Pourquoi Word et Excel sont-ils privilégiés en entreprise ?

-Et pourquoi certains disent que cela pourrait changer-

Dans le débat Microsoft contre Google Documents, Excel contre Google Sheets, quels sont les intérêts de chacun en entreprise ? À l’heure du partage de donnée et du travail collaboratif, une menace planne-t-elle réellement sur le suite Microsoft ?  Existe-t-il d’autres alternatives à ces solutions ? Travailler avec plusieurs outils est-il possible pour utiliser des fonctionnalités qui répondent à son besoin ? Réponses.

J’ai besoin un pro des outils bureautiques !

Word : indétrônable face à la suite Google

De plus en plus d’entreprises comme Airbus, Whirlpool ou encore Air Liquide abandonnent la bonne vieille suite de Microsoft pour la suite Google. Accessible depuis n’importe quel poste doté d’un navigateur, les applications Google ont aussi largement conquis le marché BtoB. La messagerie Gmail y est pour beaucoup. Pourtant, malgré la fin soi-disant annoncée de Word et la suite Microsoft, cette dernière suite a encore de beaux jours devant elle en entreprise.

L’expérience utilisateur et les coûts en entreprise

Au sein de votre département des ressources humaines, ou même au sein de votre bureau avec votre collègue de droite (vous pouvez tester, si vous-vous entendez bien avec…), vous savez sans doute qu’il est difficile de faire accepter un nouvel outil ou une nouvelle pratique au travail.

Imaginez, en entreprise, lorsque la DSI choisi les outils bureautiques avec lesquels les employés vont travailler presque toute la journée. Même si la suite Google apparaît comme moins chère, pensez (comme la DSI), aux coût de formation, et à la perte de temps liée à cette acclimatation aux nouveaux outils. De quoi faire exploser la facture finale, et oublier les premières économies faites.

Toujours au sein de cette même DSI (ou avec un chef de service), le responsable se dit que Microsoft propose une nouvelle suite sur le Cloud. Il faut simplement informer les salariés du changement et acheter une nouvelle licence. Les interfaces et les utilisations sont les mêmes, que demander de mieux ? Et voilà pourquoi Microsoft reste encore dominant parmi les nombreuses solutions de suites bureautiques proposées. Aucune conduite du changement à la clé !

Une offre comparable

 

	Office 365	Google Suite
Email	Exchange Online	Gmail
Documents	Words	Docs
Spreadsheets	Excel	Sheets
Présentations	Powerpoint	Slides
Calendrier	Outlook (Exchange Online)	Calendar
Contacts	Outlook (Exchange Online)	Contacts
Notes	OneNotes	Keep
Messagerie instantannée	Skype for Business	Hangout
Collaboration entre sites & librairie de documents	SharePoint Online	Sites
Espace de stockage en ligne	OneDrive	Drive

 

Word : quelques alternatives en entreprise

Concernant le traitement de texte, le logiciel Word, reste certainement le plus utilisé. Dans les établissements scolaires, en entreprise comme chez les particuliers, chacun l’a déjà manipulé au moins une fois, sinon régulièrement. Si pour autant vous avez un besoin ponctuel, sans devoir acheter la suite complète, voici quelques alternatives gratuites :

• Writer, dans la suite LibreOffice : disponible pour Windows, Mac, Linux. L’interface propose une compatibilité avec les formats standards .doc, .docx, .rtf, .xhtml, et OpenDocument.
• Zoho : concurrent de Google Docs, les services sont sans publicité, et proposent un support technologique par téléphone. Les outils de la suite bureautique courante sont disponibles, à savoir le traitement de texte, le tableur, la présentation. Il est aussi possible de créer une messagerie instantanée et de disposer d’un disque dur virtuel gratuit.
• Apache, dans la suite OpenOffice : cet outil permet le traitement de texte, la réalisation de présentation, le tableur et la base de données, en plus d’annotations de texte. Le logiciel est compatible avec les fichiers Word, qui peuvent être ouverts et édités grâce à OpenOffice.
• iWord : dans un environnement Mac, c’est un outil de référence. L’outil propose des modèles de documents et répond aux mêmes besoins que les utilisateurs de Microsoft Word.

