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[Gestion administrative du personnel] Le guide complet

Gestion administrative du personnel

Le chef de TPE ou PME est inéluctablement amené à fédérer et gérer un personnel. Il peut notamment s’agir de stagiaires, d’intérimaires ou de salariés sous contrats. Cependant, la gestion du personnel n’est pas un simple jeu.

C’est une activité chronophage dont la complexité conduit parfois certains chefs d’entreprise à opter pour l’externalisation de la gestion administrative du personnel. Il est donc important d’apprendre à maîtriser ce must afin de gagner en efficacité.

 

Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel est une fonction qui concerne les services des ressources humaines. La gestion administrative du personnel est prise en charge par le responsable RH et par le service comptable pour tout ce qui concerne la gestion de la paie.

La gestion administrative du personnel couvre plusieurs aspects :

  • Les tâches administratives et légales à effectuer en respectant les échéances ;
  • La création de valeur à travers chaque collaborateur ;
  • La gestion des absences, congés, arrêts maladie, etc. ;
  • La mise en place et le suivi des contrats pour les employés ;
  • Le suivi des formations ;
  • La gestion et le calcul des salaires.

Afin de gérer le poste de gestionnaire administratif du personnel efficacement, il faut avoir une maîtrise du domaine des ressources humaines. Une connaissance approfondie de la législation de l’entreprises et de sa politique interne sont également nécessaires.

Quelle est l’importance de la gestion administrative du personnel ?

La gestion administrative du personnel est d’une importance cruciale pour la vie de l’entreprise que ce soit du côté de l’employeur ou du côté du salarié. Elle permet, en effet, de tracer le chemin à suivre afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise tout en respectant la législation et les textes de loi.

Une bonne gestion administrative du personnel offre un environnement favorable à la productivité des employés. Elle fait en sorte que le contrat signé entre les deux parties soit respecté.

La gestion administrative du personnel est une fonction indispensable pour l’entreprise et qui traite diverses problématiques, chacune aussi importante que l’autre :

  • Veiller au respect du code du travail et des lois en vigueur ;
  • Gérer les salaires et les cotisations ;
  • Gérer les absences, les congés payés, les RTT, etc. ;
  • Gérer les contrats de travail ;
  • Analyser et étudier les coûts de : l’absentéisme, la maladie…

L’administration du personnel est une fonction RH qui requiert beaucoup d’attention, du temps et de l’investissement.

La gestion administrative et ses grands axes

Dans le monde du travail, la gestion administrative du personnel est également désignée par la gestion des salariés. Même si la définition du terme se veut explicite, cela reste néanmoins une responsabilité doublée d’une rigueur accrue.

Elle est prise en charge par le service des ressources humaines qui est souvent soutenu par le service financier. Cela permet de contrôler de façon efficace la paie. Techniquement, la gestion administrative du personnel, en tant que tâche managériale, consiste à assurer la direction :

  • Des relations sociales entre employeur et employés ;
  • Des occupations administratives et légales ;
  • Des priorités stratégiques relatives au personnel des ressources humaines pour la création de richesse.

Les missions du responsable de l’administration du personnel

Le responsable de l’administration du personnel doit avoir le sens de l’adaptabilité. En réalité, sa mission est multiple. Parmi plusieurs autres tâches, il est appelé à :

Il est assez fréquent de rencontrer des travailleurs sociaux qui confondent la gestion des ressources humaines et la gestion administrative du personnel.

De façon intrinsèque, il existe une différence majeure entre les deux formules. La première implique un rôle d’écoute attentive et de préconisation tandis que la deuxième s’investit dans un rôle radicalement administratif.

Quels outils pour la gestion administrative du personnel ?

Factorial

Il s’agit d’un logiciel très complet avec une interface simple et intuitive. Il est accessible à partir d’un ordinateur ou d’un mobile. Il permet un gain de temps non négligeable aux responsables RH afin qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier.

Ses fonctionnalités sont diverses :

  • Gestion des documents administratifs ;
  • Suivi des heures de travail ;
  • Gestion des signatures électroniques ;
  • Gestion des absences ;
  • Suivi des candidatures ;
  • Gestion des variables de paie ;
  • Onboarding des nouveaux employés ;
  • Création de l’organigramme de l’entreprise, etc.

Novrh 

Logiciel de gestion administrative qui répond aux besoins d’optimisation des processus RH tout en focalisant les compétences RH sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Ses fonctionnalités :

  • Self-attestations ;
  • Gestion de l’onboarding ;
  • Administratif RH ;
  • Gestion des dossiers des collaborateurs ;
  • Gestion de l’inaptitude…

Eurécia

Logiciel qui offre une solution complète de gestion des RH, facile à utiliser et à prendre en main.

Parmi ses fonctionnalités :

  • Administration du personnel ;
  • Mesure du bien-être des salariés et leurs performances ;
  • Gestion des talents, etc.

