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[Dossier du personnel] Comment l’organiser ? : Tout savoir 

dossier du personnel

Le dossier du personnel est un ensemble de documents très important dans la bonne gestion des salariés d’une entreprise. 

Le service des ressources humaines l’utilise pour suivre la progression d’un employé. L’employeur ou l’auto entrepreneur a ainsi à portée de main toutes les informations personnelles et professionnelles chaque salarié à l’entreprise. 

Pour faciliter son utilisation, il doit avoir une structure bien définie et tous les documents doivent être à jour vis-à-vis de la loi.

 

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Définition du dossier du personnel

Le dossier du personnel sert pour l’entreprise et spécifiquement pour le service RH de suivre le fonctionnement d’un processus d’embauche d’un employé depuis le recrutement jusqu’à l’intégration de celui-ci et sa formation.

Le dossier du personnel n’est légalement pas obligatoire certes, mais il est nécessaire pour assurer la gestion et le suivi RH dans l’entreprise.

Le dossier du personnel désigne donc un ensemble de documents importants pour assurer un suivi et une bonne gestion interne des salariés. Un dossier du personnel permet au service RH de suivre la progression d’un employé durant différents processus :

  • Le recrutement ;
  • L’oboarding ;
  • L’offboarding ;
  • L’intégration du salarié dans l’entreprise ;
  • L’évaluation personnelle et professionnelle (les compétences du salarié) ;
  • La rémunération ;
  • La formation, etc.

Pour quelles raisons constituer un dossier du personnel ?

La constitution d’un dossier du personnel n’est pas une obligation légale mais c’est un outil qui s’avère très utile pour la gestion des ressources humaines.

Le dossier du personnel permet au responsable RH de vérifier la conformité du dossier et de rassembler toutes les informations et tous les documents personnels et légaux dans un même endroit. Cela permet également d’accéder rapidement et facilement à toutes informations nécessaires à la gestion du personnel comme les congés, les absences, les formations, etc.

Quand faut-il constituer un dossier du personnel ?

Pour des raisons d’organisation et de praticité, le dossier du personnel doit être constitué dès l’entrée du salarié dans l’entreprise.
La constitution du dossier du personnel n’est fixée par aucune règle en termes de temps. Ainsi, un dossier du personnel peut être constitué à n’importe quel moment durant la vie du salarié dans l’entreprise.

Quel est le contenu courant d’un dossier du personnel ?

La structuration d’un dossier du personnel est le moyen idéal pour optimiser la gestion des salariés. Pour cela, les documents sont subdivisés en plusieurs sous-dossiers ayant des mentions spécifiques.

Les documents personnels du salarié

Les informations relatives à la personne du salarié concernent tous les éléments que ce dernier a fournis au moment dans son dossier de demande d’emploi. Il y a principalement : 

  • La fiche individuelle de l’employé ;
  • Une copie de sa carte d’identité comme justificatif d’identité (son permis de travail s’il est étranger) ;
  • Un justificatif de domicile ou des quittances de loyer ;
  • Une copie de ses diplômes ;
  • Une copie de sa carte vitale en cours de validité.

Au cours de l’exécution de sa carrière, certains documents peuvent être exigés par le personnel chargé de la gestion des ressources humaines. Ce sont : 

  • Les documents de modification de la situation personnelle du salarié (actes de mariage, actes de naissances et certificat de scolarité des enfants, etc.) ;
  • Le renouvellement des documents de séjour pour le salarié étranger ;
  • Une copie des certifications de stage de formation professionnelle ;
  • Le certificat médical;
  • Le dossier de formation ;
  • Un avis d’invalidité ou de classement comme salarié handicapé.

Le contrat de travail 

Le contrat de travail est le document qui atteste l’engagement pris par l’employeur envers son employé. Il contient plusieurs clauses énumérant explicitement les conditions de travail et de rémunérations de celui-ci. Le dossier portant cette mention contient la lettre d’embauche et le ou les contrats d’embauche. En effet, au cas où le salarié signe plusieurs contrats de travail temporaires, le dossier doit tous les contenir. 