Excel : la maîtrise, simple et indispensable

En entreprise, Excel est un choix logique pour le traitement des données. Toutes les entreprises ont des données à traiter, chaque jour. Excel est en soit l’outil le plus accessible, tant au niveau de la prise en main, l’utilisation courante, et l’achat. Parmi d’autres alternatives (décrites plus loin), beaucoup ne font encore que « copier » les fonctions essentielles d’Excel. Citons quelques exemples de fonctionnalités Excel qui peuvent d’ores et déjà prouver de leur intérêt à être appliquées en entreprise.

• Visual Basic : intégré directement dans le logiciel Excel, Visual Basic permet de programme des fonctions comme « custom ». Il permet aussi d’automatiser le traitement de certaines tâches et faire beaucoup de choses qu’un programme payant peut effectuer.
• Graphique : les graphiques Excel sont connus pour être simples et flexibles. En quelques clics, et quelques minutes, un tableau de données aride se transforme en représentation visuelle des plus efficaces.
• Tableau croisé dynamique : avec un tableau croisé dynamique, des bases de données complexes sont segmentées pour une analyse poussée.
• Autres outils : parlons encore des outils de validation de données, de mise en forme conditionnelle, d’analyse de scénarios, de conversion de données … ?

Ainsi, pour les entreprises comme les particuliers, beaucoup ont à gagner par la maîtriser de l’outil Excel. Voyons rapidement cela plus en détail si vous n’êtes toujours pas convaincu.

Quels avantages en entreprise ?

• Une page pour toutes les données à la fois : d’autres types de tableurs demandent le changement régulier de page. Avec un tableur Excel, pas besoin. Toutes les fonctionnalités du logiciel sont disponibles sur une page à la fois.
• Une dépense unique : lorsque la licence Microsoft a été achetée, vous n’avez plus à renouveler le paiement. En comparant avec d’autres solutions payantes, quels noms vous proposent un règlement unique plutôt que mensuel ou annuel … ? Avec Excel, une licence suffit pour travailler en toute tranquillité.
• Une facilité de manipulation : Microsoft a pensé cette solution pour une prise en main rapide. Nombreux sont les ERP qui demandent une formation poussée, ou sont réservé à un corps de métier, tant les formules et connaissances nécessaires sont poussées.

Quels avantages pour les particuliers ?

Excel se veut simple d’utilisation. Pour un particulier, il est aisé de modeler les différents tableaux et colonnes selon des besoins particuliers. Aucune licence n’est à renouveler. Microsoft Excel permet de gérer des données relatives à un petit commerce, un foyer ou toute activité nécessitant un peu d’organisation.

Par ailleurs, pour beaucoup, la maîtrise d’Excel est un atout considérable à ajouter sur son CV. Les entreprises sont souvent en recherche de professionnels qualifiés, mais ne sont pas toujours disposées à payer une formation appropriée pour apprendre ce qui est considéré comme un outil basique.

Excel : quelques alternatives en entreprise

Avec une utilisation de documents de plus en plus collectifs et un partage de données régulièrement fait sur le Cloud, les utilisations personnelles autrefois brillantes d’Excel arrivent au bout de leurs ressources. En effet, Excel reste une excellent référence pour une utilisation personnelle et isolée. Pourtant, de plus en plus de logiciels de gestion (type ERP) permettent un travail collaboratif plus souple et opérationnel. Citons parmi les alternatives gratuites :

• Google Sheets : solution SaaS développée par Google pour sa suite bureautique ;
• Calc : solution développée par Microsoft Office ;
• Zoho Sheets : outil disponible sur le Cloud pour accéder aux données à tout endroit et tout moment ;
• Numbers : solution développée par Apple ;
• GNumeric : alternative à Excel disponible uniquement sous Linux, et en anglais.

Du côté des solutions payantes, voici les alternatives les plus courantes :

• Jira : particulièrement apprécié pour le développement de méthodes agiles (création de kanban, scrum board, et workflow personnalisables) ;
• Smarsheet : permet de suivre l’activité des logs, rappels et tâches collectives ;
• Airtable : solution Saas basée dans un cloud, avec une gestion des tâches ludique.