La gestion administrative du personnel : une maîtrise simplifiée par le SIRH

Pour bien gérer le service du personnel, il peut être indispensable de recourir à un outil spécifique. Cela se comprend aisément, car les différentes missions  évoquées plus haut prennent énormément d’énergie et de temps.

Le SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) est donc une référence, car il propose une approche à la fois humaine et logistique. C’est un ensemble de logiciels modulables et flexibles qui facilitent l’automatisation des axes et missions qui reviennent au responsable RH

Dans la liste des SIRH les plus qualifiés, il y a principalement QuickMS, SIRH Eurécia, Services RH Online et Nicoka HR. Leur utilisation permet une gestion optimale du personnel avec un énorme gain de temps. Il faut toutefois retenir qu’il est nécessaire d’adapter le SIRH aux réalités de l’entreprise afin de profiter d’une utilisation qui n’affecte pas négativement la croissance de celle-ci.

Maîtriser la gestion administrative du personnel avec un SIRH qui fait gagner du temps

Le bon SIRH doit pouvoir offrir un gain de temps précieux à son utilisateur. Pour cela, il doit proposer une visibilité et une totale transparence à tous les acteurs qui animent la vie interne de l’entreprise.

En d’autres termes, il faut opter pour un SIRH dont tous les modules sont accessibles aux salariés. Cette méthode de travail responsabilise ces derniers qui peuvent désormais accéder et gérer certains dossiers administratifs. Il s’agit notamment :

  • Des demandes de formation ;
  • Des demandes de congés de travail ou de maternité ;
  • Des demandes de remboursement de notes de frais, etc.

Par ricochet, le responsable des ressources humaines se voit décharger d’une kyrielle de missions de type basique. Le gain de temps devient effectif.

Maîtriser la gestion administrative du personnel avec un SIRH centré sur la vision stratégique

Le manque de vision stratégique est souvent reproché aux responsables RH. Toutefois, ce défaut résulte des logiciels de gestion administrative du personnel qui ne sont généralement pas en mesure de suggérer des actions pour conduire des objectifs.

Le SIRH vient apporter une solution à cette problématique avec des dashboards personnalisables qui permettent au moins de :

  • Planifier des actions stratégiques ;
  • Canaliser l’ensemble des données des processus de ressources humaines ;
  • Exploiter les données dans le but de renforcer le tour de force de l’entreprise et par ricochet sa valeur ainsi que celle de ses salariés.

Avec un SIRH, il est possible de profiter d’un graphique en guise d’indicateur RH qui présente une vue d’ensemble de plusieurs faits. Parmi ces derniers, il y a par exemple l’indice d’absentéisme et le bilan social.

Gestion administrative du personnel : pourquoi penser à son externalisation ?

À divers égards, la gestion administrative du personnel est une activité qui exige plusieurs ressources techniques sans pour autant produire d’importants revenus. Pour se centrer sur son cœur d’activité afin d’accroitre son chiffre d’affaires, le chef d’entreprise peut décider de l’externaliser. 

L’externalisation de la gestion administrative des salariés permet ainsi de gagner du temps précieux à consacrer à des activités plus urgentes.

De plus, cette option réduit les dépenses de la société. Il n’est en réalité plus nécessaire de recruter un personnel, de le former et de l’installer avec les outils indispensables à la pratique de son activité. 

Lorsque le professionnel extérieur est bien choisi, il intervient avec des outils technologiques de dernière génération acquis avec ses propres fonds. Expérimenté et habitué aux problématiques des entreprises, il propose des solutions efficaces et rapides.

Il peut mettre en place une bonne automatisation de plusieurs processus dont la rédaction des annonces de recherche d’employés.


Questions fréquentes

  • ❓ C’est quoi la gestion administrative du personnel ?

    La gestion administrative du personnel est une tâche assez complexe qui englobe diverses fonctions. Il s’agit d’une responsabilité à long terme indispensable à la vie de l’entreprise. Elle touche à divers aspects : contrats de travail, déclarations URSSAF, fiches de paie, suivi des formations, gestion des salaires, congés, absences, etc. La gestion administrative du personnel requiert la production de beaucoup de documents administratifs.

  • 💪 Quelle est la différence entre l’administration du personnel et la gestion du personnel ?

    La gestion du personnel est également appelée administration du personnel est un aspect administratif RH de la gestion des salariés. Il n’existe donc aucune différence entre l’administration du personnel et la gestion du personnel.

  • 💡 Quelles sont les missions de l’administration du personnel ?

    Le gestionnaire de l’administration du personnel s’occupe de différentes missions :
    • Gestion des absences, congés payés, maladies, etc. ;
    • Gestion des contrats de travail ;
    • Gestion des formations et formalités administratives ;
    • Gestion des dossiers du personnel et des dossiers contractuels ;
    • Gestion des aspects sociaux et fiscaux.

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