Tâches administratives ▷ Guide complet : définition et métier

Les tâches administratives en entreprise ont une grande importance et jouent un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’organisation. La gestion des documents, la communication interne et le soutien opérationnel contribuent à la productivité et à la réussite globale de l’entreprise. Découvrez comment optimiser vos pratiques administratives pour favoriser la croissance et maximiser le potentiel de votre entreprise.

Qu’est-ce que les tâches administratives dans une entreprise ?

Les tâches administratives comprennent des activités telles que la gestion de la correspondance, la gestion de dossiers et documents, la coordination des calendriers, la communication interne, la gestion des fournitures et des ressources matérielles, ainsi que le suivi des dépenses et des budgets. Les tâches administratives jouent un rôle crucial dans la structuration, l’organisation d’une entreprise, contribuant ainsi à sa productivité et à sa réussite globale.

L’importance des tâches administratives 

Les tâches administratives sont vitales pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Sans une gestion administrative efficace, une entreprise pourrait faire face à de la désorganisation, la perte de documents importants, des retards dans les projets, et une communication interne médiocre. Cela pourrait avoir des conséquences néfastes sur la productivité, l’efficacité donc sur la rentabilité de l’entreprise. Les tâches administratives permettent aux différentes parties d’une entreprise de fonctionner ensemble et efficacement.

Les principales tâches administratives

Les tâches administratives regroupent un ensemble d’activités cruciales pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Voici quelques-unes des principales tâches administratives que l’on retrouve : 

La gestion des documents et des archives

Elle consiste à structurer et à gérer efficacement l’ensemble des documents et informations d’une organisation. Elle s’appuie essentiellement sur les bases de données de celle-ci et rend les documents disponibles et facilement accessibles. 

L’organisation de réunions et d’événements 

Elle consiste à planifier des réunions, réserver des salles et envoyer des invitations. Elle inclut la préparation des agendas, des présentations et des documents nécessaires, la prise de notes et rédaction des comptes rendus de réunion.

La gestion du courrier et des mails

La gestion administrative du courrier représente l’ensemble des tâches et des processus qui consistent à recevoir, traiter, trier, rédiger les courriers et mails dans une entreprise. Ce qui comprend la réception, le tri et la distribution du courrier et des e-mails, la rédaction professionnelle de courriers et de messages mais aussi la coordination des appels téléphoniques et des rendez-vous.

Coordination des projets 

La coordination de projets implique la répartition des tâches, le suivi des délais, la communication avec les parties prenantes et la collecte des informations nécessaires à la réalisation des projets. 

Soutien dans la gestion des ressources humaines 

Le soutien dans la gestion RH comprend des tâches telles que la coordination des entretiens d’embauche, la gestion des contrats, la préparation de documents liés aux employés, etc. 

Gestion des bases de données  

Il s’agit de maintenir et de mettre à jour des bases de données importantes pour l’entreprise. Cela peut comprendre des informations sur les clients, les fournisseurs, les contacts professionnels, etc.

Saisie des rapports 

Cela implique la saisie et la mise en forme de rapports, de comptes rendus ou d’autres documents administratifs font également partie des tâches courantes d’un secrétaire. Une excellente maîtrise de la saisie rapide et de l’utilisation de logiciels de traitement de texte est souvent nécessaire.

Suivi des dossiers du personnel 

Le suivi du dossier du personnel consiste à collecter et à mettre à jour les informations et documents liés à chaque employé au sein de l’entreprise. Cela inclut les contrats de travail, les évaluations, les congés, et d’autres informations pertinentes. 

Suivi des fournitures et des équipements

Ce suivi comprend la gestion des stocks de fournitures de bureau et des équipements nécessaires. Il inclut aussi l’évaluation des besoins en approvisionnement, la passation de commandes et le remplacement des équipements défectueux.

Le suivi des dépenses et du budget

Il comprend la saisie des dépenses, la vérification des factures et la préparation des paiements. Également le suivi des budgets alloués aux différents départements, le tout dans une collaboration avec le service comptable pour assurer une gestion financière précise.

Les tâches administratives regroupent toutes les missions du secrétariat, de la gestion RH, de la gestion de projet ou encore de la gestion d’achats. Ces tâches sont réalisées par un assistant administratif. 

J’ai besoin d’une assistante pour mon entreprise 

Qu’est-ce qu’un assistant administratif ?

L’assistant administratif occupe une poste essentiel au sein de l’entreprise et contribue au bon déroulement et au bon fonctionnement du service d’assistance administrative aux entreprises. Son rôle principal consiste à prendre en charge diverses tâches administratives afin de soulager les responsables et les dirigeants des tâches quotidiennes et répétitives liées à l’administration.

Le rôle d’un assistant administratif

L’ assistant administratif doit superviser et organiser les services d’assistance administrative d’une entreprise. Il prend la charge du secrétariat et de toute la gestion administrative de l’entreprise. Dans certaines structures, il peut être amené à assurer la gestion administrative du personnel.

