Quand une solution support de transition devient un levier stratégique clé pour un acteur tech internationnal !
Contexte
Enjeux stratégiques et objectifs fixés
Suite au départ de leur Office Manager, Efficient IP (acteur technologique international, leader mondial du consulting en infrastructures réseaux) se trouve confronté à trois problématiques majeures :
- Sous-effectif et discontinuités de service au sein de plusieurs départements ;
- Surplus d’activité à gérer par des équipes déjà débordées, besoin de renfort ;
- Difficultés de recrutement sur ce poste (l’intérim n’a pas donné satisfaction).
La DRH doit ainsi trouver, en urgence, une solution temporaire, alternative à l’intérim (en attente du recrutement en interne). Elle recherche une solution rapide et agile qui s’adapte à leur besoin et qui permet d’actionner des ressources opérationnelles pour prendre le relais rapidement et libérer les équipes internes.
Missions rendues
Gestion RH
- Traitement des demandes de formations faites par les managers pour les salariés et suivi des formations une fois validées ;
- Mise en place de l’onboarding des salariés ;
- Gestion des dossiers de flotte automobile et téléphone.
Gestion de projets
Gestion de projets
- Organisation de voyages et déplacements professionnels (minimum 1 Organisation/semaine) ;
- Organisation d’événements à l’international ;
- Organisation de réunions à l’international (1 fois/trimestre + logistique des cadeaux délivrés aux salariés à l’étranger).
Secrétariat
- Gestion du courrier ;
- Numérisation, indexation classement et archivage des dossiers ;
- Rédaction et relecture de documents.
Gestion des achats
- Passage et suivi de commandes fournisseurs ;
- Gestion des partenaires ;
- Gestion et tri des factures fournisseurs.
Solution et déploiement opérationnel
Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent, Officéo a proposé à Efficient IP une solution clé en main d’externalisation administrative de son Office Management tout en se conformant aux exigences du client sur les process et la qualité de service propre à ses métiers.
Pour relever ce défi et assurer une action “commando” et se portant garant de la réussite du projet auprès de Efficient IP, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur une ressource experte en Office Management, opérationnelle et autonome dès le début. Les interventions se sont déroulées selon une organisation souhaitée par le client alternant travail à distance et sur site.
La solution est pilotée par un Account Manager dédié, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois le suivi des missions, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.
Pourquoi Officéo ?
Rapidité
Proposition d’un profil sous 48 heures avec mise en oeuvre instanée de la solution pour répondre à un besoin urgent.
Expertise
Office Manager experte, polyvalente et tout de suite opérationnelle. Avec une expérience de 10 ans dans le métier et une maîtrise parfaite des outils du client.
Fiabilité
Intervenant discret et professionnel, en accord avec les exigences du client du fait de la sensibilité de son secteur et des données manipulées.
Résultats
Des résultats obtenus au-delà des attentes du client aboutissant à à une mission plus longue que prévu
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Traitement de 20 dossiers flotte automobile et téléphones, en 6 mois : organisation de 5 formations pour 5 salariés ➕ 32 événements à l’international.
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Continuité de service : réactivité face à l’immédiateté de la demande, transfert de compétences rapide et efficace pour combler un besoin urgent. Aucune interruption dans la gestion de différents sujets (RH, achats…) grâce à une intervenante Officéo experte et opérationnelle.
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Optimisation des process : solution Officéo déployée en phase avec l’organisation interne et nouvelles expertises développées grâce à l’externalisation. L’intervenante Officéo a pris en charge les missions jusqu’au recrutement interne et a assuré l’onboarding et la formation de la nouvelle recrue.
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Satisfaction totale du client qui, convaincu par l’externalisation et la qualité de service Officéo, a repoussé le recrutement en interne pendant 6 mois et a également prolongé la mission avec Officéo après l’embauche. Une solution de transition, devenue un levier stratégique pour l’entreprise.
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