[Gestion administrative du personnel] Définition, outils & missions

Le chef de TPE ou PME est inéluctablement amené à fédérer et gérer un personnel. Il peut notamment s’agir de stagiaires, d’intérimaires ou de salariés sous contrats. Cependant, la gestion du personnel n’est pas un simple jeu.

C’est une activité chronophage dont la complexité conduit parfois certains chefs d’entreprise à opter pour l’externalisation de la gestion administrative du personnel. 

Il est donc important d’apprendre à maîtriser ce must afin de gagner en efficacité.

Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel est une fonction qui concerne les services des ressources humaines. La gestion du personnel est prise en charge par le responsable RH et par le service comptable pour tout ce qui concerne la gestion de la paie.

Afin de gérer le poste de gestionnaire administratif du personnel efficacement, il faut avoir une maîtrise du domaine des ressources humaines. Une connaissance approfondie de la législation de l’entreprises et de sa politique interne sont également nécessaires.

Quelles sont les composantes de la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel couvre plusieurs aspects :

• Les tâches administratives et légales à effectuer en respectant les échéances ;
• La création de valeur à travers chaque collaborateur ;
• La gestion des temps : absences, congés, arrêts maladie, etc. ;
• La gestion des études sociales et fiscales et juridiques ;
• La mise en place et le suivi des contrats et avenants aux contrats pour les employés ;
• Le suivi des formations continues et autres procédures administratives ;
• La gestion des dossiers individuels : C.V., diplômes, ROB, etc. ;
• La gestion et le calcul des salaires.

Quelle est la différence entre la gestion administrative du personnel et la gestion des Ressources Humaines ?

La gestion administrative du personnel et souvent confondue avec la gestion des ressources humaines. Il s’agit pourtant de deux concepts différents qui ne concernent pas du tout les mêmes actions RH.

La gestion des Ressources Humaines est un métier qui consiste à mettre en œuvre des méthodes pour favoriser l’écoute, la communication et le bien-être du personnel. C’est un processus qui met le bien-être des employés et des salariés au centre de ses préoccupations. Les RH mettent tout en œuvre pour augmenter la productivité des salariés et par conséquent celle de l’entreprise.

La gestion administrative du personnel concerne, quant à elle, toutes les tâches administratives nécessaires à la gestion des Ressources Humaines. La gestion administrative du personnel n’est donc qu’un moyen utilisé par la gestion des Ressources Humaines qui, elles, sont la finalité.

Quelle est l’importance de la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel est d’une importance cruciale pour la vie de l’entreprise que ce soit du côté de l’employeur ou du côté du salarié. Elle permet, en effet, de tracer le chemin à suivre afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise tout en respectant la législation et les textes de loi.

Une bonne gestion administrative du personnel offre un environnement favorable à la productivité des employés. Elle fait en sorte que le contrat signé entre les deux parties soit respecté.

La gestion administrative du personnel est une fonction indispensable pour l’entreprise et qui traite diverses problématiques, chacune aussi importante que l’autre :

• Veiller au respect du code du travail et des lois en vigueur ;
• Gérer les salaires et les cotisations ;
• Gérer les absences, les congés payés, les RTT, etc. ;
• Gérer les contrats de travail ;
• Analyser et étudier les coûts de : l’absentéisme, la maladie…

L’administration du personnel est une fonction RH qui requiert beaucoup d’attention, du temps et de l’investissement.

La gestion administrative et ses grands axes

Dans le monde du travail, la gestion administrative du personnel est également désignée par la gestion des salariés. Même si la définition du terme se veut explicite, cela reste néanmoins une responsabilité doublée d’une rigueur accrue.

Elle est prise en charge par le service des ressources humaines qui est souvent soutenu par le service financier. Cela permet de contrôler de façon efficace la paie. Techniquement, la gestion administrative du personnel, en tant que tâche managériale, consiste à assurer la direction :

• Des relations sociales entre employeur et employés ;
• Des occupations administratives et légales ;
• Des priorités stratégiques relatives au personnel des ressources humaines pour la création de richesse.

Les missions du responsable de l’administration du personnel

Le responsable de l’administration du personnel doit avoir le sens de l’adaptabilité. En réalité, sa mission est multiple. Parmi plusieurs autres tâches, il est appelé à :

• Gérer les contrats de travail ;
• Constituer les dossiers du personnel ;
• Gérer les dossiers du personnel  ;
• Rendre les dossiers du personnel conformes au RGPD ;
• Gérer les plannings, les congés payés, les maladies et accidents professionnels ainsi que les autres arrêts de travail ;
• Gérer les calculs liés au paiement des cotisations sociales ;
• Gérer les analyses juridiques (respect de la législation au travail via le Code du travail) et fiscales (le coût de l’absentéisme, de la maladie, du travail, etc.)

Il est assez fréquent de rencontrer des travailleurs sociaux qui confondent la gestion des ressources humaines et la gestion administrative du personnel.

De façon intrinsèque, il existe une différence majeure entre les deux formules. La première implique un rôle d’écoute attentive et de préconisation tandis que la deuxième s’investit dans un rôle radicalement administratif.

Quels outils et logiciels pour le suivi et la gestion administratifs du personnel ?

La gestion administrative du personnel : une maîtrise simplifiée par le SIRH

Pour bien gérer le service du personnel, il peut être indispensable de recourir à un outil spécifique. Cela se comprend aisément, car les différentes missions  évoquées plus haut prennent énormément d’énergie et de temps.

Le SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est donc une référence, car il propose une approche à la fois humaine et logistique. C’est un ensemble de logiciels modulables et flexibles qui facilitent l’automatisation des axes et missions qui reviennent au responsable RH. 

