Votre entreprise connaît un pic d’activité en ce moment mais vous avez l’impression de passer votre temps en réunion et de ne pas avancer ? Vous enchaînez les réunions sans arriver à prendre des notes claires et concises ? Vous devez préparer la réunion d’Assemblée Générale (AG) de votre entreprise et vous voulez rester pleinement concentré pendant l’échange ?

Pourquoi ne pas faire appel à notre solution d’assistance administrative ? Nos assistants rédigent pour vous les comptes-rendus de réunion, et peuvent au besoin, soutenir administrativement l’organisation de votre réunion. Dans cet article, découvrez notre solution mais aussi notre modèle de compte-rendu de réunion.

Définition : compte rendu de réunion  

Le compte-rendu de réunion est un document écrit qui synthétise les informations échangées lors d’une réunion. Il formalise les discussions, les décisions prises et les actions à mener.

Il se prépare en amont de la réunion et permet de donner l’ordre du jour en début de réunion, puis de synthétiser les actions à mener une fois la réunion clôturée. Tous les participants peuvent le rédiger mais en général, une seule personne est désignée : c’est rarement la personne qui présente la réunion qui se charge de faire le compte-rendu. S’il y a possibilité, le plus simple est d’avoir une assistante administrative (ou de direction pour les grosses réunions) dédiée.

L’assistante prend des notes tout au long de l’échange et peut parfois même l’enregistrer. Enfin, elle résume de façon concise tous les points abordés et les grandes lignes de la réunion sous forme d’un plan détaillé qu’elle communiquera à tous les participants. Celui-ci doit aussi notifier les tâches attribuées à chacun des participants pour la suite du projet. Ce rapport permet d’avoir une vue d’ensemble sur le contenu des réunions précédentes et celles à venir.

Quelle différence entre un compte-rendu de réunion et un procès verbal ?

Le compte-rendu de réunion est un document informel qui reste interne à l’entreprise. Au contraire, le procès verbal est signé par une autorité, souvent juridique (police, juge, huissier, secrétaire d’administration…). Il est utilisé uniquement pour les grandes réunions type Assemblées générales ou conseil d’administration, décrit les échanges chronologiquement mot à mot et peut servir de preuve juridique.

L’importance du compte-rendu (CR) de réunion

Faire un compte-rendu de réunion en entreprise lors de chaque entrevue est vraiment très important. Dans un premier temps, il sert de trace écrite claire et précise à laquelle tous les collaborateurs qui étaient présents et absents peuvent se référer. Ce document permet la bonne circulation des informations, sans asymétrie d’information. Il permet aussi de faire un état des lieux de l’avancée d’un projet, des négociations et actions en cours.

Les actions à entreprendre et les remarques de chacun y sont aussi méticuleusement consignées. Ainsi, les dirigeants du service ou de l’entreprise détiennent toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions objectives et décider des actions à mener.

Enfin, garder une trace écrite de la réunion sous forme de compte-rendu incite les différents participants à se responsabiliser et prendre confiance dans le projet en cours.

Comment faire un compte-rendu (CR) de réunion efficace ?

Vous devez prendre en compte plusieurs éléments et étapes pour rédiger une mise en page de compte-rendu de réunion claire et efficace ! 

• Préparer la réunion : avoir l’ordre du jour en tête clairement, connaître les objectifs et les types de sujets sur lesquels porte la réunion ;
• Enregistrer l’entretien si possible pour avoir une trace audio ;
• Noter les informations factuelles : date, heure, lieu, la liste des participants…;
• Organiser les idées et les interventions sous forme de plan, les résumer ;
• Ecrire les nouvelles actions à mener et leur responsable ;
• Après la réunion, il ne faut pas négliger l’étape de relecture ;
• Transmettre le compte-rendu à tous les participants par un media durable dans le temps.

Un compte-rendu de réunion bien rédigé permet d’anticiper les objectifs et le travail à venir, tout en servant de base à l’élaboration des prochaines réunions !

Comment faire une trame de compte-rendu de réunion ? Exemple pdf :

Un compte-rendu de réunion peut être personnalisé en fonction de l’entreprise et du projet mené, tant qu’il reste professionnel. Il existe des modèles et types différents mais certaines clauses comme la date, le lieu, l’heure, les participants et l’ordre du jour de la réunion sont tout de même essentiels ! 

Téléchargez notre modèle gratuit de compte-rendu de réunion et brillez lors de vos présentations !

 

                                                                    Téléchargez notre modèle de compte rendu version pdf

Préparer une réunion et rédiger un compte-rendu : la solution Officéo

Les cadres passent 27 jours par an en réunion, et une réunion sur quatre aboutit à une prise de décision !  Une préparation performante est la condition « sine qua non » de la réussite de votre réunion. Donnez-vous les moyens d’organiser une réunion porteuse d’efficacité et faites appel à une assistante Officéo pour vous décharger du volet administratif !

Menez à bien tous vos projets

Parfois à l’issue d’une réunion, les décisions adoptées ne semblent pas claires pour l’ensemble des participants et les objectifs à atteindre ne sont pas convenablement définis. Un temps précieux passé à la trappe.

Vous avez besoin d’un compte-rendu qui vous permettra de retranscrire les échanges et ainsi apporter la clarté dont tout le monde a besoin pour mettre en place le plan d’action de l’entreprise. Cependant la rédaction de compte-rendu est bien souvent chronophage.

Votre assistant Officéo sait comment rédiger un compte-rendu de réunion bien structuré et synthétique, qui constitue une base de travail pour vos prochaines réunions. Comptez sur un support de communication interne à l’entreprise irréprochable.

Rassurez vos collaborateurs

La présence d’une personne externe est souvent rassurante pour les équipes, membres d’associations, ou délégués présents. Ainsi, pour des réunions publiques, une séance du conseil municipal, de conseil d’administration, ou encore un conseil communautaire : vous pouvez préférer l’intervention d’une personne externe pour retranscrire des sujets sensibles.

Officéo, l’assistance administrative experte, agile et fiable

Nous vous proposons un service d’assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert..

Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers de l’administratif. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail inattendue ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une des fonction support de votre entreprise pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaire décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

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Les avantages d’un assistant Officéo

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Officéo, comment ça marche ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

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