Dossier du personnel ➤ Contenu, Organisation & Suivi
Les dossiers du personnel sont des dossiers individuels qui contiennent des informations essentielles sur chaque employé. Ils comprennent généralement des documents tels que les contrats de travail, les relevés d’heures, les évaluations de performance et les coordonnées de l’employé. Ces dossiers sont essentiels pour la gestion des ressources humaines ainsi que la gestion des dossiers dans un sens plus large.
L’importance d’un dossier du personnel en entreprise
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Tout savoir sur la gestion des documents administratifs du personnel
Le dossier du personnel ou le dossier du salarié est un ensemble de documents très importants dans la bonne gestion des salariés de l’entreprise.
Le service des ressources humaines l’utilise pour suivre la progression d’un employé. L’employeur a ainsi à portée de main toutes les informations personnelles et professionnelles chaque salarié à l’entreprise.
Pour faciliter son utilisation, il doit avoir une structure bien définie et tous les documents doivent être à jour vis-à-vis de la loi.
Le dossier du personnel est une tâche RH qui peut être réalisée par les assistants RH, tout en se faisant aider par des logiciels de gestion du personnel. C’est un document personnel qui sert pour l’entreprise et spécifiquement pour le service RH à suivre le le recrutement, la formation et l’intégration d’un employé dans l’entreprise. C’est un peu comme une fiche d’identité. Il n’est légalement pas obligatoire, mais nécessaire pour assurer la gestion et le suivi RH dans l’entreprise. Le dossier du personnel désigne un ensemble de documents importants pour assurer un suivi du personnel et une bonne gestion interne des salariés. Il permet de suivre la Le dossier du personnel permet au responsable RH de centraliser tous les documents personnels et légaux de l’employé dans un même endroit. Cela permet également d’accéder rapidement et facilement à toutes les informations relatives au salarié, nécessaires à la gestion du personnel comme les congés, les absences, etc. La constitution d’un dossier du personnel est le moyen idéal pour optimiser la gestion des salariés. Pour cela, les documents sont subdivisés en plusieurs sous-dossiers ayant des mentions spécifiques. Les informations relatives à la personne du salarié concernent tous les éléments que ce dernier a fournis au moment dans son dossier de demande d’emploi. Il y a principalement : Au cours de l’exécution de sa carrière, certains documents peuvent être exigés par le personnel chargé de la gestion des ressources humaines. On peut dont citer des documents de modification de la situation personnelle du salarié, un certificat médical, un dossier de formation, un avis d’invalidité ou de classement comme salarié handicapé, un renouvellement des documents de séjour pour le salarié étranger … Le contrat de travail est le document qui atteste l’engagement pris par l’employeur envers son employé. Il contient plusieurs clauses énumérant explicitement les conditions de travail et de rémunérations de celui-ci. Le dossier portant cette mention contient la lettre d’embauche et le ou les contrats d’embauche. En effet, au cas où le salarié signe plusieurs contrats de travail temporaires, le dossier doit tous les contenir. Durant le déroulement de la carrière, plusieurs autres documents complémentaires sont ajoutés. Ce sont : Les décisions de licenciement sont souvent l’application d’une sanction disciplinaire. Contenues dans le dossier, l’employeur peut donc se servir de ces sanctions pour prendre des décisions selon la faute commise par le salarié. Au cas où certains incidents de cet ordre surviennent, il est important d’en garder des traces écrites : Les justifications d’absences doivent également être conservées dans le dossier du personnel, quel que soit le motif. Pour cela, le service du personnel rh répertorie généralement : Les informations regroupées dans un dossier du salarié sont classées comme étant sensibles et confidentielles car elles concernent des informations d’identité personnelle. Ainsi l’accès à ce type de dossiers est réglementé, certains utilisateurs uniquement ont la possibilité de le consulter. Le dossier du personnel peut être consulté par : Après signature du contrat de travail, la relation entre l’employeur et l’entreprise est soumise à plusieurs obligations juridiques. Il y a ainsi une longue liste d’obligations légales aussi bien du côté de l’employeur que du salarié. Au moment de l’embauche, l’employeur est tenu