Archivage de documents en entreprise
la gestion optimale de vos ressources
La conversation des documents en entreprise n’est pas une mission administrative à prendre à la légère. Nécessitant rigueur et organisation, cette opération est consommatrice de temps. Vous n’avez pas le temps nécessaire pour archiver les différents documents liés à votre activité professionnelle ? Déléguez cette mission administrative à l’un de nos Offices Managers.
Souvent considérée comme une activité sans valeur ajoutée, l’archivage est perçue par bon nombre d’entreprises comme un coût et non comme une opportunité. En confiant cette mission à l’un de nos assistants, vous êtes assuré d’un service de qualité et maîtrisé, sans aucun coût fixe.
Externaliser ses archives pour gagner en rentabilité
Vous passez du temps à archiver vos documents administratifs, vos déclarations, vos fiches clients ou encore vos certificats ? Gagnez en productivité en déléguant cette fonction administrative et chronophage à un Office Manager Officéo. Il ne vous sera plus nécessaire de classer et archiver chacun de vos documents. Grâce au travail de votre assistant Officéo, vous trouverez vos papiers en un instant.
De ce fait, vous vous assurez d’être toujours en règle aux yeux de la loi et éviter au maximum toute erreur. Si vous êtes dans l’incapacité de présenter un document à un représentant de la loi ou à votre expert-comptable, vous pouvez rapidement vous retrouver en porte-à-faux. Dans certains cas, vous pouvez être exposé à une amende. Votre assistant Officéo se charge de votre gestion documentaire, dès la réception de vos différents papiers, selon les règles de conversation des documents.
Les garanties Officéo
Plus flexible que l’intérim.
Plus fiable que la sollicitation
d’un freelance en direct.
Plus rapide que l’embauche
en CDD.
Continuité de service
en cas d’absence.
Un archivage de documents maîtrisé
Votre Office Manager s’assure de l’ensemble de la gestion des archives de votre entreprise :
- la réception de vos documents numériques ou papiers ;
- la mise à jour des fiches clients, fournisseurs ou patients ;
- la clôture de dossiers et leur classement selon votre pratique d’archivage ou que votre assistant Officéo peut vous aider à mettre à jour vos règles d’archivage ;
- l’archivage par gestion électronique (logiciel GED, ERP etc) ;
- la numérisation de vos documents pour un archivage numérique : votre Office Manager se charge de les numériser, les indexer et les classer.
La dématérialisation des documents pour l’archivage électronique se répand de plus en plus. Votre assistant peut intervenir de manière ponctuelle afin de procéder à cette tâche pour placer tous vos documents sur un espace de stockage électronique de votre choix. Bien évidemment sans oublier que conserver les originaux reste obligatoire.
L’ensemble de nos assistants et Offices Managers sont sélectionnés pour leur professionnalisme et justifient au minimum de 6 ans d’expérience au service d’entreprises. Leurs connaissances sur les obligations légales quant à la conservation et l’archivage des documents sont actualisées.
Ne paniquez plus face à vos piles de dossiers qui s’accumulent. Nos Offices Managers viennent à votre secours pour vos besoins d’archivage. Externaliser l’archivage de vos documents professionnels peut être un excellent moyen de déléguer cette gestion pour rester en règle … et gagner du temps et de la place dans vos locaux ! Pour classer ou archiver vos documents d’entreprise selon leur délai légale de conservation, prenez contact au 01 49 70 98 63.
Pour aller plus loin dans le classement de vos documents d’entreprise
- Service pour effectuer l’archivage des documents ;
- Conseils pour élaborer un classement de documents en entreprise ;
- Prestations de numérisation de documents.
