La rédaction de documents administratifs est une tâche très chronophage lorsque que vous voulez concentrer tous vos moyens dans la croissance de votre entreprise, que ce soit pour vous ou votre secrétariat. Pourtant, rédiger de bon contrats ou documents comptables pour rester en adéquation avec la loi, ou bien encore, rédiger des comptes-rendus de réunions synthétiques pour envisager des décisions éclairées sont des conditions sine qua non du bon déroulement de votre activité, et donc de votre croissance. Aujourd’hui, de nombreux outils d’intelligence artificielle peuvent venir vous suppléer dans ces tâches, évidemment non sans une relecture et correction humaine !
Dans cet article, découvrez ce qu’on entend pleinement et ce qu’induit la « rédaction de documents », tous les types que vous pourriez avoir besoin de rédiger, pourquoi l’IA peut être le meilleur ami de votre assistant et enfin, comment tirer les meilleurs avantages en choisissant de déléguer cette rédaction.
La rédaction de documents administratifs : définition
Rédiger un document administratif ne nécessite pas uniquement de rédiger, comme on pourrait évidemment le comprendre et doit être vu comme un tout. C’est une activité qui nécessite déjà des connaissances en fonction du besoin pour lequel la pièce doit être écrite (comptable, rh, juridique, médical…). Elle englobe aussi la mise en page et la relecture, étape à ne pas négligée, notamment lorsque que vous érigez un contrat qui bénéficie d’une vraie portée juridique.
Comment faire la rédaction d’un document ? 5 étapes
Il n’y a pas de techniques infaillibles pour écrire un document mais une chose est sûre, il faut connaître son but et avoir les connaissances pour vérifier qu’il est conforme. Voici cinq étapes à suivre :
- Définissez l’objectif du document ;
- Créez une première trame à l’aide de vos connaissances, des archives de l’entreprise ou bien d’un outil d’intelligence artificielle ;
- Mettez là en forme ;
- Relisez-là ;
- Faites les corrections nécessaires.
Les différents types de documents administratifs à rédiger
Vous pouvez avoir à rédiger plusieurs types de documents administratifs dans votre entreprise qui font partie du domaine du secrétariat, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’administration des ventes ou encore de la gestion de projets. Les modèles à suivre sont tous différents, ainsi, il est obligatoire d’avoir des compétences solides dans chacun des domaines. Voici une liste non exhaustive des documents que vous pourriez avoir à rédiger :
- Compte-rendu de réunion ;
- Retranscription avocat ;
- Contrats de travail ;
- Dossier du personnel ;
- Fiches de poste ;
- Rapports financiers ;
- Budgets prévisionnels ;
- Factures ;
- Relevés de comptes ;
- Déclarations fiscales ;
- Plans de trésorerie ;
- Études de marché ;
- Contrats de vente ;
- Devis et factures clients ;
- Communiqués de presse ;
- Cahiers des charges ;
- Analyses de risques.
L’Intelligence artificielle, notre meilleure amie pour rédiger ?
La rédaction de documents administratifs s’est vu bouleversée ces dernières années avec l’arrivée de l’intelligence artificielle génératives pour le grand public. Cependant, cette innovation reste un outil qui permet à vos secrétaires de se suppléer et de gagner du temps pour se concentrer sur d’autres tâches de votre secrétariat, sans pour autant les remplacer. Néanmoins, en utilisant un outil type GPT, GEMINI ou COPILOT, elles devront toujours relire le document et comparer avec leurs connaissances. L’IA ne se suffit pas, elle peut « halluciner » c’est à dire vous donner une réponse probable, proche de la vérité mais qui n’est pas vraie.
Il est essentiel que les documents passent par des mains expertes avant d’être publiés.
Confier son assistance administrative à Officéo
Nous vous proposons un service d’assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert..
Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers de l’administratif. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.
Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.
Une surcharge de travail inattendue ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une des fonction support de votre entreprise pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaire décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.
Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.
Pourquoi choisir la solution Officéo ?
Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives. Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ? Découvrez-le en appuyant sur le bouton ci-dessous !
Quels sont les avantages de la solution Officéo ?
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63
Témoignage de Pierre Granges, responsable IT chez Allianz France
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à nous ?
P.G. : Très rapidement, nos ressources internes se sont refocussées car nous avons optimisé nos process. Grâce à Officéo, nous avons pu développer de nouvelles expertises et dégager du temps qualifié et apporter une solution rapide et fiable aux clients.
De plus, Officéo est une solution modulable, à la carte. Cela nous a permis de mieux faire face aux pics d’activité, sans entrer dans des processus de recrutements pour des courtes durées.
O. : Quels sont les avantages de notre solution d’externalisation administrative ?
P.G. : Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes.
J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place.
J’ai gagné 5% du temps sur mon management et nous avons pu déployer des livrables plus rapidement, c’est un atout essentiel lors des pics d’activités.
–> Témoignage complet <–
Les questions fréquemment posées
-
❓ C’est quoi la rédaction administrative ?
La rédaction administrative est une tâche administrative particulière qui concerne diverses techniques de formulation et de présentation de différents documents administratifs en respectant les règles rédactionnelles rattachées à chaque type de document. La rédaction administrative nécessite un langage formel et une orthographe irréprochable.
-
💡 Quels sont les principaux documents administratifs ?
Les documents administratifs peuvent se présenter sous différentes formes, les principaux à retenir sont : les rapports, les comptes rendus, les dossiers, les procès verbaux,les correspondances, les instructions, les prévisions, les décisions, etc.
Vous recherchez d’autres services de secrétariat ?
Externalisation de saisie de données Assistance virtuelle Secrétariat à distance Externalisation de secrétariat Entreprise de secrétariat Assistance virtuelle Saisie comptable Secrétariat comptable
On se charge de votre administratif.
