L’archivage des documents est un processus de stockage, de classement et de préservation des documents importants, qu’ils soient physiques ou électroniques, pour une utilisation future ou pour se conformer à des exigences légales, il est crucial pour toute organisation, qu’elle soit une entreprise, une institution gouvernementale ou une entité à but non lucratif. .

[VIDÉO] 1 min pour tout savoir sur l’archivage de documents en entreprise

Qu’est-ce que l’archivage des documents dans une entreprise ?

L’archivage des documents dans une entreprise est légalement obligatoire. Les entreprises sont dans la contrainte de conserver leurs documents pendant une période réglementaire déterminée par la loi. L’administration peut mener des contrôles pendant cette durée de conservation qui varie selon le type des documents papiers à archiver et les obligations légales correspondantes. 

En restant sur les bonnes pratiques, la bonne organisation des flux documentaires (papiers ou électroniques) offre un avantage administratif important. En plus du gain de temps passé à rechercher un document, l’archivage raisonné permet de prendre des décisions plus rapidement. Des documents trouvés rapidement est un point primordial pour le bon fonctionnement d’une organisation, quelle que soit sa taille. En bonus, vous restez dans la légalité en respectant les règles de communication et conservation des documents à valeur probante.

Les types d’archivage de documents

Vous pensiez que les archives n’étaient qu’un prétexte pour empiler des documents un peu partout ? Attendez un peu ! Il y a un grain de poussière sur votre lampe !

L’archivage des documents papiers

Les archives papiers font références aux documents produits ou reçus par une entreprise au format papier, et ce, durant tout l’exercice d’activité. Ces documents sont donc à conserver pour garder une mémoire de l’activité économique et sociale de l’entreprise.

L’archivage des documents électroniques

Le définition d’une archive électronique est explicitement donnée dans l’article 1316-1 du Code Civil (loi n°2000-230) : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Les archives électroniques peuvent être :

• Des documents de bureautique ;
• Des bases de données ;
• Un document numérisé ;
• Des messages électroniques ;
• Un système de gestion électronique des documents (GED) ;
• Des sites internet et intranet.

Dans l’archivage des documents général, il est important de distinguer la nature d’origine du document. S’il dispose d’une version papier d’origine ou si le document ne dispose que d’une version sur support électronique. De cette manière, l’archivage des documents électroniques (ou « numériques ») désigne les actions ou dispositifs qui encadrent le rassemblement, l’identification, le classement et la conservation des contenus électroniques en entreprise. Le but est de conserver ces documents sur des supports numériques sécurisés, et de les rendre accessibles à titre de preuve ou à titre informatif.

Pourquoi archiver ses documents dans une entreprise ?

Documents papiers

L’archivage des documents est encadré par de nombreux textes. Une durée légale de conservation de documents est imposée pour garantir une gestion efficace, rationnelle et rigoureuse des documents. Chaque entreprise a l’obligation de se plier à ces exigences légales. D’autre part, archiver ses documents répond à ces trois besoins :

• Centraliser les informations relatives à l’entreprise pour les trouver plus facilement ;
• Sécuriser les dossiers pour les présenter en bon état en cas de contrôle. Très utile en cas de litige ou contentieux, cette conservation permet de justifier des actions ou faits au regard de la valeur de la preuve documentée ;
• Conserver l’histoire de l’entreprise avec des documents à valeur historique.

E-mails

Les échanges professionnels passent aujourd’hui majoritairement par e-mail. La boîte mail est ainsi devenue un outil central de gestion de l’information en entreprise. Pourtant, sans un minimum d’organisation, elle peut vite devenir source de surcharge, de perte de données ou de lenteur dans l’accès aux informations clés.

Mettre en place un archivage rigoureux des mails permet non seulement de structurer le suivi documentaire, mais aussi de garantir la sécurité, la traçabilité et la pérennité des échanges.