Durant le déroulement de la carrière, plusieurs autres documents complémentaires sont ajoutés. Ce sont : 

  • Les ajustements au contrat de travail initialement établi ;
  • Les lettres de demande de modification du contrat de travail ;
  • Les différents courriers échangés entre l’entreprise et le salarié à propos du contrat de travail ;
  • Les demandes de renégociation du salaire. 

Les sanctions disciplinaires 

Les décisions de licenciement sont souvent l’application d’une sanction disciplinaire. Contenues dans le dossier, l’employeur peut donc se servir de ces sanctions pour prendre des décisions selon la faute commise par le salarié. Au cas où certains incidents de cet ordre surviennent, il est important d’en garder des traces écrites :

  • Document d’observation ; 
  • Lettre d’avertissements ;
  • Convocation à l’entretien de moralisation ; 
  • Notification de la sanction appliquée ;
  • Échange de courrier entre l’entreprise et le salarié à ce sujet ;
  • Preuves de la sanction disciplinaire ;
  • Preuves de licenciement

Les absences 

Les justifications d’absences doivent également être conservées dans le dossier du personnel, quel que soit le motif. Pour cela, le service du personnel rh répertorie généralement : 

  • Les arrêts pour accident, maternité ou maladie professionnelle ;
  • Les déclarations effectuées en cas d’accident du travail ;
  • Les réponses de l’entreprise. 

Qui peut consulter les dossiers du personnel ?

Les informations regroupées dans un dossier du personnel sont classées comme étant sensibles et confidentielles car elles concernent des informations d’identité personnelle. Ainsi l’accès à ce type de dossiers et réglementé, certains utilisateurs uniquement ont la possibilité de le consulter.

Le dossier du personnel peut être consulté par :

  • L’employeur ;
  • Le responsable ou le service des ressources humaines ;
  • Le salarié concerné.

Quelles sont les obligations légales d’un dossier du personnel ?

Après signature du contrat de travail, la relation entre l’employer et l’entreprise est soumise à plusieurs obligations juridiques. Il y a ainsi une longue liste d’obligations légales aussi bien du côté de l’employeur que du salarié.

Les obligations de l’employeur 

Au moment de l’embauche, l’employeur est tenu d’informer ses salariés de toutes les conventions de l’entreprise. Il les informe également de l’établissement d’un dossier personnel nécessitant plusieurs données personnelles. Dans le cadre du traitement des données, il doit également faire en sorte de mettre ces documents à la portée de ses futurs salariés au besoin. En tant que salarié d’une société, vous pouvez consulter votre dossier, y faire des modifications ou supprimer des éléments. La demande de consultation est à envoyer au personnel chargé du traitement du dossier personnel. 

L’employeur est tenu de la protection des données contenues dans le dossier de chaque salarié. L’employé lui-même doit éviter toute communication de son dossier.

Ensuite, il faut mettre en place un règlement intérieur et le mettre régulièrement à jour. À partir de 20 salariés, le règlement intérieur devient obligatoire dans les entreprises. Enfin, l’employeur doit détenir les fiches médicales de chacun de ses collaborateurs. Lors de la visite périodique des travailleurs chez le médecin de travail, ce dernier est tenu d’établir une fiche médicale. Ces documents peuvent faire objet d’inspection à n’importe quel moment. 

Liste des registres à tenir 

Bien que la tenue de certains registres ne soit pas obligatoire, il est important de les réaliser afin d’assurer une bonne gestion. Parmi les plus importants à conserver dans le dossier du personnel, il y a : 

  • Le registre unique du personnel ; 
  • Les dossiers contenant les conventions de stage ;
  • Le registre des délégués du personnel ; 
  • Les dossiers du travail par équipe ; 
  • Le registre des repos hebdomadaires particuliers.

Le registre unique du personnel est utilisé pour l’inscription de façon définitive de l’ensemble des données. Aucune modification ne doit manifestement être autorisée dans ce document. La durée de conservation de ces données est proportionnelle à la durée du contrat de travail.

