[VIDEO] L’importance d’un dossier du personnel en entreprise

Qu’est-ce que le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel ou le dossier du salarié est un ensemble de documents très importants dans la bonne gestion des salariés de l’entreprise et ce, grâce à des logiciels de gestion du personnel. Le service des ressources humaines l’utilise pour suivre la progression d’un employé. L’employeur a ainsi à portée de main toutes les informations personnelles et professionnelles chaque salarié à l’entreprise. Pour faciliter son utilisation, il doit avoir une structure bien définie et tous les documents doivent être à jour vis-à-vis de la loi.

C’est un document personnel qui sert pour l’entreprise et spécifiquement pour le service RH à suivre le recrutement, la formation et l’intégration d’un employé dans l’entreprise. C’est un peu comme une fiche d’identité. Il n’est légalement pas obligatoire, mais nécessaire pour assurer la gestion et le suivi RH dans l’entreprise. Il permet de suivre la progression d’un employé durant différents processus :

• Le recrutement ;
• L’onboarding ;
• L’offboarding ;
• L’intégration du salarié dans l’entreprise ;
• L’évaluation personnelle et professionnelle (les compétences du salarié) ;
• La rémunération ;
• La formation, etc.

Le dossier du personnel permet au responsable RH de centraliser tous les documents personnels et légaux de l’employé dans un même endroit. Cela permet également d’accéder rapidement et facilement à toutes les informations relatives au salarié, nécessaires à la gestion du personnel comme les congés, les absences, etc.
Pour des raisons d’organisation et de praticité, le dossier du personnel doit idéalement être constitué dès l’entrée du salarié dans l’entreprise.

Qu’est-ce qui doit être inclus dans le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel est un élément crucial pour la gestion des employés. Il doit contenir des informations précises et à jour, tout en respectant la confidentialité du salarié. Voici les éléments essentiels qui doivent y figurer :

1. Les informations personnelles : nom, prénom, genre, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle, numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro de sécurité sociale, situation familiale, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence.
2. Les documents liés à l’embauche : CV, lettre de motivation, copie des diplômes et certificats de travail, contrat de travail et avenants éventuels, fiche de poste, registre du personnel, demande d’autorisation de travail (si nécessaire), résultats de la visite médicale d’embauche.
3. Les documents relatifs à la gestion administrative : bulletins de paie, déclarations sociales, attestations de salaire, documents relatifs à la mutuelle et à la prévoyance.
4. Les documents relatifs à la carrière du salarié : évaluations annuelles d’entretien professionnel, formations suivies,  sanctions disciplinaires éventuelles (avertissements, mises à pied), promotions, augmentations de salaire, changements de poste, correspondances avec le salarié (courriers, e-mails).
5. Les documents liés à la fin du contrat : lettre de démission ou de licenciement, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte.

Quelles sont les bonnes pratiques pour la gestion des dossiers du personnel ?

La gestion des dossiers du personnel est une tâche essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Voici 5 pratiques pour optimiser ce processus :

1. Numérisation et centralisation des données : utilisez un logiciel SIRH ou une plateforme dédiée pour centraliser les informations. Cela facilite l’accès, la mise à jour et le partage dans un environnement sécurisé et conforme au RGPD.
2. Organisation et classement : mettez en place une structure de dossiers claire, avec un système d’indexation pertinent (nom, matricule, service…). Prévoyez une politique d’archivage conforme aux durées légales.
3. Processus et procédures : formalisez les étapes de création, mise à jour et accès aux dossiers. Définissez les responsabilités de chacun et exploitez les outils numériques pour automatiser les tâches répétitives.
4. Communication et transparence : proposez aux salariés un accès simplifié à leurs informations, via un espace en ligne par exemple, et veillez à bien les informer sur la gestion de leurs données.
5. Conformité et sécurité des données : effectuez une veille juridique, réalisez des audits internes, mettez en œuvre des protections (accès restreint, sauvegardes, chiffrement) et formez les équipes aux règles de protection des données.

Comment bien classer le dossier du personnel ?

Nous l’avons vu dans les bonnes pratiques, le classement des dossiers du personnel en entreprise est primordial pour avoir facilement accès aux documents des salariés. Bien classer les dossiers du personnel est d’autant plus important dans les grandes entreprises avec un grand nombre d’employés.

Ainsi, afin de bien classer le dossier du personnel vous avez le choix entre 4 types de classements :

• Le classement par ordre alphabétique ;
• Le classement par entité ;
• Le classement par fonction ;
• Le classement par département.

Auparavant, la seule méthode de classement de dossiers du personnel est au format papier. Cette technique n’est pas optimale car elle nécessite beaucoup d’espace de rangement et des armoires pour le stockage des documents. Aujourd’hui, la technique la plus pratique et la plus avantageuse en termes de gain de temps et de gain de place est « la dématérialisation ».