Il peut exercer dans différentes entreprises quel que soit leur domaine d’activité et quelle que soit leur taille : TMPE, Startup, grand groupe, etc. Son rôle varie selon la taille de la structure dans laquelle il exerce, dans une PME il est rattaché directement à la direction et s’occupe de toute la partie administrative. Au sein d’un grand groupe, il assume les missions d’un service administratif particulier comme le secrétariat ou la comptabilité.

Les tâches exécutées par l’assistant administratif

En accord avec les principales tâches administratives vu plus haut dans l’article, l’assistant administratif effectue ces diverses tâches : 

• L’accueil physique et gestion des appels téléphoniques des clients ;
• Réception, tri et traitement du courrier ;
• Gestion des plannings et agenda ;
• Rédaction et mise en forme de différents documents administratifs ;
• Organisation et planification des réunions et événements ;
• Suivi des dossiers du personnel ;
•  Rédaction des comptes-rendus de réunions.

Les compétences d’un assistant administratif

L’assistant administratif doit avant tout avoir des qualités et des compétences essentielles pour bien faire ce travail :

• Avoir un goût et un intérêt pour l’administratif ;
• Avoir une maîtrise des techniques d’écriture et de prise de notes ;
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (suite Office) ;
• Avoir un bon esprit de synthèse ;
• Avoir un sens de l’organisation et de rigueur ;
• Avoir un sens du relationnel ;
• Savoir rester discret ;
• Respecter les règles déontologiques et de secret professionnel.

Quelles formations pour devenir assistant administratif ?

Pour devenir assistante administrative, il est recommandé de suivre une formation d’au moins deux ans après le Bac. Vous pouvez par exemple opter pour un BTS de secrétariat ou de gestion et comptabilité. Il existe plusieurs diplômes et parcours pour accéder à ce métier :

Niveau d’études recommandé 

• Bac + 2 ;
• Bac Pro ;
• CAP, BEP ou équivalent.

Exemples de diplômes 

• Brevet professionnel Bureautique ;
• Titre de professionnel Agent Administratif ;
•  Bac professionnel Gestion – Administration ; 
• BTS secrétariat, gestion ou commerce ; 
• BTSA Technico-commercial ; 
• BTS PME-PMI ; 
• DUT GEA ; 
• Bac Pro STG.

Ces formations et parcours permettent d’acquérir les compétences nécessaires pour exercer le métier d’assistante administrative dans différents domaines.

Pourquoi avoir recours à un assistant administratif ? 

L’assistance administrative joue un rôle crucial dans la gestion efficace d’une entreprise, offrant de nombreux avantages. Voici pourquoi il est bénéfique d’avoir recours à un assistant administratif :

• Gain de productivité : L’assistant administratif libère les responsables des tâches administratives, leur permettant de se concentrer sur des aspects stratégiques et d’augmenter leur productivité.
• Gestion du temps : En prenant en charge les tâches telles que la gestion des appels et la planification des rendez-vous, l’assistant administratif permet une meilleure utilisation du temps.
• Expertise professionnelle : L’assistant administratif possède des compétences spécialisées pour une exécution précise et efficace des tâches administratives.
• Organisation des dossiers : L’assistant administratif gère les documents et les archives, assurant un accès facile aux informations essentielles.
• Amélioration de la communication interne : En tant que point de contact centralisé, l’assistant administratif facilite la communication entre les départements.
• Réduction des coûts : Engager un assistant administratif évite les coûts liés à la gestion interne des tâches administratives.
• Confidentialité : L’assistant administratif assure la confidentialité des informations sensibles et des documents confidentiels.

L’assistant administratif optimise les opérations quotidiennes, améliore l’efficacité et la coordination, tout en permettant aux responsables de se concentrer sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Pourquoi externaliser les tâches administratives en entreprise ? 

L’externalisation administrative permet aux entreprises de gagner beaucoup de temps et d’être plus productives. En déléguant une partie ou toutes les tâches administratives courantes, elles peuvent se concentrer sur leur activité principale. De plus, elles bénéficieront des compétences spécialisées nécessaires pour accomplir certaines tâches. Cela leur permettra d’améliorer leur efficacité et leurs résultats. 

L’externalisation de la gestion administrative présente de nombreux avantages : 

• Gain de temps pour se concentrer sur le cœur de métier
• Réduction des coûts opérationnels
• Accès à une expertise spécialisée
• Amélioration de la productivité
• Flexibilité dans la gestion des ressources
• Optimisation des processus administratifs
• Réduction des risques et des erreurs
• Mise en place de solutions technologiques avancées
• Amélioration de la qualité des services administratifs
• Réactivité et adaptabilité face aux fluctuations de la charge de travail.

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O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ? L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

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Officéo remplace les offres d’emploi d’assistant⸱e administratif⸱ive

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