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Tout savoir sur la gestion des documents administratifs du personnel

Le dossier du personnel ou le dossier du salarié est un ensemble de documents très important dans la bonne gestion des salariés d’une entreprise. 

Le service des ressources humaines l’utilise pour suivre la progression d’un employé. L’employeur ou l’auto entrepreneur a ainsi à portée de main toutes les informations personnelles et professionnelles chaque salarié à l’entreprise. 

Pour faciliter son utilisation, il doit avoir une structure bien définie et tous les documents doivent être à jour vis-à-vis de la loi.

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Qu’est-ce que le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel est une tâche RH qui peut être réalisée par les assistants RH qui peuvent se faire aider par des logiciels de gestion du personnel. Le dossier du personnel sert pour l’entreprise et spécifiquement pour le service RH de suivre le fonctionnement d’un processus d’embauche d’un employé depuis le recrutement jusqu’à l’intégration de celui-ci et sa formation.

Le dossier du personnel (aussi appelé dossier du salarié) l n’est légalement pas obligatoire certes, mais il est nécessaire pour assurer la gestion et le suivi RH dans l’entreprise.

Le dossier du personnel désigne donc un ensemble de documents importants pour assurer un suivi et une bonne gestion interne des salariés. Un dossier du personnel permet au service RH de suivre la progression d’un employé durant différents processus :

• Le recrutement ;
• L’onboarding ;
• L’offboarding ;
• L’intégration du salarié dans l’entreprise ;
• L’évaluation personnelle et professionnelle (les compétences du salarié) ;
• La rémunération ;
• La formation, etc.

Pour quelles raisons la constitution d’un dossier rh du personnel est nécessaire ?

La constitution d’un dossier du salarié n’est pas une obligation légale mais c’est un outil qui s’avère très utile pour la gestion des ressources humaines.

Le dossier du personnel permet au responsable RH de vérifier la conformité du dossier et de rassembler toutes les informations et tous les documents personnels et légaux dans un même endroit. Cela permet également d’accéder rapidement et facilement à toutes informations nécessaires à la gestion du personnel comme les congés, les absences, les formations, etc.

Quand faut-il constituer un dossier du personnel ?

Pour des raisons d’organisation et de praticité, le dossier du personnel doit être constitué dès l’entrée du salarié dans l’entreprise.
La constitution du dossier du salarié n’est fixée par aucune règle en termes de temps. Ainsi, un dossier du personnel peut être constitué à n’importe quel moment durant la vie du salarié dans l’entreprise.

Quel est le contenu courant d’un dossier du salarié ?

La structuration d’un dossier du personnel est le moyen idéal pour optimiser la gestion des salariés. Pour cela, les documents sont subdivisés en plusieurs sous-dossiers ayant des mentions spécifiques.

Les documents personnels du salarié

Les informations relatives à la personne du salarié concernent tous les éléments que ce dernier a fournis au moment dans son dossier de demande d’emploi. Il y a principalement : 

• La fiche individuelle de l’employé ;
• Une copie de sa carte d’identité comme justificatif d’identité (son permis de travail s’il est étranger) ;
• Un justificatif de domicile ou des quittances de loyer ;
• Une copie de ses diplômes ;
• Une copie de sa carte vitale en cours de validité.

Au cours de l’exécution de sa carrière, certains documents peuvent être exigés par le personnel chargé de la gestion des ressources humaines. Ce sont : 

• Les documents de modification de la situation personnelle du salarié (actes de mariage, actes de naissances (date et lieu de naissance) et certificat de scolarité des enfants, etc.) ;
• Le renouvellement des documents de séjour pour le salarié étranger ;
• Une copie des certifications de stage de formation professionnelle ;
• Le certificat médical;
• Le dossier de formation ;
• Un avis d’invalidité ou de classement comme salarié handicapé.

Le contrat de travail 

Le contrat de travail est le document qui atteste l’engagement pris par l’employeur envers son employé. Il contient plusieurs clauses énumérant explicitement les conditions de travail et de rémunérations de celui-ci. Le dossier portant cette mention contient la lettre d’embauche et le ou les contrats d’embauche. En effet, au cas où le salarié signe plusieurs contrats de travail temporaires, le dossier doit tous les contenir. 

Durant le déroulement de la carrière, plusieurs autres documents complémentaires sont ajoutés. Ce sont : 

• Les ajustements au contrat de travail initialement établi ;
• Les lettres de demande de modification du contrat de travail ;
• Les différents courriers échangés entre l’entreprise et le salarié à propos du contrat de travail ;
• Les demandes de renégociation du salaire. 

Les sanctions disciplinaires 

Les décisions de licenciement sont souvent l’application d’une sanction disciplinaire. Contenues dans le dossier, l’employeur peut donc se servir de ces sanctions pour prendre des décisions selon la faute commise par le salarié. Au cas où certains incidents de cet ordre surviennent, il est important d’en garder des traces écrites :

• Document d’observation ; 
• Lettre d’avertissements ;
• Convocation à l’entretien de moralisation ; 
• Notification de la sanction appliquée ;
• Échange de courrier entre l’entreprise et le salarié à ce sujet ;
• Preuves de la sanction disciplinaire ;
• Preuves de licenciement. 