D’une manière générale, l’utilisation d’Excel avec un autre outil complémentaire peut se révéler très efficace. Tout dépend de l’utilisation souhaitée, du type de projet et des données manipulées. Prenons un exemple en comparant certaines fonctions élémentaires de Microsoft Access face à ce bon vieux Excel pour illustrer ce propos.

Excel ou Access ?

Dans un projet où des données d’entreprises sont utilisées, vous vous posez l’ultime question : Excel ou Access ? Ou pas. Comme beaucoup, vous devez déjà travailler principalement avec le logiciel Excel. Access doit être sans doute comme le cousin que vous croisez une fois par an à Noël, dont vous vous auto-congratulez secrètement de vous rappeler du prénom.

Votre choix ira donc directement vers Excel. Pourtant, Access -moins connu, certes- a beaucoup d’atouts pour lui.

Un environnement bureautique multiple

Vous avez déjà eu ce message très frustrant que vous a renvoyé Excel « Fichier xxx.xlsx verrouillé pour modification par VotreCollègue. Ouvrez le document en lecture seule… » ? Probablement. Si vous travaillez avec un collègue sur un document Excel privé en tout cas.

Avec la solution Access, vous pouvez séparer la partie servant à travailler avec les données du stockage des données elles-mêmes. Le premier est la partie frontale, le second la partie dorsale. Ainsi, tout le monde voit sa partie frontale et accès aux données de la partie dorsale. Bon point pour Access si vous travaillez dans un environnement multi-usagers.

Le traitement des données

Access propose des fonctionnalités très proche d’Excel pour la manipulation des données. De ce côté-là, Excel propose une manipulation plus intuitive. Avec Access, si vous êtes du genre à tout planifier d’avance pour atteindre l’objectif final, vous serez servi. Lors d’un premier développement, Excel gagne haut la main.

Organisation et connaissance des données

Dans l’organisation des données, Excel est très puissant pour concentrer les actions. Il n’est possible d’utiliser en général qu’une table après l’autre. Access permet de mettre de nombreuses tables en relation en même temps. Le stockage des données est plus efficace, et les redondances moins fréquentes. Toutefois, ceci nécessite une bonne organisation.

Présentation des données professionnelles

En quelques clics (3 ou 4, on a compté !), vous pouvez créer un graphique clair et esthétique sous Excel. Impossible sous Access avec autant de clics. On vous avait dit que c’était le cousin vite oublié …

Les tableaux croisés dynamiques permettent une présentation intuitive et claire sous forme de tableau. Access ne permet pas ce genre de présentation. Toutefois, l’outil est très efficace pour classer, regrouper, présenter des données similaires sur une base hiérarchique.

Quelle que soit le choix, Excel reste favori en entreprise. De part la facilité de prise en main, et la compatibilité avec d’autres outils reconnue. Choisir un autre outil peut faire gagner du temps pour certaines tâches, mais dans un travail commun, former ses collaborateurs ou des équipes sur un nouvel outil peut se révéler être un chantier bien plus chronophage. Comme avec beaucoup d’autres solutions, chacune possède une force à son niveau. Il faut choisir en fonction du résultat souhaité. Peu importe le chemin emprunté, rappelez-vous que ces deux outils sont faits pour travailler main dans la main !

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Besoin d’aide pour gérer votre administratif ou vos outils de bureautique courants ? Vos équipes sont opérationnelles, mais vous avez besoin d’un coup de pouce de temps en temps en cas de congé, d’absence, ou pic d’activité ?

Oui ! C’est parti.

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Pour aller plus loin

• Comment utiliser un classeur Excel en entreprise ?
• Comment utiliser Google Sheets au bureau ?
• Les fonctionnalités indispensables de Google Sheets ;
• Créer un Google Sheets
• Figer une ligne sur Google Sheet ;
• Figer une colonne sur Google Sheet ;
• Faire un graphique sous Google Sheets comme un pro ;
• Faire les calculs élémentaires sur google sheet ;
• Comment calculer les jours fériés sur Google Sheets ;
• Créer une liste déroulante dans google sheets.