Les données administratives et comptables sont clés au sein de toute structure. Elles offrent un aperçu précieux sur l’évolution des activités et sont parfois conservées sous forme de documents papier. Cependant, face au risque de perte de ces informations vitales, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour une numérisation, facilitant l’accès à ces données et améliorant la sécurité de ces dernières. La saisie de données devient un incontournable dans le monde professionnel mais demande toutefois beaucoup de rigueur et de minutie, devenant souvent chronophage pour les entreprises. Comment palier ces défis ? La réponse dans cet article !

Qu’est-ce que la saisie des données ?

La saisie de données ou saisie informatique dans le secrétariat, consiste à collecter manuellement des données relatives à une organisation et de les intégrer dans un format numérique facile d’accès. La retranscription de données est une tâche qui demande une sérieuse considération, car aucune erreur ou fausse information ne doit être intégrée dans la base de données. Avec la démocratisation de l’informatique, les entreprises sont davantage amenées à effectuer une bonne gestion de leurs données, celles ci étant capitales au bon développement de toute société. Les données en questions sont généralement relatives aux rapports, aux documents juridiques, aux documents fiscaux et aux documents administratifs. Elles sont saisies et stockées pour pouvoir être utilisées à tout moment.

La saisie des données a pour objectifs :

• Numériser des informations pour les rendre accessibles et exploitables :
• Créer des bases de données pour stocker, organiser et analyser des données ;
• Faciliter le traitement et la gestion de l’information.

Quels sont les types de saisie de données ?

Il existe plusieurs méthodes de saisie de données, chacune adaptée à chaque besoin spécifique :

• La saisie manuelle : La méthode traditionnelle, où un opérateur utilise un clavier et une souris pour entrer les données. Bien qu’elle puisse être précise, elle est souvent chronophage et sujette aux erreurs humaines.
• La saisie automatique : Cette méthode utilise des technologies comme la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) pour convertir des documents numérisés en texte éditable, ou des lecteurs de codes-barres pour capturer des informations rapidement.
• La saisie en ligne ou le Web Scraping : C’est l’extraction automatisée de données à partir de sites web. Cette technique est utile pour collecter de grandes quantités d’informations disponibles publiquement.

C’est quoi un opérateur de saisie de données ?

Un opérateur de saisie est un spécialiste dans la saisie informatique. Il est chargé d’entrer, de mettre à jour et de maintenir des informations dans des bases de données. En outre, son rôle consiste à pointer, classer et vérifier des documents importants tels que des manuscrits ou des enregistrements. Il utilise des systèmes informatiques spécialisés pour l’enregistrement des données, qu’elles soient alphanumériques, numériques ou comptables. L’opérateur de saisie doit par ailleurs, avoir certaines compétences qui sont nécessaires pour l’exercice de son métier comme :

• Maîtriser les logiciels de transcription ;
• Prendre des notes, les structurer et les retranscrire ;
• Savoir prioriser ses tâches et avoir un sens d’organisation et de rigueur ;
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques ;
• Savoir rédiger des comptes rendus de réunion.

Les logiciels de saisie de données

Le choix du bon logiciel est essentiel pour une saisie de données efficace. Voici quelques exemples de type de logiciels couramment utilisés :

• Les logiciels de Tableur (Excel, Google Sheets) : Idéaux pour la saisie et l’organisation de données simples, ils offrent des fonctionnalités de calcul et de visualisation de base.
• Systèmes de Gestion de Bases de Données (SGBD) comme Access ou encore MySQL : Conçus pour stocker et gérer de grandes quantités de données structurées, ils permettent des requêtes complexes et une meilleure intégrité des données.
• Les logiciels OCR (Adobe Acrobat, ABBYY FineReader) : Spécialisés dans la conversion de documents numérisés en texte éditable, ils facilitent la saisie de données à partir de documents papier.
• Les outils de Web Scraping (Beautiful Soup, Scrapy) : Permettent d’automatiser la collecte de données à partir de sites web, en respectant les conditions d’utilisation et les contraintes légales.

Les critères pour choisir un logiciel de saisie de données incluent les fonctionnalités, la facilité d’utilisation, la compatibilité avec les systèmes existants, le coût, et le support technique.

