[Courrier entrant] ▷ Comment le gérer et le trier efficacement ?

 Dans toute organisation, le traitement du courrier occupe grande part du temps passé réservé aux tâches administratives. D’un type d’organisation à l’autre, le volume du courrier entrant varie.

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Le nombre de partenaires avec lesquels elle est en relation jouant un rôle important, les petites structures confient généralement cette mission à un employé administratif ou plus rarement à un gestionnaire courrier spécialisé dans cette tache. Les grands groupes quant à eux, procèdent à l’externalisation de ce service.

Après un état des lieux approprié, voyons plus en détail comment procéder à une gestion efficace du courrier entrant.

Qu’est ce que le traitement du courrier entrant et sortant ?

Le traitement du courrier consiste à analyser et classer chaque document reçu ou envoyé afin d’en assurer une gestion optimale. Cette tâche logistique essentielle demande une organisation rigoureuse pour éviter toute perte d’information ou retard administratif. Un bon traitement du courrier permet à l’entreprise de suivre ses échanges, de respecter ses échéances et d’assurer une communication fluide avec ses partenaires. On distingue le courrier entrant, qui regroupe tous les documents reçus (lettres, fax, e-mails, colis…), et le courrier sortant, qui correspond aux envois réalisés par l’entreprise. La réception et le tri des courriers entrants sont généralement assurés par un service dédié, garantissant ainsi une distribution efficace aux bons interlocuteurs. Une gestion optimale du courrier est donc un véritable levier d’efficacité pour toute structure, évitant erreurs, oublis et retards dans le traitement des informations.

Le registre du courrier : fonctions et organisation

Dans les entreprises, associations ou administrations qui ont de nombreux courriers entrants à chaque moment de la journée, il est fréquent de disposer d’une salle du courrier dédiée, le fameux « service courrier ».

En effet, le courrier d’une entreprise ou collectivité ne doit pas se perdre ! Il est particulièrement important de pouvoir mettre rapidement et simplement la main sur une information reçue en courrier entrant pour vérifier des données internes. Prenons le cas d’un litige ou d’un suivi de projet. Le courrier constitue une preuve de document authentifié.

En cela, le registre du courrier est une référence, notamment concernant la date d’arrivée, l’objet du courrier, le cachet de la poste, etc. Beaucoup choisissent de mettre un registre du courrier sur Excel pour rapidement retrouver les bonnes informations. Vous pouvez trouver un bon exemple à utiliser sur ce document XLSM.

Le processus de gestion du courrier entrant

Pour effectuer la gestion de votre courrier entrant, vous devez vous appuyer sur une procédure qui regroupe : 

• L’ensemble des étapes du traitement du courrier ; 
• Les modalités de circulation du courrier entre les différents services ;
• Les personnes clés qui effectuent les différentes opérations.

 Selon le type d’organisation, la procédure de gestion du courrier entrant peut différer.

L’importance du service courrier entrant et sortant

La professionnalisation des services courrier est le reflet d’un enjeu majeur pour l’efficacité et le fonctionnement d’une entreprise.

Cette professionnalisation des flux entrants passe par une analyse complète avant d’instaurer, et d’intégrer correctement, des règles partagées par l’ensemble des personnes concernées.

En effet, derrière la gestion du courrier entrant, la polyvalence et le dynamisme sont de rigueur à plusieurs niveaux.

Les enjeux comptables

Ces enjeux sont liés à la nature des documents entrants et leur traitement au sein du service comptable. Les chèques, factures, effets et communications comptables sont concernés.

Les enjeux stratégiques

Les enjeux stratégique d’une gestion de courrier entrant efficace sont liés aux coûts de la mise en œuvre d’une chaine de traitement efficace. Ceci, directement avec une équipe dédiée, mais également lorsque cette chaîne est élargie à tous les producteurs du courrier dans l’entreprise, et du temps qu’ils consacrent à ces tâches.

Les enjeux de qualification

Ces enjeux sont jugés à travers des référentiels métiers au sein de l’entreprise. Une bonne gestion du courrier entrant (et la gestion documentaire associée) permet des gains de productivité et un retour sur investissement avantageux.

Les enjeux de transmission

La transmission du savoir-faire se fait justement grâce à un référentiel métier. Les nouvelles recrues peuvent trouver l’information rapidement et efficacement pour être opérationnels.

Bien trop souvent en entreprise, il existe un contraste saisissant entre l’importance de ces enjeux, et les moyens déployés pour répondre à ces  besoins opérationnels. Après cet état des lieux, voyons plus en détail comment trier efficacement le courrier en entreprise, à l’échelle de l’organisme, comme à l’échelle individuelle.

Dématérialisation ou numérisation : les outils et matériels de gestion électronique et papier du courrier

Les entreprises utilisent souvent des outils et des matériels assez efficaces et performants afin d’effectuer le traitement de leur courrier de manière plus efficace et moins chronophage. 

Parmi les différents matériels utilisés, on distingue :

• La plieuse de courrier ;
• La machine de mise sous enveloppe ;
• La machine à affranchir ;
• Les machines de tri et d’enregistrement ;
• L’ouvre-lettre ;
• Le système d’adressage ;
• Le destructeur de papier ; 
• L’imprimante…

En termes d’outils et de logiciels, les entreprises utilisent de manière générale :

• Des ERPs ;
• Des classeurs Excel ;
• Des logiciels de tri dédiés, etc.

Comment traiter le courrier sortant efficacement ?

Gestion courrier entrant : pourquoi penser à son externalisation ? 

À divers égards, la gestion du courrier entrant est une activité qui exige aussi bien du temps et des ressources sans pour autant produire de la valeur pour l’entreprise. Pour se centrer sur son cœur d’activité et accroître son chiffre d’affaires, le chef d’entreprise peut décider de l’externaliser. 

L’externalisation du courrier entrant permet ainsi à l’entreprise de gagner du temps précieux à consacrer à des activités plus urgentes et à plus forte valeur ajoutée.

De plus, cette solution permet à l’entreprise de réduire ses coûts et de réaliser des économies. Il n’est en réalité plus nécessaire de recruter un personnel, de l’onboarder et de le former pour réaliser ce genre de missions.

Lorsque le prestataire externe est bien choisi, il vous fournit des ressources expertes et formées pour réaliser les missions demandées avec efficacité et flexibilité. Les ressources sont, en effet, expérimentées et habituées aux sujets de votre entreprise, le travail sera réalisé rapidement, faisant gagner du temps et de la productivité à vos équipes internes.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

Quels avantages grâce à Officéo ?

Officéo, comment ça marche ?

Vous ne savez pas comment effectuer une gestion du courrier entrant efficace ? Vous avez un besoin ponctuel pour le tri de votre courrier en entreprise ? Un projet de dématérialisation se profile pour simplifier l’archivage d’une partie de votre courrier ?

Et l’externalisation, vous y avez pensé ? Bénéficiez d’une solution experte, souple, et sans embaucher.

Questions fréquentes