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Mis à jour le : 24 mai 2024
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Publié par Fabien Laffargue

[Gestion administrative du personnel] Définition, outils & missions

La gestion administrative du personnel est un pilier incontournable au sein de toute entreprise. Il s’agit d’un ensemble de tâches et de responsabilités liées à la gestion des dossiers et des informations concernant les employés d’une organisation. Cette dernière couvre de nombreux aspects essentiels de la relation employeur-employé. Restez avec nous pour en savoir plus ! 

Quelles sont les composantes de la gestion administrative du personnel ? [VIDEO]

 

gestion administrative du personnel

La gestion administrative du personnel requiert une rigueur constante et consomme énormément de temps.

De la rédaction des contrats aux déclarations URSSAF, en passant par les fiches de paie et les congés, une multitude de tâches administratives doit être menée avec précision pour être en conformité avec la loi.

Officéo vous permet de gérer toute l’administration du personnel, de l’intégration d’un salarié à son départ de l’entreprise. Le tout, en toute sérénité en externalisant vos processus de gestion, selon vos besoins et vos budgets par le biais d’un assistant RH.

 

C’est quoi la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel est un ensemble de processus liés à la gestion des employés au sein d’une entreprise. Cette dernière concerne les services des ressources humaines.

La gestion administrative du personnel couvre plusieurs aspects :

  • Les tâches administratives et légales à effectuer en respectant les échéances ;
  • La création de valeur à travers chaque collaborateur ;
  • La gestion des temps : absences, congés, arrêts maladie, etc. ;
  • La gestion des études sociales et fiscales et juridiques ;
  • La mise en place et le suivi des contrats et avenants aux contrats pour les employés ;
  • Le suivi des formations continues et autres procédures administratives ;
  • La gestion des dossiers individuels : C.V., diplômes, ROB, etc. ;
  • La gestion et le calcul des salaires.

Quelles sont les missions de la gestion du personnel ?

Le responsable de l’administration du personnel doit avoir le sens de l’adaptabilité. En réalité, sa mission est multiple. Parmi plusieurs autres tâches, il est appelé à :

  • Gérer les contrats de travail ;
  • Constituer les dossiers du personnel ;
  • Gérer les dossiers du personnel  ;
  • Rendre les dossiers du personnel conformes au RGPD ;
  • Gérer les plannings, les congés payés, les maladies et accidents professionnels ainsi que les autres arrêts de travail ;
  • Gérer les calculs liés au paiement des cotisations sociales ;
  • Gérer les analyses juridiques (respect de la législation au travail via le Code du travail) et fiscales (le coût de l’absentéisme, de la maladie, du travail, etc.)

Quelle est l’importance de la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel est d’une importance cruciale pour la vie de l’entreprise que ce soit du côté de l’employeur ou du côté du salarié. Elle permetimportance de la gestion administrative du personnel de tracer le chemin à suivre afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise tout en respectant la législation et les textes de loi.

Une bonne gestion administrative du personnel offre un environnement favorable à la productivité des employés. Elle fait en sorte que le contrat signé entre les deux parties soit respecté.

La gestion administrative du personnel est une fonction indispensable pour l’entreprise et qui traite diverses problématiques, chacune aussi importante que l’autre :

  • Veiller au respect du code du travail et des lois en vigueur ;
  • Gérer les salaires et les cotisations ;
  • Assurer le suivi administratif courant du personnel ;
  • Gérer les absences, les congés payés, les RTT, etc. ;
  • Gérer les contrats de travail ;
  • Analyser et étudier les coûts de : l’absentéisme, la maladie…

Quelle est la différence entre la gestion du personnel et la gestion des Ressources Humaines ?

La gestion administrative du personnel est souvent confondue avec la gestion des ressources humaines. Il s’agit pourtant de deux concepts différents.

La gestion des Ressources Humaines est un métier qui consiste à mettre en œuvre des méthodes pour favoriser l’écoute, la communication et le bien-être du personnel. C’est un processus qui met le bien-être des employés et des salariés au centre de ses préoccupations.

La gestion administrative du personnel concerne, quant à elle, toutes les tâches administratives nécessaires à la gestion des Ressources Humaines. La gestion administrative du personnel n’est donc qu’un moyen utilisé par la gestion des Ressources Humaines qui, elles, sont la finalité.

    La gestion du personnel : une maîtrise simplifiée par le SIRH

    Le SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est une référence, car il propose une approche à la fois humaine et logistique. C’est un ensemble de logiciels modulables et flexibles qui facilitent l’automatisation des axes et missions qui reviennent au responsable RH

    Dans la liste des SIRH les plus qualifiés, il y a principalement QuickMS, SIRH Eurécia, Services RH Online et Nicoka HR. Leur utilisation permet une gestion optimale du personnel avec un énorme gain de temps. Il faut toutefois retenir qu’il est nécessaire d’adapter le SIRH aux réalités de l’entreprise, afin de profiter d’une utilisation qui n’affecte pas négativement la croissance de celle-ci.

    Le bon SIRH doit pouvoir offrir un gain de temps précieux à son utilisateur. Pour cela, il doit proposer une visibilité et une totale accessibilité à tous les salariés de l’entreprise.

    Par ricochet, le responsable des ressources humaines se voit décharger d’une ribambelle de missions de type basique. Le gain de temps devient effectif !

