Assistant chef de projet : définition et rôle

Au quotidien, l’assistant chef de projet est le pivot opérationnel de son équipe. Sous la direction du chef de projet qui va décider du cap et avoir une vision plus globale, l’assistant de chef de projet va s’assurer que tout se déroule sans accroc. Il fluidifie les échanges entre les équipes techniques, client, prestataires externes mais également les services internes (comptabilité, juridique, RH).

De manière plus concrète, il orchestre les flux et surveille les indicateurs clés en transformant les décisions en actions planifiées. Il s’assure également que la logistique et que le budget ne viennent pas interférer avec le bon déroulé du projet.

C’est un poste de facilitateur : il anticipe les problèmes et permet à l’équipe de rester concentrée sur la production.

Quelles sont les missions d’un assistant chef de projet ?

Les missions d’un assistant chef de projet sont variées. Elles se séparent entre des missions de pilotage et de gestion de projet d’une part et de support d’autre part.

Pilotage et coordination

Le pilotage et la coordination représentent le côté « Junior Manager » du poste. Il inclut des missions telles que :

• Suivi de l’avancement : il s’agit de maintenir une vision en temps réel de la santé du projet. L’assistant met à jour quotidiennement les outils de planification (MS Project, Gantt, Jira, Trello) pour refléter la réalité du terrain. Il surveille le chemin critique, identifie les éventuels décalages par rapport au prévisionnel et relance proactivement les équipes internes ou les prestataires pour garantir la réception des livrables aux dates butoirs.
• Gestion de lots : le chef de projet délègue une partie de ses responsabilités. L’assistant prend alors la casquette de chef de projet sur un périmètre délimité (un « Work Package »). Il pilote en autonomie complète un sous-ensemble du projet comme la phase de recette utilisateur, la coordination d’un déménagement, l’organisation d’un séminaire ou le déploiement d’un outil spécifique en le portant de la définition du besoin jusqu’à la livraison finale.
• Préparation des décisions : l’assistant chef de projet transforme la donnée brute en outil d’aide à la décision. Il collecte les informations d’avancement, analyse les écarts (budget/planning) et qualifie les risques potentiels. Avant les comités de pilotage, il consolide ces éléments pour proposer des scénarios correctifs (plan A / plan B) permettant au chef de projet et à la direction de trancher rapidement et efficacement.

Support administratif et logistique

Le support administratif et logistique représente le côté gestionnaire :

• Documentation et archivage : véritable mémoire du projet, l’assistant garantit la traçabilité et la sécurité de l’information. Il structure et maintient l’espace collaboratif (SharePoint, Drive, Teams) en s’assurant que l’équipe utilise toujours les bonnes versions des documents. Il classe les contrats, les spécifications validées et les preuves de livraison, indispensables en cas d’audit ou de litige.
• Gestion financière administrative : il assure le suivi des flux financiers pour éviter tout blocage comptable. Cela inclut la création et le suivi des demandes d’achats, l’émission des bons de commande, la vérification de la conformité des factures fournisseurs avant mise en paiement, ainsi que la collecte et le contrôle des notes de frais de l’équipe projet.

• Secrétariat de projet : il fluidifie la vie de l’équipe et formalise les échanges. Au-delà de la logistique pure (réservation de salles, gestion des agendas, convocations aux COPIL/COPROJ), son rôle clé est la rédaction des comptes-rendus officiels. Il y synthétise les décisions actées et suit l’avancement du plan d’action pour s’assurer que les décisions prises en réunion sont bien exécutées.

Quel est le salaire d’un assistant chef de projet ?

Le salaire d’un assistant chef de projet débutant se situe en moyenne autour de 26 000€ à 32 000€ bruts annuels en allant jusqu’à 38 000€ bruts annuels en région parisienne pour les diplômés de grandes écoles.

Pour un profil confirmé, la rémunération moyenne se situe autour des 38 000€ à 40 000€ bruts annuels.

Après 4 à 5 ans d’ancienneté, les profils passent sur des postes de chef de projet avec une revalorisation salariale.

La rémunération présentée ici est indicative et varie selon les diplômes, l’expérience, la région d’exercice de l’entreprise mais également le secteur dans lequel elle évolue.

Quelles sont les compétences d’un assistant chef de projet ?

Le métier d’assistant de chef de projet nécessite à la fois des compétences techniques clés et une intelligence relationnelle pour faire avancer les équipes.

Hard-Skills

• Logiciels de gestion : maîtrise des outils de planification complexes comme MS Project ou GanttProject et des outils collaboratifs tels que Jira, Trello ou Asana pour suivre les tâches et les jalons.
• Expertise bureautique : maîtrise indispensable d’Excel, notamment des tableaux croisés dynamiques (TCD), des fonctions de recherche et de la création de graphique pour le suivi budgétaire. La maîtrise de PowerPoint est demandée pour concevoir des présentation visuelles, synthétiques et professionnelles pour les comités de pilotage.
• Connaissances méthodologiques : compréhension des cycles de vie d’un projet. Savoir différencier et appliquer les principes des méthodes agiles (Scrum, Kanban, Sprints) ou classiques (Cycle en V, Waterfall) selon l’organisation de l’entreprise.
• Gestion Administrative et Financière : compétences en suivi budgétaire, gestion des devis, émission des bons de commande, traitement des factures et suivi des notes de frais.
• Qualités Rédactionnelles : orthographe et grammaire irréprochables pour la rédaction des comptes-rendus de réunion, des emails formels et de la documentation projet.
• Anglais Professionnel : niveau opérationnel (B2 minimum) souvent exigé pour rédiger de la documentation technique, comprendre des spécifications ou échanger avec des équipes internationales.