Le registre des conventions de stage est tenu par les entreprises qui reçoivent des stagiaires. Les données collectées dans le cadre de l’établissement de ce dossier doivent être séparées du registre unique du personnel.

Le registre des délégués du personnel permet de répertorier toutes les demandes des délégués accompagnées des réponses de l’employeur.

Le registre du travail par équipe est tenu pour lister les horaires des salariés en cas de travail en équipe. Les employés ont un droit d’accès aux documents de ce registre.

Le registre des repos hebdomadaires particuliers liste les jours de repos ou de congés accordés par l’entreprise. 

Tenir ces différents registres permet de gérer efficacement des données relatives aux salariés. Le contenu du dossier permet une gestion administrative plus rapide et fluide des employés.   

Le dossier du personnel est un outil d’optimisation et de gestion des salariés d’une entreprise. Les données collectées sont toutefois à conserver et traiter selon une politique de confidentialité suivant les normes en vigueur. En tant qu’employé, vous pouvez faire usage de votre droit d’opposition quant à l’usage des données dans certaines situations.

Quelles sont les informations à ne pas mettre dans un dossier du personnel ?

Le dossier du personnel sert à identifier plus facilement un employé dans une entreprise mais il ne doit aucunement discriminer les salariés.

Ainsi, certaines mentions sont à bannir complètement du dossier du personnel.

Les informations discriminatoires

La date d’entrée sur le territoire français pour les étrangers, les origines raciales, les orientations et les préférences sexuelles, les croyances religieuses, les opinions politiques, la date de naturalisation, etc.

Les données qui appartiennent à un fichage personnel

Les informations sur l’historique des adresses, les informations sur le milieu familial, toute remarque personnelle qui qualifie le salarié, les données liées aux condamnations judiciaires, etc.

La dématérialisation du dossier du personnel

Le dossier du personnel sous format papier doit être régulièrement mis à jour et trié. L’organisation, le classement et l’archivage nécessitent un temps non négligeable, d’où l’intérêt de la dématérialisation du dossier du personnel. Les responsables RH considèrent la numérisation des documents comme une libération d’une charge de travail très importante.

La dématérialisation permet en effet une gestion plus efficace et plus rapide mais aussi et surtout un gain de temps et de productivité. Les responsables RH peuvent ainsi se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée et être plus à l’écoute de leurs collaborateurs.

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En résumé

  • ❓ C’est quoi un dossier du personnel ?

    Le dossier du personnel est un outil utilisé par le service des ressources humaines. Il permet de suivre chaque salarié du personnel de manière personnalisée. Il existe deux manières pour le conserver : soit en format électronique ou en format papier.

  • 💪 Comment organiser un dossier du personnel ?

    Vous pouvez choisir entre différentes méthodes pour organiser un dossier du personnel. Vous avez le choix de les ranger par ordre alphabétique, par département, par entité, ou par fonction.

  • 💡 Quels documents peut contenir un dossier de salarié ?

    Les documents composant le dossier du personnel sont classés en sous-dossiers qui comportent différentes mentions :
    • Les documents personnels du salarié (fiche individuelle, copie de sa pièce d’identité, justificatif de domicile, etc.) ;
    • Le contrat de travail ;
    • Les sanctions disciplinaires ;
    • Les absences.


Pour aller plus loin sur le dossier sur personnel

Pour aller plus loin sur les contrats de travail possible

  • Le stage ;
  • Le Chèque Emploi Service Universel (CESU) ;
  • Le chèque-Emploi Associatif (CEA) ;
  • Le contrat vendanges ;
  • Le contrat saisonnier ;
  • Le travail intermittent ;
  • Le CDI ;
  • Le CDD senior ;
  • Le CDD multi-remplacement ;
  • Le CDD à objet défini ;
  • Le contrat de travail à temps partiel ;
  • Le CDD classique ;
  • Le CDD joueur professionnel ;
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