    Maîtriser la gestion administrative du personnel avec un SIRH centré sur la vision stratégique

    Le manque de vision stratégique est souvent reproché aux responsables RH. Toutefois, ce défaut résulte des logiciels de gestion administrative du personnel qui ne sont généralement pas en mesure de suggérer des actions pour conduire des objectifs.

    Le SIRH vient apporter une solution à cette problématique avec des dashboards personnalisables qui permettent au moins de :

    • Planifier des actions stratégiques ;
    • Canaliser l’ensemble des données des processus de ressources humaines ;
    • Exploiter les données dans le but de renforcer le tour de force de l’entreprise et par ricochet sa valeur ainsi que celle de ses salariés.

    Avec un SIRH, il est possible de profiter d’un graphique en guise d’indicateur RH qui présente une vue d’ensemble de plusieurs faits. Parmi ces derniers, il y a par exemple l’indice d’absentéisme et le bilan social.

    Comment se fait la gestion du personnel en entreprise ?

    Pour assurer la gestion administrative du personnel, suivez ces quelques conseils afin de mettre en place une stratégie efficace :

    1. Automatisez les processus : utilisez des logiciels de gestion des ressources humaines pour automatiser les tâches administratives. Cela permet de réduire les erreurs et de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
    2. Centralisez les données : une gestion efficace des données permet d’accéder rapidement aux informations pertinentes et de fluidifier le processus de gestion administrative ;
    3. Utilisez des outils de communication internes : mettez en place des outils de communication internes tels que les intranets ou des plateformes de messagerie instantanée. Cela facilite la communication entre les différents départements et permet de transmettre rapidement les informations importantes aux employés ;
    4. Formez le personnel et les responsables : cela permet aux employés de maîtriser les processus et aux responsables de mieux gérer les aspects administratifs du personnel ;
    5. Simplifiez les procédures : identifiez les processus administratifs qui sont complexes ou chronophages et cherchez des moyens pour les simplifier ;
    6. Encouragez l’utilisation de libre-service : mettez en place des systèmes de libre-service pour les employés, tels que des portails en ligne pour accéder à leurs propres informations, soumettre des demandes de congés etc. Cela réduit la charge de travail administrative et donne plus d’autonomie aux employés ;
    7. Effectuez des évaluations régulières : recueillez les commentaires des employés et des responsables pour mieux comprendre les problèmes rencontrés et apporter des solutions.

    En adoptant ces conseils, vous pourrez améliorer la gestion administrative du personnel, réduire les inefficacités et optimiser les processus. Cela contribuera à une meilleure organisation, à une productivité accrue et à la satisfaction des employés au sein de l’entreprise.


    Les solutions Officéo pour l’administration du personnel conçues pour vous

    Officéo met en place pour vous un professionnel de la gestion administrative du personnel, afin de vous soulager dans vos tâches administratives chronophages et redondantes.

    Nos assistantes et assistants sont spécialisés dans leur domaine, qu’il s’agisse de la gestion du personnel, du secrétariat juridique ou même médical et sont choisi par nos soins pour vous offrir le meilleur service. Opter pour officéo vous garantit :

      • Une meilleure productivité au sein de votre service d’administration du personnel : la sous-traitance et l’optimisation des processus de gestion administrative sont mis en place selon vos propres modalités.
      • Une fiabilisation des procédures et une optimisation de la gestion du personnel : un account manager vous est dédié chez Officéo et des comptes-rendus sont rédigés à chaque mission pour contrôler le suivre le déroulement des opérations.
      • Une simplification de la gestion de vos dossiers administratifs du personnel : l’ensemble des données concernant chaque collaborateur est rassemblé, classé, archivé suivant vos règles internes.

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    Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

    O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
    J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

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    Les avantages Officéo

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    Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.


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    Questions fréquentes

    • ❓ C’est quoi la gestion administrative du personnel ?

      Il s’agit d’une responsabilité à long terme indispensable à la vie de l’entreprise. Elle touche à divers aspects du suivi administratif du personnel : contrats de travail, déclarations URSSAF, fiches de paie, suivi des formations, gestion des salaires, congés, absences, etc.

    • 💪 Quel est le rôle de la gestion administrative du personnel ?

       En fournissant un soutien administratif efficace, la gestion administrative du personnel contribue à maintenir un environnement de travail organisé et conforme, tout en assurant une communication fluide entre les employés et la direction.

    • 💡 Quelles sont tâches liées à la gestion administrative du personnel ?

      Le gestionnaire de paie et administration du personnel s’occupe de différentes missions :
      • Gestion des absences, congés payés, maladies, etc. ;
      • Gestion des contrats de travail ;
      • Gestion des formations et formalités administratives ;
      • Gestion des dossiers du personnel et des dossiers contractuels ;
      • Gestion des aspects sociaux et fiscaux.

    • 🔎 Comment assurer la gestion administrative du personnel ?

      La gestion administrative du personnel est réalisée par les services ressources humaines (responsable RH) avec l’aide parfois du service comptable pour gérer la paie.
      Elle concerne plusieurs aspects notamment : des tâches administratives, légales et obligatoires, la dimension stratégique de la gestion administrative du personnel, la relation sociale avec les collaborateurs et leur évolution.

      Pour en savoir plus :

      Gestion rh : Guide complet Gestion administrative du personnel
      Gestion de la paie

       

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