Comment élaborer un plan de classement de documents

-ou comment faire du classement de documents une seconde nature-

En entreprise, procéder au classement de dossier est une tâche de chaque instant. Revenons sur les enjeux, objectifs et organisations possibles pour le classement de documents administratifs. Officéo vous partage son expertise pour vous libérer du temps qualifié.

Définition du plan de classement

Pour une définition simple, un plan de classement de documents est un guide. Les « archives courantes » permettent alors de donner une structure logique de chaque document dans l’activité générale de l’entreprise. De cette manière, le plan de classement systématise et uniformise le classement des documents. Chaque dossier est alors à une place unique et définitive.

Objectifs d’un classement de dossier en entreprise

Le plan de classement de dossier se veut être un instrument de repère. Il facilite le classement et la recherche d’information. Un plan bien conçu n’est pas une charge supplémentaire. Au contraire, il incarne une partie intégrante du travail. Chaque membre de l’entreprise doit savoir où sont les pièces et dossiers. Ils doivent les retrouver et les ranger sans peine.

Exigences d’un classement de documents

Le plan de classement doit être adapté aux dossiers et structuré de manière logique. Il doit également suivre une exhaustivité qui lui est propre.

La structure pour un bon classement de dossier

Classer les documents doit être fait de manière hiérarchisée et logique. Les documents, les archives, sont réparties selon un nombre de subdivisions et de rubriques. Toutes suivent un arrangement cohérent. Comment procéder ?

L’ensemble des documents est à répartir en rubriques et sous-rubriques. Il faut toujours aller du général au particulier. L’arborescence part de grandes divisions, pour arriver aux rubriques plus particulières. Le niveau le plus précis (et bas) sert à incorporer les pièces administratives.

Les critères de subdivision sont à choisir dès le début. Sur quoi va reposer le classement ? Par rubriques ? Quelle sera la caractéristique commune ? Quel que soit le choix, il doit rester le même, et suivre la logique du début à la fin. Des exemples sont donnés plus loin.

L’exhaustivité nécessaire pour classer les dossiers

Tout d’abord, le classement se veut exhaustif. Il doit englober l’ensemble des tâches d’une administration. Il en va de même pour un service. Ainsi, il doit concerner tous les types de documents reçus ou produits. Ceci, quel que soit leur forme ou support. Le plan de classement doit être commun à tous les supports. Les supports peuvent être sur papier, au format électronique, audiovisuel, en microfilms, etc.

Les différents types de classement en entreprise

Il existe bien entendu de différents plans de classement, selon les différentes natures de documents. Au niveau d’une structure principale, voici donc les possibilités :

• Une organisation orientée selon les fonctions et les activités d’une structure. Ceci peut être fait par exemple selon la gestion des ressources humaines, selon la gestion financière ou encore la gestion opérationnelle.
• Un classement fait en suivant la structure de l’organisation. Ainsi le classement peut-être faite pour le service de direction, le service de sous-direction, le service comptabilité, etc. ;
• Un rangement des dossiers organisé par objet.

Le classement de dossier par fonction

Avec un classement fonctionnel, chaque pièce est ordonnée sur les domaines d’activité et les fonctions en entreprise. Ainsi, dans chaque division et sub-division, chaque document, tâche ou activité est rangé selon sa fonction. Le modèle est alors le suivant :

1 : Mission
1.1 : Fonction
1.1.1 : Activité, tâche

Voyez par exemple :

1 : Gestion du personnel [RH] 1.1 : Recrutement
1.1.1 : Procédure de recrutement
> Listes
> Séries des dossiers

Les avantages d’un classement de dossier fonctionnel

Ce genre de classement reflète un contexte de production et d’utilisation pour chaque document. Chaque contexte opérationnel et administratif est clair. La place logique est claire. Le classement permet de savoir rapidement pourquoi il est à cette place, et comment il peut-être utilisé. Ce type de classement n’est pas affecté par un changement d’organigramme dans la structure administrative. Un classement fonctionnel est idéal aux côté d’une utilisation de système GED (Gestion Électronique de Documents).

Les inconvénients d’un classement de dossier fonctionnel

La complexité de mettre en place ce type de classement est à souligner. Certains utilisateurs peuvent d’ailleurs trouver les terminologies dans le classement abstraites s’ils n’appartiennent pas aux fonctions classées.

Le classement de dossier par organisation

Avec un plan de classement de dossier de type structurel, les subdivisions correspondent à l’organigramme de l’entreprise. Ils peuvent être les divisions, les services, les bureaux, les unités d’organisation. Les produits sont classés par un même service ou une même unité au sein d’une même subdivision du plan de classement. Voici un exemple :

1. : Division n°1
1.1 : Service A
1.1.1 : Bureau X

Les avantages d’un classement de document structurel

L’organigramme de l’organisation administrative peut-être comprise et utilisée par tous les collaborateurs de l’entreprise. La méthode de classement structurel est parfait pour les entreprises à l’organisation stable. C’est-à-dire que les structures ne sont pas modifiées souvent.

Les inconvénients d’un classement de document structurel

Lors d’un changement de structure administrative, tout est à repenser. Exemple : un service ferme, les compétences sont redistribuées, d’autres services sont ouverts, des attributions naissent. Le plan de classement structurel est à refaire pour refléter chaque changement. Également, où classer des dossiers transversaux qui sont suivis par plusieurs services ?Le classement de dossier par objet

Pour avoir une vue d’ensemble de chaque sujet traité en entreprise, le classement thématique (ou systématique) par objet est un bon exemple. Un tel type de classement permet de rassembler sous une même rubrique tous les dossiers d’un même sujet. Voici un exemple :

1. : Emploi
1.1 : Contrats
1.1.1 : Statutaires

Les avantages d’un classement de dossier thématique

Le principal avantage est très simple. Il permet de ne pas tenir compte du contexte administratif.

Les inconvénients d’un classement de documents systématique

Pourtant, il y a quelques inconvénients majeurs. Un même document, ou même dossier peut se retrouver dans deux thèmes différents. De la même manière, le choix des thèmes est très subjectif. L’effort d’interprétation peut alors conduire à des divergences.

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Pour aller plus loin

• Service pour effectuer l’archivage des documents ;
• Guide complet sur la numérisation de documents ;
• Solution pour procéder à la conservation des documents en entreprise ;
• Prestations de numérisation de documents ; 
• Les délais de conservation des documents en entreprise.

Questions fréquentes