Dans la liste des SIRH les plus qualifiés, il y a principalement QuickMS, SIRH Eurécia, Services RH Online et Nicoka HR. Leur utilisation permet une gestion optimale du personnel avec un énorme gain de temps. Il faut toutefois retenir qu’il est nécessaire d’adapter le SIRH aux réalités de l’entreprise afin de profiter d’une utilisation qui n’affecte pas négativement la croissance de celle-ci.

Maîtriser la gestion administrative du personnel avec un SIRH qui fait gagner du temps

Le bon SIRH doit pouvoir offrir un gain de temps précieux à son utilisateur. Pour cela, il doit proposer une visibilité et une totale transparence à tous les acteurs qui animent la vie interne de l’entreprise.

En d’autres termes, il faut opter pour un SIRH dont tous les modules sont accessibles aux salariés. Cette méthode de travail responsabilise ces derniers qui peuvent désormais accéder et gérer certains dossiers administratifs. Il s’agit notamment :

• Des demandes de formation ;
• Des demandes de congés de travail ou de maternité ;
• Des demandes de remboursement de notes de frais, etc.

Par ricochet, le responsable des ressources humaines se voit décharger d’une kyrielle de missions de type basique. Le gain de temps devient effectif.

Maîtriser la gestion administrative du personnel avec un SIRH centré sur la vision stratégique

Le manque de vision stratégique est souvent reproché aux responsables RH. Toutefois, ce défaut résulte des logiciels de gestion administrative du personnel qui ne sont généralement pas en mesure de suggérer des actions pour conduire des objectifs.

Le SIRH vient apporter une solution à cette problématique avec des dashboards personnalisables qui permettent au moins de :

• Planifier des actions stratégiques ;
• Canaliser l’ensemble des données des processus de ressources humaines ;
• Exploiter les données dans le but de renforcer le tour de force de l’entreprise et par ricochet sa valeur ainsi que celle de ses salariés.

Avec un SIRH, il est possible de profiter d’un graphique en guise d’indicateur RH qui présente une vue d’ensemble de plusieurs faits. Parmi ces derniers, il y a par exemple l’indice d’absentéisme et le bilan social.

Comment améliorer le service de gestion administrative du personnel en entreprise ?

Pour améliorer la gestion administrative du personnel, suivez ces quelques conseils afin de mettre en place une stratégie efficace :

1. Automatisez les processus : utilisez des logiciels de gestion des ressources humaines pour automatiser les tâches administratives telles que la gestion des congés, la génération des contrats, la gestion des fiches de paie, etc. Cela permet de réduire les erreurs, d’accélérer les processus et de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
2. Centralisez les données : créez une base de données centralisée pour stocker toutes les informations relatives aux employés, y compris les coordonnées, les contrats, les évaluations de performance, etc. Une gestion efficace des données permet d’accéder rapidement aux informations pertinentes et de fluidifier le processus de gestion administrative ;
3. Utilisez des outils de communication internes : mettez en place des outils de communication internes tels que les intranets, les plateformes de messagerie instantanée ou les logiciels de collaboration. Cela facilite la communication entre les différents départements et permet de transmettre rapidement les informations importantes aux employés ;
4. Formez le personnel et les responsables : offrez des formations régulières sur les procédures administratives, les outils et les réglementations en vigueur. Cela permet aux employés de maîtriser les processus et aux responsables de mieux gérer les aspects administratifs du personnel ;
5. Simplifiez les procédures : identifiez les processus administratifs qui sont complexes ou chronophages et cherchez des moyens pour les simplifier. Révisez les procédures existantes pour les rendre plus efficaces et éliminez toute étape inutile ;
6. Encouragez l’utilisation de libre-service : mettez en place des systèmes de libre-service pour les employés, tels que des portails en ligne pour accéder à leurs propres informations, soumettre des demandes de congés, mettre à jour leurs données personnelles, etc. Cela réduit la charge de travail administrative et donne plus d’autonomie aux employés ;
7. Effectuez des évaluations régulières : évaluez régulièrement les processus de gestion administrative du personnel pour identifier les points d’amélioration et apporter les ajustements nécessaires. Recueillez les commentaires des employés et des responsables pour mieux comprendre les problèmes rencontrés et apporter des solutions.

En adoptant ces conseils, vous pourrez améliorer la gestion administrative du personnel, réduire les inefficacités et optimiser les processus. Cela contribuera à une meilleure organisation, à une productivité accrue et à la satisfaction des employés au sein de l’entreprise.

Gestion administrative du personnel : pourquoi penser à son externalisation à un gestionnaire Officéo ?

À divers égards, la gestion administrative du personnel est une activité qui exige plusieurs ressources techniques sans pour autant produire d’importants revenus. Pour se centrer sur son cœur d’activité afin d’accroitre son chiffre d’affaires, le chef d’entreprise peut décider de l’externaliser. 

L’externalisation de la gestion administrative des salariés permet ainsi de gagner du temps précieux à consacrer à des activités plus urgentes.

De plus, cette option réduit les dépenses de la société. Il n’est en réalité plus nécessaire de recruter un personnel, de le former et de l’installer avec les outils indispensables à la pratique de son activité. 

Lorsque le professionnel extérieur est bien choisi, il intervient avec des outils technologiques de dernière génération acquis avec ses propres fonds. Expérimenté et habitué aux problématiques des entreprises, il propose des solutions efficaces et rapides.

Il peut mettre en place une bonne automatisation de plusieurs processus dont la rédaction des annonces de recherche d’employés.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

TÉMOIGNAGE COMPLET

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