Gestion des courriers et des emails en entreprise

Enjeu prioritaire au sein de nombreuses entreprises comme administrations, chaque jour, les employés traitent un volume important de courriers à consulter, (re)diriger, imprimer, numériser et archiver. Déléguez cette tâche administrative à un(e) secrétaire indépendante pour externaliser la gestion de votre courrier !

Une solution de gestion de courrier adaptée pour votre entreprise : l’externalisation

Raccourcissez les délais de traitement. Réduisez les coûts d’impression. Diminuez l’utilisation des navettes. Faites le choix de solutions administratives externalisées et développées pour vous, afin de suivre, tracer et superviser à la perfection le traitement de vos courriers électroniques comme papier.

Des délais de traitement optimisés

Le traitement des emails et du courrier est une activité chronophage. L’Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (ORSE) révèle que 56 % des utilisateurs consacrent plus de 2 h chaque jour à la gestion administrative des courriels. 38 % des utilisateurs reçoivent plus de 100 messages chaque jour et le temps passé en moyenne pour reprendre le fil de sa pensée quand on est interrompu par l’arrivée d’un mail est de 64 secondes.

Optimisée, la gestion de votre courrier externalisée permet d’intégrer des réponses types adaptées à chaque cas de figure comme l’adoption d’un plan de classement. Suivant vos besoins, un process de traitement clair et identifié par tous peut s’intégrer à vos habitudes internes. Gardez le contrôle à tout moment.

À distance, ou au sein de votre structure, votre assistant(e) opère à plusieurs étapes de la gestion administrative de courrier dans votre entreprise :

• Tri du courrier : votre Office Manager se charge du dépouillement effectué avec un premier tri de votre courrier entrant (urgent, important, inclassable, à jeter, etc.).
• Traitement du courrier : votre futur(e) secrétaire externalisé(e) analyse et traite votre courrier en fonction des consignes reçues. Il prépare pour vous une réponse, une facture, un devis ou tout autre document (rédaction, frappe, mise en forme, mise à la signature, etc.). Il se charge également de l’envoi du courrier sortant (mise sous pli, adressage, affranchissement).
• Classement du courrier : avec votre assistant(e) administratif(ive) indépendant(e), votre courrier est classé selon vos impératifs professionnels pour que vous puissiez toujours travailler sur un dossier complet contenant les derniers documents reçus et envoyés.

La gestion du courrier, aussi pour les expatriés

En plus de la gestion administrative des courriers en entreprise, notre service de gestion du courrier des expatriés peut vous intéresser. Gardez une adresse en France pour y recevoir vos courriers. Votre office manager Officéo les numérise pour vous et les dépose dans votre espace personnel (Disque dur, Dropbox, Google Drive, One Drive…).

Expatrié, personne souvent en déplacement, ayant plusieurs domiciles ou DRH d’une société, Officéo vous propose une gestion simplifiée de votre portefeuille de contrat pour gérer votre courrier. Vous pouvez alors assurer une bonne continuité dans la réception rapide des courriers, sans embauche et sans engagement.

La réexpédition de vos documents et colis à l’adresse de votre choix, dans le monde entier est assurée, avec une prise en main dès 48h si votre besoin est urgent.

Le courrier « personnel » de vos salariés

Entreprise, vous mettez un point d’honneur à organiser l’envoi et la réception du courrier personnel de vos salariés ? Cette démarche peut comprendre beaucoup de lettres, colis et expresses. Ce service doit être suivi en permanence : en cas d’absence de la personne en charge ou de congé prévu, nos services d’assistance administrative et comptable répondent à votre besoin pour reprendre les choses en main !

Faites le choix d’une gestion des emails entrants et sortants irréprochable

Dans votre entreprise où le courrier revêt une importance particulière (établissements financiers, assurances, administrateurs de biens, etc.), choisissez d’externaliser votre service courrier.

Des prestataires spécialisés dans l’Office Management vous apportent l’expertise d’une gestion efficace des flux courrier pour contribuer à la performance globale de votre entreprise.

Parce que la messagerie est un canal important pour chaque entreprise, collectivité locale ou secteur privé, nous vous proposons une assistance dans le nettoyage et traitement de vos boîtes mails.Pour plus de sécurité et de valeur ajoutée, ne laissez plus un seul email de côté malgré une réception d’un lourd volume de demandes par jour. Une fois que vous lui aurez donné accès à votre boîte mail, votre Office Manager se charge aussi de la gestion des emails :

• Ouverture et tri des emails par critère d’urgence et par thème
• Destruction des spams
• Réponse aux emails selon les consignes reçues

Une collaboration avec nos services de gestion administrative de courrier électronique comme papier peut vous éviter bien des frais et vous libérer de ce précieux temps qui vous manque. Les tâches récurrentes qui vous prennent chaque jour beaucoup de temps vous empêchant de vous consacrer sur votre cœur de métier sont prises en charge, sans embauche, et dans les meilleurs délais.

Les avantages Officéo

Ça m’intéresse 

Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.

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Officéo, comment ça marche ?

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.

Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

Ca m’intéresse

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Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France et client Officéo

« Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes. J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. « 

Témoignage complet 

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Officéo répond à vos besoins !

Vous recherchez des informations complémentaires sur les tâches de secrétariat que vous pouvez confier à votre Office Manager externalisé ? Pour la gestion administrative de votre cabinet d’avocat ou cabinet médical, notre entreprise de gestion administrative peut vous venir en aide sur les missions suivantes :

• Le classement documents entreprise ;
• La saisie de données ;
• Le traitement du courrier entrant et sortant ;
• Les formalités / démarches administratives ;
• La rédaction de comptes rendus ;
• La rédaction et mise en forme de texte ;

La gestion administrative du courrier en 3 points

Bénéficiez de notre solution Officéo experte, sans embauche et flexible !
Pour nous contacter :

Pour en savoir plus

• Créer un publipostage sur Open Office ;
• Faire du publipostage avec Word, et avec Word 2010 ;
• Réaliser un publipostage écolo ;
• Faire un publipostage sur Outlook ;
• Effectuer un publipostage avec Excel ;
• Dompter sa boîte d’email professionnelle.

• Qu’est-ce que la gestion électronique du courrier ? ;
• La gestion administrative du courrier ;
• La gestion administrative du courrier entrant ;
• La gestion administrative du courrier sortant ;
• Comment faire suivre le courrier en entreprise ? ;
• Comment réduire les coûts de traitement du courrier ?.