Voici les principaux avantages d’un bon archivage des mails professionnels :

• Alléger les boîtes mail et les serveurs : pour optimiser les performances des outils de messagerie.
• Accéder facilement à l’information : gagner du temps dans la recherche de mails importants, même anciens.
• Sécuriser les données : éviter les pertes dues à des suppressions accidentelles ou à des incidents techniques.
• Assurer la traçabilité des échanges : conserver une preuve des communications, utile juridiquement ou administrativement.
• Fluidifier les sauvegardes et restaurations : faciliter la gestion technique des systèmes informatiques.
• Respecter les obligations légales et internes : certaines données doivent être conservées selon des durées précises.

Les 4 étapes principales de l’archivage de documents dans une entreprise

1 – L’identification et l’authentification des archives

L’entreprise doit archiver tous les documents qu’elle produit dès que leur fonction a été remplie. Le document est donc identifié afin de déterminer l’authenticité et les conditions liées à sa conservation.

2 – Le stockage des archives

De manière générale, les entreprises ne fournissent pas les conditions propices pour le stockage des archives. Il est nécessaire d’adopter une organisation stricte pour l’archivage de documents pour retrouver facilement ces derniers et faciliter leur recherche. Ainsi, pour un archivage optimal : les armoires de stockage, les palettes, les bacs et les centenaires sont stockés dans des conditions optimales quant à la luminosité, protection contre la poussière et contre les incendies, etc.

3 – La conservation et la consultation des archives

Les assistants Officéo experts dans l’archivage fournissent un service irréprochable quant à la gestion des archives, la sécurité des documents et leur consultation. Lorsque vous faites appel à un professionnel de l’archivage, celui-ci mettra en place avec votre aide un système d’autorisations.

Il est nécessaire d’inscrire sur un registre les personnes autorisées et ayant le droit de consulter des archives. Il est possible, par ailleurs, de limiter les accès de consultation à certains types de documents confidentiels.

4 – La destruction ou le classement final des documents archivés

Les entreprises sont dans l’obligation de conserver leurs archives pour une durée qui varie entre 2 et 10 ans ou à vie pour certains types de documents.

Cette obligation sert à protéger l’entreprise en lui permettant d’avoir en sa possession tous les documents nécessaires à présenter en cas de contrôle de l’administration par exemple.

Une fois la durée de conservation est passée, le département des archives effectue le classement final d’une archive ou sa destruction.

Quels sont les enjeux de l’archivage des documents en entreprise ?

Les enjeux juridiques

L’archivage des documents dans une entreprise est une obligation que ce soient les documents administratifs, financiers ou commerciaux.

L’archivage des documents papiers ou numériques en entreprise nécessite du temps, de l’argent et de la place, mais il s’agit d’une obligation légale à laquelle toutes les entreprises sont soumises.

Les documents sont conservés pendant une certaine durée qui varie selon la nature des documents :

• Deux ans pour les biens ou services fournis au client ;
• 5 ans pour l’archivage des procès-verbaux d’assemblées générales après la dissolution de la société ;
• 10 ans d’archivage pour les pièces comptables à partir de la clôture de l’exercice.

Les enjeux économiques

L’archivage des documents constitue également un enjeu économique pour l’entreprise. Le non-respect de l’obligation légale liée à l’archivage engendre des sanctions financières.

Par ailleurs, un archivage des documents régulier permet à l’entreprise de bénéficier d’une bonne organisation et gain de temps pour retrouver les documents.

En effet, pouvoir disposer facilement et rapidement des documents nécessaires en cas de contentieux est très important pour résoudre le litige.

Les enjeux de sécurité

Pour réussir la méthode d’archivage des documents en entreprise, il est important de mettre en place des dispositifs de sécurité.

Concernant les documents papiers, ils seront conservés dans une pièce fermée, sans risques et protégée face aux sinistres.

Pour ce qui est des documents numériques, plusieurs solutions de cybersécurité s’offrent à vous comme : un pare-feu, un coffre-fort numérique, etc.

L’enjeu est encore plus important lorsqu’il s’agit de la numérisation des documents comportant des données personnelles et l’application du RGPD.