d’informer ses salariés de toutes les conventions de l’entreprise. Il les informe également de l’établissement d’un dossier personnel nécessitant plusieurs données personnelles. Dans le cadre du traitement des données personnelles, il doit également faire en sorte de mettre ces documents à la portée de ses futurs salariés au besoin. En tant que salarié d’une société, vous pouvez consulter votre dossier, y faire des modifications ou supprimer des éléments. La demande de consultation est à envoyer au personnel chargé du traitement du dossier du salarié. L’employeur est tenu de la protection des données contenues dans le dossier de chaque salarié. L’employé lui-même doit éviter toute communication de son dossier. Ensuite, il faut mettre en place un règlement intérieur et le mettre régulièrement à jour. À partir de 20 salariés, le règlement intérieur devient obligatoire dans les entreprises. Enfin, l’employeur doit détenir les fiches médicales de chacun de ses collaborateurs. Lors de la visite périodique des travailleurs chez le médecin de travail, ce dernier est tenu d’établir une fiche médicale. Ces documents peuvent faire objet d’inspection à n’importe quel moment. La mise en place du dossier du personnel sert à identifier plus facilement un employé dans une entreprise mais il ne doit aucunement discriminer les salariés. On ne doit donc pas y trouver des informations discriminatoires ou encore des données qui appartiennent à un fichage personnel. Ces derniers sont à bannir complètement. L’archivage d’un dossier du personnel intervient de manière générale au départ du salarié de l’entreprise. A noter que l’archivage ne signifie pas une suppression des données. De nombreux documents du dossier du personnel doivent être conservés pendant une certaine période même après le départ du salarié. Parmi les documents à conserver, on retrouve : Il existe deux types d’archivage : l’archivage numérique qui se fait via des logiciels et l’archivage papier qui est très simple à faire et consiste à ranger les documents et les dossiers dans des armoires dédiées. Les dossiers du personnel doivent être tenus à jour régulièrement. Les mises à jour numériques ou papiers doivent être faites sur la base d’un justificatif. La dématérialisation des dossiers du personnel est donc possible, à condition de s’assurer que les serveurs de stockage soient bien sécurisés. Il sera donc primordial de vérifier la confidentialité des données sur les serveurs utilisés. O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ? N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63 Officéo, comment ça marche concrètement ? Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez ! Le dossier du personnel est un outil utilisé par le service des ressources humaines. Il permet de suivre chaque salarié du personnel de manière personnalisée. Il existe deux manières pour le conserver : soit en format électronique ou en format papier. Vous pouvez choisir entre différentes méthodes pour organiser un dossier du personnel. Vous avez le choix de les ranger par ordre alphabétique, par département, par entité, ou par fonction. Les documents composant le dossier du personnel sont classés en sous-dossiers qui comportent différentes mentions : Le dossier du personnel peut être consulté par :Qu’est-ce que le dossier du personnel ?
progression d’un employé durant différents processus :
Pour des raisons d’organisation et de praticité, le dossier du personnel doit idéalement être constitué dès l’entrée du salarié dans l’entreprise.Quel sont les documents composants le dossier du personnel ?
Les documents personnels du salarié
Le contrat de travail
Les sanctions disciplinaires
Les absences
Qui peut avoir accès au dossier du personnel ?
Quelles sont les obligations légales d’un dossier du personnel ?
Les obligations de l’employeur
Combien de temps garder les documents du dossier du personnel ?
Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.
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En résumé
❓ C’est quoi un dossier du personnel ?
💪 Comment constituer un dossier du personnel ?
💡Quels sont les différents documents contenus dans le dossier du personnel ?
• Les documents personnels du salarié (fiche individuelle, copie de sa pièce d’identité, justificatif de domicile, etc.) ;
• Le contrat de travail ;
• Les sanctions disciplinaires ;
• Les absences.👀 Qui a le droit de consulter le dossier du personnel ?
L’employeur ;
Le responsable ou le service des ressources humaines ;
Le salarié concerné.
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