[Courriers sortants] Une gestion en quelques clics en entreprise

Dans l’ère numérique où les communications par e-mail, les réseaux sociaux et les applications de messagerie instantanée dominent, il est facile de sous-estimer l’importance des courriers sortants dans le monde des affaires. Pourtant, les courriers sortants restent un moyen essentiel de communication pour les entreprises, que ce soit pour des lettres officielles, des contrats, des factures ou d’autres documents importants.

Chaque entreprise ou organisation envoie des courriers ou des colis à ses clients comme ses fournisseurs. Quelle que soit l’ampleur des courriers sortants, il est essentiel d’en organiser l’envoi aussi efficacement que possible. Découvrez à présent comment optimiser votre gestion du courrier sortant à tous points de vue.  

Qu’est-ce que le courrier sortant ?

Le courrier sortant, aussi appelé « courrier départ » est le courrier qu’une entreprise, une organisation ou une association, expédie à ses différents partenaires. Ce peut être une correspondance administrative, des lettres et documents commerciaux, des coupons publicitaires, des dossiers, etc. Le volume de courrier à expédier change selon le nombre de partenaires avec lesquels l’organisation est en relation.

Le service courrier et sa gestion du courrier sortant

Suivant la taille de l’entreprise, le courrier est traité différemment. Dans une petite entreprise, la gestion du courrier est assuré, en principe, selon une seule personne. Ce travail est pour elle une mission parmi beaucoup d’autres. Dans une entreprise de taille plus importante, le traitement du courrier change d’ampleur. La collaboration d’une ou plusieurs personnes à temps plein est nécessaire. D’une manière générale, la procédure d’expédition du courrier s’organise de la manière suivante :

• La préparation des envois : collecte et enregistrement du courrier à expédier, mise sous plu, affranchissement, dépôt ;
• La gestion du personnel : ces derniers effectuent les différentes opérations de traitement du courrier ;
• Les matériels utilisés : pour faciliter le travail des employés et gagner du temps.

D’une structure à l’autre, et d’un service de courrier à l’autre, la procédure varie. Cette procédure prend en comptes plusieurs facteurs : le volume du courrier à expédier, l’existence préalable d’un local dédié, etc.

La gestion du courrier dans une entreprise

Le traitement du courrier général

Pour répartir les courriers dans différents services d’entreprise, il n’est pas rare que la structure dispose d’étranges de tri, classeurs à tiroirs, corbeilles à courriers, chariots à courriers. Une fois un premier tri effectué du courrier, il est acheminé dans les différents services. Ceci, selon un circuit pré-établi pour éviter de perdre du temps. Dans les grosses structures, différents moyens d’acheminement existent. Citons en quelques-uns :

Moyen	Description
Envoi par message	La personne concernée par le courrier qui va d’un service à l’autre dépose le courrier entrant et prend le courrier sortant à expédier.
Expédition par monte-charge	Ce fonctionnement déverse automatiquement une masse de courrier aux différents étages concernés, et un messager à chaque étage distribue ensuite chaque courrier entrant et récupère le courrier sortant.
Télélift sur rail	Ce système se présente sous la forme d’un petit bac. Il se déplace de manière horizontale ou verticales. Les arrêts de ce bac sont programmés. Il retourne de manière automatique à son point de départ.
Poste pneumatique	Dans certains locaux d’entreprise, ces systèmes sont reliés par canal dans lequel circulent des cartouches contenant le courrier entrant à envoyer, et sortant à récupérer. Les cartouches pneumatiques sont propulsées par une soufflerie. Les pharmacies par exemple, utilisent aisément ces systèmes.

Le traitement du courrier sortant

Par mesure de précaution, chaque lettre est dactylographiée en deux ou trois exemplaires. L’original est expédié au destinataire. Les doubles des documents et documents commerciaux sont classés dans l’entreprise pour archivage.

Signature du courrier sortant

Dans le cas de lettres accompagnées de pièces jointes, ces documents sont à signer et les doubles, paraphés. Dans l’idéal, ils sont regroupés auprès d’un parapheur. Un parapheur représente un ensemble de feuilles buvard. Ces feuilles sont reliées dans un dossier ayant plusieurs perforations. Avec ces feuilles, une signature au stylo ou à l’encre. Avec ce système de perforations, il est plus simple de voir s’il reste des documents à signer avant expédition du courrier.

Regroupement du courrier sortant

Dans l’idéal, les envois destinés à une même adresse sont regroupés pour un traitement plus rapide. Ceci permet également d’éviter la multiplication des frais de port, et aussi de faire mauvaise impression chez le correspondant concerné.

Enregistrement

De la même manière qu’avec le courrier entrant, le courrier sortant est à enregistrer. Certains utilisent un ERP, des classeurs Excel, ou un logiciel de tri dédié. Les informations à renseigner sont les suivantes : date, numéro, service expéditeur, destinataire (nom et adresse), objet, pièces jointes.

Tri final

Le tri du courrier sortant consiste à séparer les originaux des doubles. Cette opération permet, entre autres, de vérifier si les pièces jointes accompagnent les lettres. À cela suit le pliage du courrier et la mise sous enveloppe finale pour affranchissement.

Comment préparer le courrier sortant ?

L’agent administratif s’occupant du traitement du courrier sortant doit passer par deux étapes. La première concerne la mise sous pli du courrier sortant en ayant en tête que l’enveloppe doit être du même format que le courrier et que souvent les organsations utilisent des enveloppes à fenêtre. La deuxième étape est celle de l’affranchissement du courrier. En effet, le tarif proposé par les prestataires prend en compte différents élements : le poids de l’envoi, le type de courrier (simple ou recommandé), délai (express ou normal) ainsi que de la destination. Généralement, les organisations sont équipées de matériels performants pour réaliser cette tâche.

Comment trier les courriers sortants efficacement ?

En plus de l’organisation énoncée plus haut, il est conseillé de considérer les possibilités suivantes pour améliorer les procédure de tri du courrier sortant en entreprise.

Faire appel au bon prestataire

Il existe trois différents types de prestataires pour acheminer les envois du courrier : La Poste, des société privées, des coursiers. Certaines organisation qui souhaitent externaliser le traitement du courrier font appel à des entreprises privées. Elles proposent un personnel formé pour assurer les tâches liées  à la préparation et à l’expédition des envois. Un coursier assure l’acheminement d’objets d’un endroit à un autre. Le plus souvent d’une entreprise à une autre. Cette solution est assez pratique pour les petites structure, mais vivement déconseillé pour les grandes entreprises ayant des correspondants nombreux, et éparpillés sur le territoire.

Suivre les envois

Pour le suivi du courrier, les organismes peuvent se connecter sur des plateformes appropriées. La Poste ou les plateforme de livraison de colis permettent ce suivi. La personne ou le service chargé de traiter le courrier sortant peut gérer cet aspect supplémentaire. Ceci, pour anticiper et répondre à tout changement dans le transport ou la réception du courrier sortant.

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Questions fréquentes