Bonnes pratiques à adopter pour l’archivage des documents

Bonnes pratiques pour le classement papier

• Identification fixe des documents : choisir un classement alphabétique, numérique ou thématique.
• Distinguer les catégories : administratif (commandes, factures), divers (courriers, notes, comptes-rendus), fichiers permanents (fournisseurs, personnel).
• Utiliser un tableau Excel et, si possible, appliquer la norme ISO 15489 ; ajouter un code couleur pour plus de visibilité.
• Formaliser le système d’archivage : règles accessibles à tous, délais de conservation (ex. : bulletins de paie 5 ans, factures 10 ans, TVA 10 ans).
• Matériel nécessaire : boîtes d’archives 10/15 cm, étiquettes L 99,1 x H 139 mm, chemises et sous-chemises (éviter classeurs, agrafes, trombones, scotch, élastiques).

Organisation efficace des fichiers numériques

• Identifier la nature du document (Word, PDF, etc.) et le nommer selon la logique du papier.
• Créer des sous-répertoires cohérents avec des intitulés clairs et compris de tous.
• Indiquer sur le papier le chemin complet d’accès au fichier numérique (ex. : C:/DOSSIER/FACTURES/Doc.pdf).
• Faire régulièrement un état des lieux du classement électronique.
• Définir des délais de conservation et de destruction adaptés aux documents (conformément aux obligations légales).

Archiver ses mails

Sur Gmail :

• Régler l’action par défaut : Menu → Paramètres → Paramètres généraux → Action Gmail par défaut → choisir Archiver (ou Supprimer, messages effacés auto-supprimés après 30 jours).
• Confirmer les actions : faire défiler jusqu’à Confirmation des actions pour éviter les erreurs.
• Archiver au fil de l’eau : sur un message → Archiver ; sur plusieurs → les sélectionner puis Archiver.
• Astuce multi-messageries : conserver des preuves en exportant en .eml (Sélectionner → Transférer → Fichier → Enregistrer sous).

Sur Mac (Mail) : 

• Sélectionner : choisir le(s) message(s) ou une conversation (tous les mails du fil seront archivés ; les autres boîtes ne sont pas affectées).
• Archiver : cliquer Archiver dans la barre d’outils (Touch Bar si disponible).
• Ajuster le comportement : Mail → Réglages → Présentation → option Placer les messages supprimés dans pour affiner l’archivage.
• Depuis une notification : à réception, cliquer Archiver pour classer sans ouvrir l’app.

Quels sont les délais de conservation des documents ?

L’archivage des documents est légalement obligatoire pour toutes les entreprises. Le Code du travail, le Code général des impôts et le Code de commerce obligent la conservation des documents en entreprise. Mais quels documents faut-il conserver ?

Concernant les documents qui relèvent de la comptabilité et de la fiscalité, vous devez conserver les pièces liées à tout type d’opération comme : les factures, les relevés bancaires, les bordereaux, les notes de frais, etc. La durée de conservation de ces documents ne doit pas être inférieure à 4 ans.

Il est également très important d’archiver tous les documents de valeur juridique liés à l’entreprise, on retrouve par exemple : les rapports de gestion, les certificats de dépôt des comptes ou les procès-verbaux.

Pour ce qui est des pièces de nature sociale, il est à noter qu’il est tout aussi important de les conserver pour justifier la participation au versement des cotisations sociales.

Enfin, en ce qui concerne les documents commerciaux, leur archivage dépend de la nature de la dette et leur conservation est comprise entre 5 et 10 ans.

 

Un tableau répartissant les délais légaux de conservation selon le type de chaque document

Pourquoi confier son archivage de documents à Officéo ?

L’archivage de documents est une tâche très fastidieuse pourtant indispensable pour assurer l’organisation administrative de son entreprise. La gestion de cette tâche nécessite des investissements non négligeables en temps et en ressources.

Ainsi, confier l’archivage de documents de son entreprise à un prestataire de services spécialisé comme Officéo, vous fera bénéficier d’un gain de temps, d’argent et de productivité. Vous vous libérez avec vos équipes pour vous consacrer entièrement à votre cœur de métier : le développement de votre business. 

L’externalisation de votre archivage de document à un assistant Officéo, vous permet d’avoir à votre disposition des professionnels administratifs fiables et expérimentés avec une maîtrise parfaite de vos outils et de votre métier.

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L’archivage de documents en 4 points clés