Les défis de la saisie de données

La saisie de données comporte plusieurs limites qui peuvent impacter la fiabilité et la productivité : 

• Erreur humaine : une faute de frappe, une omission ou un manque d’attention peuvent fausser les informations saisies.
• Caractère répétitif : la monotonie et la fatigue liées à la répétition augmentent les risques d’erreurs.
• Perte de temps : le traitement de gros volumes de données peut être chronophage et nuire à la productivité.
• Qualité incertaine : sans vérification ni contrôle, les données saisies peuvent contenir des incohérences ou des divergences.

Devant ces défis deux solutions se posent : l’automatisation et l’externalisation.

La saisie de donnée automatisée

La saisie de données peut être automatisée, au moins en partie.

Aujourd’hui, plusieurs outils et technologies permettent de réduire (voire supprimer) la saisie manuelle :

• OCR (reconnaissance optique de caractères) : extrait automatiquement les données de documents papier ou PDF.
• RPA (Robotic Process Automation) : automatise les tâches répétitives comme la saisie dans un logiciel ou une base de données.
• Connecteurs et API : font circuler les données directement entre différents logiciels sans ressaisie.
• Formulaires en ligne intelligents : limitent les erreurs et centralisent les informations.

Les avantages de l’externalisation de la saisie de données

La retranscription de données, bien qu’importante reste très chronophage et peut ralentir l’activité d’une entreprise. L’accent doit être mis sur la minutie et la rigueur afin de mener à bien cette tâche. Ainsi, externaliser sa saisie de données à un expert qualifié peut s’avérer être la solution idéale. Voyons ensemble les principaux avantages de l’externalisation de la saisie de données :

Se concentrer sur son cœur de métier

Pour demeurer compétitives tout en se faisant une place de choix auprès de leur clientèle, les sociétés doivent s’occuper des tâches les plus primordiales au niveau interne. Celles qui sont secondaires comme la saisie de données comptables ou le traitement de texte, malgré leur importance, doivent ainsi être confiées à des experts disposant des outils bureautiques adaptés. Faire appel à un professionnel spécialisé pour la saisie de ces données est ainsi l’une des bonnes méthodes pour se recentrer sur son cœur de métier ;

Variabiliser ses coûts 

Lorsque la saisie de données est déléguée à un professionnel extérieur, l’entreprise ne paie qu’un coût fixe selon les missions qu’elle délègue. Elle n’a pas à allouer un espace supplémentaire, ni à gérer plus de charges salariales sur le long terme.

Eviter les process de recrutement

L’entreprise se voit généralement dans l’obligation de recruter afin de se concentrer sur ses missions principales. Le processus de recrutement en lui-même est chronophage étant donné qu’il faut passer par plusieurs étapes dont :

• L’élaboration et le partage de l’avis de recrutement ;
• La réception et le tri des candidatures ;
• La réalisation des entretiens ;
• La mise en place des tests d’aptitude.

En contactant une secrétaire externe pour les missions de saisie de données, l’entreprise n’a plus à faire tout cela car la société de prestation prend cela en charge. Un gain de temps non négligeable.

Profiter d’un meilleur traitement des données professionnelles

La saisie des données par un professionnel spécialisé ou par un service de secrétariat à domicile permet à toute entreprise d’éviter la perte des informations les plus indispensables à son bon fonctionnement.

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La saisie de données chez Officéo

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Témoignage de Catherine Cardoen, Responsable Relation Client et Marketing au Cetim, cliente Officéo

O. : depuis quand et dans quels buts Officéo vous accompagne ?

C.C. : J’ai commencé à utiliser Officéo depuis plusieurs années, ça doit faire au moins plus de dix ans. Notre service achats m’a recommandé les services d’Officéo pour des missions d’aide à la saisie et d’enregistrement dans notre base de données. Je consomme Officéo quotidiennement pour plusieurs types de missions. : une mission au quotidien avec un assistant qui nous aide sur la partie enregistrement et mise à jour de la partie CRM, ainsi que des projets plus ponctuels comme la caractérisation de bases de données, le phoning, etc.

–>Témoignage complet<–

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Pourquoi choisir Officéo pour l’externalisation de mon secrétariat ?

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Questions fréquentes

Rédaction de documents	Entreprise de secrétariat
Saisie comptable	Secrétariat externalisé