Soft-Skills

• Organisation et rigueur : c’est la compétence n°1. L’assistant doit être capable de gérer de front l’administratif (factures, planning salles) et l’opérationnel (risques, planning équipe) sans jamais se laisser déborder. Il structure le chaos.
• Sens du relationnel et de la diplomatie : l’assistant doit souvent relancer des collaborateurs sur qui il n’a aucun lien hiérarchique. Il doit savoir faire preuve de tact et de fermeté pour obtenir ce qu’il veut sans braquer les équipes.
• Esprit de synthèse : il est le hub de l’information. Il doit savoir trier l’information pertinente : ne pas noyer le chef de projet sous les détails, mais ne pas non plus cacher les problèmes importants. Il traduit le langage technique en langage métier.
• Adaptabilité et gestion du stress : un projet ne se passe jamais comme prévu (imprévus, retards, urgences). L’assistant doit rester calme dans la tempête et être orienté solutions plutôt que problèmes.

Quelles formations pour devenir assistant chef de projet ?

Pour devenir assistant chef de projet, il n’existe pas qu’une seule voie mais plusieurs parcours restent privilégiés :

Niveau BAC+5

• Écoles de commerce : programme Grande École ou Master spécialisé en Management de projet, stratégie ou Business Development.
• Écoles d’ingénieurs : pour les projets plus techniques dans le BTP, les industries ou l’informatique en double diplôme ingénieur/manager.
• Université / IAE : master en Management de projet, Gestion des organisations ou Management de l’innovation.

Niveau BAC+3

• Licences professionnelles : spécialité Métier de la gestion de projet ou Assistant de gestion.
• BUT : GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations) ou GACO (Gestion Administrative et Commerciale), souvent complétés par une année de spécialisation.

Les certifications additionnelles

En gestion de projet classique (dite Waterfall) :

• CAPM (Certified Associate in Project Management) du PMI : la certification idéale pour les débutants.
• PRINCE2 Foundation : très reconnue dans les grandes organisations et le secteur public.
• IPMA Niveau D : certification internationale pour les juniors.

En gestion de projet agile (IT / digitale) :

• PSM I (Professional Scrum Master) ou CSM (Certified ScrumMaster) : indispensable si l’on souhaite travailler dans la Tech ou le développement logiciel.

Quelles sont les évolutions possibles pour un assistant chef de projet ?

Un assistant chef de projet est un métier qui prend souvent le rôle de tremplin vers de nombreuses possibilités selon les sensibilités et les envies de chacun. On dénombre ainsi 3 voies principales ainsi qu’une voie supplémentaire pouvant rejoindre les autres.

La voie verticale

La suite logique vers le management :

• Chef de projet (junior puis confirmé) : prise de responsabilité complète sur le budget, les délais et l’équipe.
• Directeur de projet : pilotage de programmes complexes (multi-projets) ou encadrement d’une équipe de chefs de projet.

La voie transversale

Passage du côté conseil et fonctionnel :

• Consultant AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) : interface entre les équipes métier et techniques, focalisé sur la définition des besoins.
• Contract Manager : gestionnaire expert des clauses juridiques et financières sur les projets d’envergure.

La voie de l’expertise

Il se spécialise dans l’utilisation de certaines ressources ou méthodes :

• PMO (Project Management Officer) : garant des normes, des processus et de la consolidation du portefeuille de projets de l’entreprise.
• Scrum Master / Product Owner : spécialisation dans les méthodes Agiles (rôles de facilitateur ou de responsable produit).

La voie de l’indépendance

La vaste majorité des évolutions citées précédemment, en plus du poste d’assistant chef de projet, peuvent être effectuées en freelance. Le marché étant en pleine expansion, que ce soit sur des postes de chef de projet, de consultant ou encore de postes plus spécialisés, de plus en plus d’assistant chef de projet souhaitant évoluer se tournent vers l’indépendance.

La promesse de l’indépendance ne doit cependant pas faire oublier qu’elle vient avec des difficultés que l’on ne peut pas ignorer comme l’instabilité des revenus ou la complexité de la prospection. C’est donc une évolution plus risquée que les autres.

Se lancer en freelance avec Officéo

S’établir en tant qu’assistant chef de projet demande du temps et une grande organisation, notamment pour la prospection de clients, qui peut être chronophage et incertaine. Officéo pallie cet inconvénient en proposant directement des missions régulières adaptées aux compétences et disponibilités de ses assistants, leur évitant ainsi la recherche fastidieuse de clients et leur garantissant un flux de travail stable.

De plus, rejoindre Officéo permet d’intégrer un réseau actif de plus de 6 000 assistants partout en France, brisant ainsi l’isolement souvent ressenti par les freelances. Cet environnement favorise les échanges, le partage d’expériences et l’entraide entre professionnels. En outre, Officéo prend en charge l’aspect administratif des missions, simplifiant la gestion des contrats, des paiements et des facturations, permettant ainsi aux assistants de se consacrer pleinement à leur cœur de métier.

Enfin, en collaborant avec une entreprise de prestation de services reconnue depuis plus de 16 ans, les assistants accèdent à des clients prestigieux, bien au-delà des opportunités offertes par les plateformes de freelancing classiques.

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