivage digital d’un gros volume de data (souvent en anglais).

Traitement des données

Saisie et traitement d’un flux important de données et analyse budgétaire via le logiciel ASTRE.

Automatisation et création d’outils

Assistanat sur l’automatisation de tableaux de suivi budgétaire et la création d’outils de suivi sur Excel (formules et tableaux croisés dynamiques).

Solution et déploiement opérationnel

Pour répondre à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent, Officéo a proposé au Conseil Régional Pays de la Loire une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de son projet environnemental.

Se portant garant de la réussite du projet auprès de la collectivité territoriale, Officéo a déployé une solution avec obligations de résultats sur le respect des échéances. La solution s’appuie sur un service à la carte s’ajustant à la hausse comme à la baisse pour s’adapter à un calendrier d’État.

Elle intègre une ressource experte et immédiatement opérationnelle dans le traitement de données. Les interventions se sont déroulées en distanciel selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié au projet, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois le suivi des missions et des objectifs fixés, le contrôle du respect du calendrier et de la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Expertise

Intervenante experte en facturation et analyse de données, expérimentée dans le secteur public. Bilingue en anglais avec une maîtrise parfaite du métier du client et de ses outils (Excel++ et logiciel ASTRE).

Flexibilité

Management fluide sur les prestations et ajustement des missions d’une semaine à l’autre pour s’adapter aux besoins fluctuants du client, en passant de 2 fois/semaine pendant 3 mois à un ETP pour la suite.

Rapidité

Réactivité de la solution avec une proposition d’un profil opérationnel sous 48 heures pour répondre à un besoin urgent.

Résultats

Des process optimisés, un calendrier respecté pour un projet d’État fluidifié !

Optimisation des process : un traitement optimal d’un gros volume de données issues de partenaires européens avec respect des deadlines pour répondre au calendrier de l’État ;
Participation réussie à un vaste projet public : confiance du client envers Officéo pour l’épauler sur son projet. Une externalisation devenue cruciale pour le client car Officéo a pris le relais sur tout le volet administratif pour assurer la bonne conduite du projet ;
Satisfaction totale de l’équipe projet qui, convaincue par la solution Officéo et la qualité de son service, en a fait un des rouages de son projet en renouvelant le contrat en prévision des besoins de l’année prochaine.