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Comment optimiser le suivi de recrutements ?

faire des recrutements Vous avez raté un bon candidat ? Votre suivi d’embauche n’est peut-être pas au point. La mise en oeuvre d’un processus de recrutement est une décision délicate. Afin de ne manquer aucune bonne candidature, l’optimisation du suivi de recrutement est primordial. Cela évite de passer à côté d’informations importantes. Officéo vous donne quelques astuces pour un suivi de recrutement efficace.

La préparation du recrutement

Afin de mettre en oeuvre un processus de recrutement efficace, les priorités d’emploi et d’embauche doivent être prises en compte. La définition précise du besoin doit être établie. Quel profil recherchez-vous ? Souhaitez-vous un employé avec une expérience professionnelle en particulier ? De quel niveau académique le candidat doit-il posséder ? Est-ce pour un CDI ou un CDD ?

Avant le lancement d’une embauche, le poste concerné ne peut-il pas être assuré par un salarié revenant d’une période d’interruption de contrat ? Certain employé souhaite bénéficier de la mobilité interne. La diffusion au sein de l’entreprise du poste à pourvoir peut ainsi apporter une économie de temps à la société.

La rédaction de l’annonce est essentielle pour optimiser votre recrutement. La description doit être claire et précise afin d’écarter toute candidature inutile. La fiche de poste est généralement composée de :

  • une rapide présentation de l’entreprise ;
  • les besoins de la société ;
  • le profil de candidat recherché avec les hard et soft skills ;
  • les conditions du poste ;
  • la date limite de candidature.

Préparer votre recrutement grâce à un tableau

La création d’un tableau est un outil efficace pour optimiser son processus de recrutement. L’élaboration d’un tableau permet aux ressources humaines de mieux cibler le recrutement.

En analysant le volume de tâches, cela permet de déterminer s’il faut recruter dans le cadre d’un temps partiel, d’un temps plein ou d’un contrat de professionnalisation.

L’externalisation peut également être une solution pour répondre aux exigences du poste à pourvoir. Certains métiers ou certaines tâches peuvent être aisément confiées à une personne externe, comme une partie du processus de recrutement.

La nature du contrat peut ainsi être rajoutée au tableau de description du poste. Les modalités du temps de travail (travail de nuit, 3×8, déplacements professionnels) doivent également être inscrites.

Exemple de suivi en interne des offres d’emploi :

mobilité interne

Exemple de tableau d’une fiche de poste :

poste à pourvoir

Le lancement du recrutement

Ça y est ! Il est désormais temps de diffuser l’annonce de recrutement. Les technologies de communication permettent aujourd’hui de communiquer à un plus grand nombre de personnes.

La direction des ressources humaines peut poster l’annonce de recrutement sur les réseaux sociaux professionnels ou autres plateformes. Il est également nécessaire d’établir la forme de réponse des candidats (exemple : formulaire de candidature). Si cela a des effets bénéfiques, cette large diffusion a tendance à augmenter le temps de procédure d’embauche. Plus l’offre est diffusée plus il est possible de recevoir des centaines de candidatures. 

Une fois les candidatures reçues, l’étape du tri est la plus fastidieuse. Il est possible de procéder de la façon suivante :

  1. faire un tri des CV : les CV ne correspondant pas aux attentes sont rejetées ;
  2. effectuer un tri des lettres de motivation : il n’y pas vraiment de règles mais les candidats ayant un projet professionnel précis sont souvent appréciés.

A l’aide d’un tableau, il est possible de créer une colonne différente pour candidatures spontanées et les autres. Un tableau aide, tout au long du processus, à regrouper en temps réel toutes les informations recueillies des candidats avec CV et lettre de motivation etc.

De cette manière l’équipe de recrutement peut rapidement balayer l’ensemble des candidatures retenues et passer aux entretiens.

Des logiciels de suivi de recrutement peuvent également faciliter ce type de procédure.


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Un entretien téléphonique, ou non, peut être organisé pour une première approche avant l’entretien physique. Là encore la stratégie des recrutements n’est pas la même selon les entreprises. Certaines mettent en place, à la suite, des tests et des études de cas pour voir émerger les meilleurs talents.

Pour un suivi des candidatures optimisé, le tableau est un outil de recrutement vous permettant de voir rapidement les profils retenus. Le feedback des entretiens peut également être formalisé dans un tableau grâce à une assistance administrative.

Gérer l’évolution des entretiens grâce à un tableau de suivi

Pour une gestion des candidatures efficace, la mise en place d’un tableau collaboratif, type Google Sheets, facilite l’échange d’informations entre les chargés d’embauche. Les modifications et les commentaires sont rapidement communiqués entre l’équipe de recrutement. L’identification du bon candidat n’est pas une chose aisée. Le profil du candidat idéal peut ainsi être affiné au fil des entretiens de recrutement grâce à l’utilisation de tableaux partagés.

Exemple de tableau de suivi des candidatures sélectionnées :

suivi des embauches

L’intégration du nouvel embauché

Le processus d’embauche ne s’achève pas lorsque le candidat a répondu positivement à votre proposition d’embauche. Le recrutement se poursuit au moment de l’intégration. Afin que la nouvelle recrue s’adapte et se sente à l’aise dans son poste, il est important de planifier cette intégration.

L’organisation d’un parcours d’intégration est un processus efficace. En général ce parcours passe par la découverte de :

  • l’entreprise et les différentes équipes ;
  • l’équipe dont le nouvel arrivant fait partie : des journées d’observations peuvent être mises en place ;
  • la prise de connaissance de son poste et des outils.

Comment planifier efficacement l’intégration d’un nouveau salarié ?

Les étapes de cette phase peuvent être centralisées dans un tableau afin d’accueillir sereinement le nouveau ou la nouvelle salarié(e). Ce tableau répertorie toutes les démarches pour procéder à l’intégration : rédaction de la promesse d’embauche, achat de potentiels outils etc. Ces démarches administratives et organisationnelles peuvent être mise en place par une assistance administrative.

Exemple d’un tableau du suivi de l’embauche du nouveau salarié :

suivi embauche

Vous avez désormais les clés pour optimiser votre suivi de recrutement afin de réaliser une embauche efficace. Ce type de suivi ne vous permet pas forcément de recruter rapidement mais de mieux embaucher.


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