La rédaction de documents administratifs : définition

Rédiger un document administratif ne nécessite pas uniquement de rédiger, comme on pourrait évidemment le comprendre et doit être vu comme un tout. C’est une activité qui nécessite déjà des connaissances en fonction du besoin pour lequel la pièce doit être écrite (comptable, rh, juridique, médical…). Elle englobe aussi la mise en page et la relecture, étape à ne pas négligée, notamment lorsque que vous érigez un contrat qui bénéficie d’une vraie portée juridique.

Comment faire la rédaction d’un document ? 5 étapes

Il n’y a pas de techniques infaillibles pour écrire un document mais une chose est sûre, il faut connaître son but et avoir les connaissances pour vérifier qu’il est conforme. Voici cinq étapes à suivre :

1. Définir l’objectif : identifiez clairement le but du document — informer, convaincre, présenter un projet ou formaliser une procédure. Cet objectif orientera le ton, la structure et le niveau de détail.
2. Créer une trame : construisez un premier plan en vous appuyant sur vos connaissances, les archives de l’entreprise ou un outil d’intelligence artificielle. Cette base vous aidera à organiser vos idées de façon logique et cohérente.
3. Mettre en forme : soignez la présentation du document : titres hiérarchisés, paragraphes aérés, mise en page claire et éléments visuels pertinents. L’objectif est de rendre la lecture fluide et agréable.
4. Relire : prenez le temps de vérifier l’orthographe, la clarté du message et la cohérence générale. Une relecture attentive permet d’éviter les maladresses et de renforcer la crédibilité du contenu.
5. Corriger : intégrez les modifications nécessaires et validez la version finale. Assurez-vous que le document soit complet, exact et conforme aux standards de l’entreprise avant diffusion.

Les différents types de documents administratifs à rédiger

Vous pouvez avoir à rédiger plusieurs types de documents administratifs dans votre entreprise qui font partie du domaine du secrétariat, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’administration des ventes ou encore de la gestion de projets. Les modèles à suivre sont tous différents, ainsi, il est obligatoire d’avoir des compétences solides dans chacun des domaines. Voici une liste non exhaustive des documents que vous pourriez avoir à rédiger :

L’Intelligence artificielle, notre meilleure amie pour rédiger ?

La rédaction de documents administratifs s’est vu bouleversée ces dernières années avec l’arrivée de l’intelligence artificielle génératives pour le grand public. Cependant, cette innovation reste un outil qui permet à vos secrétaires de se suppléer et de gagner du temps pour se concentrer sur d’autres tâches de votre secrétariat, sans pour autant les remplacer. Néanmoins, en utilisant un outil type GPT, GEMINI ou COPILOT, elles devront toujours relire le document et le comparer avec leurs connaissances. L’IA seul ne se suffit pas : il est essentiel que les documents passent par des mains humaines avant d’être publiés.

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Les questions fréquemment posées