Respect du RGPD dans la gestion des dossiers

La gestion des dossiers du personnel implique le traitement de données personnelles sensibles. Le RGPD impose plusieurs obligations :

1. Collecter uniquement les données nécessaires (ex. : état civil, coordonnées, éléments liés au contrat ou à la paie).
2. Informer clairement les salariés sur l’usage de leurs données (finalités, destinataires, durée de conservation…).
3. Respecter leurs droits : accès, rectification, effacement, opposition, portabilité.
4. Mettre en place des mesures de sécurité (accès restreint, sauvegardes, protection contre les violations de données).
5. Tenir un registre de traitement et, dans certains cas, désigner un DPO (Délégué à la protection des données).

Un suivi bien organisé, conforme au RGPD, c’est la garantie d’une gestion RH fiable, sécurisée et respectueuse des droits des salariés.

 Quels sont les avantages de la dématérialisation du dossier du personnel ?

La dématérialisation du dossier du personnel est un processus de transformation numérique qui présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• Gain de temps et d’efficacité : la dématérialisation facilite l’accès aux informations, accélère les processus de gestion et réduit les tâches administratives chronophages. Les services RH peuvent donc consacrer plus de temps à des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Réduction des coûts : la diminution de l’utilisation de papier, des frais d’impression et d’archivage entraîne des économies significatives. Et l’optimisation des flux de travail permet de réduire les coûts opérationnels.
• Accessibilité et mobilité : les dossiers numériques sont accessibles à distance, à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté, ce qui facilite le télétravail et la mobilité des employés. Les responsables RH peuvent donc consulter les informations en temps réel, où qu’ils se trouvent.
• Sécurité et confidentialité : les solutions de dématérialisation offrent des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le chiffrement des données, les contrôles d’accès et les journaux d’audit, qui permettent de protéger les informations sensibles. La dématérialisation réduit le risque de perte ou de détérioration des documents papier.
• Simplification du partage et de la mise à jour : les informations peuvent être partagées et mises à jour instantanément, ce qui garantit l’exactitude et la cohérence des données.

Quels sont les défis de la dématérialisation du dossier du personnel ?

La dématérialisation du dossier du personnel soulève également des questions importantes en matière de sécurité et de conformité.

• Sécurité des données : la protection des informations personnelles contre les cyberattaques et les violations de données est une priorité absolue. Il est donc essentiel de mettre en place des mesures de sécurité robustes et de se conformer aux réglementations en vigueur (RGPD).
• Conformité réglementaire : la dématérialisation doit respecter les exigences légales en matière de conservation et d’archivage des documents. Il est important de s’assurer que les documents numériques ont la même valeur juridique que les documents papier.
• Intégration et compatibilité : l’intégration des solutions de dématérialisation avec les systèmes d’information existants peut s’avérer complexe. Il est essentiel de choisir des solutions compatibles et interopérables.
• Gestion du changement : la transition vers le numérique peut nécessiter une adaptation des processus et des pratiques de travail. Il est important d’accompagner les employés dans cette transition et de leur fournir la formation nécessaire.

La dématérialisation du dossier du personnel est une évolution inévitable et bénéfique pour les entreprises. Il est essentiel de mettre en place une stratégie de dématérialisation réfléchie et de prendre en compte les enjeux de sécurité et de conformité. Le choix des solutions de dématérialisation doit être guidé par les besoins spécifiques de l’entreprise et les exigences réglementaires.

Pourquoi passer au dossier du personnel numérique ?

La gestion papier est désormais obsolète et risquée. Le passage au dossier RH dématérialisé (SaaS ou coffre-fort numérique eIDAS) offre trois avantages stratégiques :

1. Accessibilité : centralisez les données pour le télétravail et les sites multi-bureaux.
2. Sécurité : chiffrement des données et gestion des droits d’accès.
3. Productivité : automatisation des alertes (fin de période d’essai, renouvellement de titre de séjour).

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Comment Officéo optimise votre gestion RH ?

La tenue des dossiers du personnel est une tâche chronophage qui détourne vos équipes RH de leur mission stratégique. Officéo vous offre un service d’assistants RH experts pour vous accompagner en :

• Audit de conformité : vérification systématique de l’exhaustivité de vos dossiers actuels.
• Mise à jour administrative : collecte des pièces manquantes auprès des salariés.
• Archivage et numérisation : transition fluide vers le « zéro papier ».
• Support à la paie : préparation des variables et intégration dans vos logiciels RH.

Besoin de sécuriser vos processus RH ? Notre solution est flexible, sans embauche, et adaptée à la taille de votre entreprise (PME, ETI ou Grands Comptes).

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Les avantages de la solution Officéo

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Comment ça marche concrètement ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

TÉMOIGNAGE COMPLET

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