La rédaction de documents administratifs est une tâche très chronophage lorsque que vous voulez concentrer tous vos moyens dans la croissance de votre entreprise, que ce soit pour vous ou votre secrétariat. Pourtant, rédiger de bon contrats ou documents comptables pour rester en adéquation avec la loi, ou bien encore, rédiger des comptes-rendus de réunions synthétiques pour envisager des décisions éclairées sont des conditions sine qua non du bon déroulement de votre activité, et donc de votre croissance. Aujourd’hui, de nombreux outils d’intelligence artificielle peuvent venir vous suppléer dans ces tâches, évidemment non sans une relecture et correction humaine !
Dans cet article, découvrez ce qu’on entend pleinement et ce qu’induit la « rédaction de documents », tous les types que vous pourriez avoir besoin de rédiger, pourquoi l’IA peut être le meilleur ami de votre assistant et enfin, comment tirer les meilleurs avantages en choisissant de déléguer cette rédaction.
La rédaction de documents administratifs : définition
Rédiger un document administratif ne nécessite pas uniquement de rédiger, comme on pourrait évidemment le comprendre et doit être vu comme un tout. C’est une activité qui nécessite déjà des connaissances en fonction du besoin pour lequel la pièce doit être écrite (comptable, rh, juridique, médical…). Elle englobe aussi la mise en page et la relecture, étape à ne pas négligée, notamment lorsque que vous érigez un contrat qui bénéficie d’une vraie portée juridique.
Comment faire la rédaction d’un document ? 5 étapes
Il n’y a pas de techniques infaillibles pour écrire un document mais une chose est sûre, il faut connaître son but et avoir les connaissances pour vérifier qu’il est conforme. Voici cinq étapes à suivre :
- Définissez l’objectif du document ;
- Créez une première trame à l’aide de vos connaissances, des archives de l’entreprise ou bien d’un outil d’intelligence artificielle ;
- Mettez là en forme ;
- Relisez-là ;
- Faites les corrections nécessaires.
Les différents types de documents administratifs à rédiger
Vous pouvez avoir à rédiger plusieurs types de documents administratifs dans votre entreprise qui font partie du domaine du secrétariat, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’administration des ventes ou encore de la gestion de projets. Les modèles à suivre sont tous différents, ainsi, il est obligatoire d’avoir des compétences solides dans chacun des domaines. Voici une liste non exhaustive des documents que vous pourriez avoir à rédiger :
- Compte-rendu de réunion ;
- Retranscription avocat ;
- Contrats de travail ;
- Dossier du personnel ;
- Fiches de poste ;
- Rapports financiers ;
- Budgets prévisionnels ;
- Factures ;
- Relevés de comptes ;
- Déclarations fiscales ;
- Plans de trésorerie ;
- Études de marché ;
- Contrats de vente ;
- Devis et factures clients ;
- Communiqués de presse ;
- Cahiers des charges ;
- Analyses de risques.
L’Intelligence artificielle, notre meilleure amie pour rédiger ?
La rédaction de documents administratifs s’est vu bouleversée ces dernières années avec l’arrivée de l’intelligence artificielle génératives pour le grand public. Cependant, cette innovation reste un outil qui permet à vos secrétaires de se suppléer et de gagner du temps pour se concentrer sur d’autres tâches de votre secrétariat, sans pour autant les remplacer. Néanmoins, en utilisant un outil type GPT, GEMINI ou COPILOT, elles devront toujours relire le document et comparer avec leurs connaissances. L’IA ne se suffit pas, elle peut « halluciner » c’est à dire vous donner une réponse probable, proche de la vérité mais qui n’est pas vraie.
Il est essentiel que les documents passent par des mains expertes avant d’être publiés.
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Les questions fréquemment posées
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❓ C’est quoi la rédaction administrative ?
La rédaction administrative est une tâche administrative particulière qui concerne diverses techniques de formulation et de présentation de différents documents administratifs en respectant les règles rédactionnelles rattachées à chaque type de document. La rédaction administrative nécessite un langage formel et une orthographe irréprochable.
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💡 Quels sont les principaux documents administratifs ?
Les documents administratifs peuvent se présenter sous différentes formes, les principaux à retenir sont : les rapports, les comptes rendus, les dossiers, les procès verbaux,les correspondances, les instructions, les prévisions, les décisions, etc.
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