Les absences 

Les justifications d’absences doivent également être conservées dans le dossier du personnel, quel que soit le motif. Pour cela, le service du personnel rh répertorie généralement : 

• Les arrêts pour accident, maternité ou maladie professionnelle ;
• Les déclarations effectuées en cas d’accident du travail ;
• Les réponses de l’entreprise. 

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Qui a accès et peut consulter les dossiers du personnel ?

Les informations regroupées dans un dossier du salarié sont classées comme étant sensibles et confidentielles car elles concernent des informations d’identité personnelle. Ainsi l’accès à ce type de dossiers et réglementé, certains utilisateurs uniquement ont la possibilité de le consulter.

Le dossier du personnel peut être consulté par :

• L’employeur ;
• Le responsable ou le service des ressources humaines ;
• Le salarié concerné.

Quelles sont les obligations légales d’un dossier du personnel ?

Après signature du contrat de travail, la relation entre l’employer et l’entreprise est soumise à plusieurs obligations juridiques. Il y a ainsi une longue liste d’obligations légales aussi bien du côté de l’employeur que du salarié.

Les obligations de l’employeur 

Au moment de l’embauche, l’employeur est tenu d’informer ses salariés de toutes les conventions de l’entreprise. Il les informe également de l’établissement d’un dossier personnel nécessitant plusieurs données personnelles. Dans le cadre du traitement des données, il doit également faire en sorte de mettre ces documents à la portée de ses futurs salariés au besoin. En tant que salarié d’une société, vous pouvez consulter votre dossier, y faire des modifications ou supprimer des éléments. La demande de consultation est à envoyer au personnel chargé du traitement du dossier du salarié. 

L’employeur est tenu de la protection des données contenues dans le dossier de chaque salarié. L’employé lui-même doit éviter toute communication de son dossier.

Ensuite, il faut mettre en place un règlement intérieur et le mettre régulièrement à jour. À partir de 20 salariés, le règlement intérieur devient obligatoire dans les entreprises. Enfin, l’employeur doit détenir les fiches médicales de chacun de ses collaborateurs. Lors de la visite périodique des travailleurs chez le médecin de travail, ce dernier est tenu d’établir une fiche médicale. Ces documents peuvent faire objet d’inspection à n’importe quel moment. 

Liste des registres à tenir 

Bien que la tenue de certains registres ne soit pas obligatoire, il est important de les réaliser afin d’assurer une bonne gestion. Parmi les plus importants à conserver dans le dossier du personnel, il y a : 

• Le registre unique du personnel ; 
• Les dossiers contenant les conventions de stage ;
• Le registre des délégués du personnel ; 
• Les dossiers du travail par équipe ; 
• Le registre des repos hebdomadaires particuliers.

Le registre unique du personnel est utilisé pour l’inscription de façon définitive de l’ensemble des données. Aucune modification ne doit manifestement être autorisée dans ce document. La durée de conservation de ces données est proportionnelle à la durée du contrat de travail.

Le registre des conventions de stage est tenu par les entreprises qui reçoivent des stagiaires. Les données collectées dans le cadre de l’établissement de ce dossier doivent être séparées du registre unique du personnel.

Le registre des délégués du personnel permet de répertorier toutes les demandes des délégués accompagnées des réponses de l’employeur.

Le registre du travail par équipe est tenu pour lister les horaires des salariés en cas de travail en équipe. Les employés ont un droit d’accès aux documents de ce registre.

Le registre des repos hebdomadaires particuliers liste les jours de repos ou de congés accordés par l’entreprise. 

Tenir ces différents registres permet de gérer efficacement des données relatives aux salariés. Le contenu du dossier permet une gestion administrative plus rapide et fluide des employés.   

Le dossier du personnel est un outil d’optimisation et de gestion des salariés d’une entreprise. Les données collectées sont toutefois à conserver et traiter selon une politique de confidentialité suivant les normes en vigueur. En tant qu’employé, vous pouvez faire usage de votre droit d’opposition quant à l’usage des données dans certaines situations.

Quelles sont les informations à ne pas mettre dans un dossier du personnel ?

Le dossier du personnel sert à identifier plus facilement un employé dans une entreprise mais il ne doit aucunement discriminer les salariés.

Ainsi, certaines mentions sont à bannir complètement du dossier du personnel.

Les informations discriminatoires

La date d’entrée sur le territoire français pour les étrangers, les origines ethniques ou raciales, les orientations et les préférences sexuelles, les croyances religieuses, les opinions politiques, la date de naturalisation, etc.

Les données qui appartiennent à un fichage personnel

Les informations sur l’historique des adresses, les informations sur le milieu familial, toute remarque personnelle qui qualifie le salarié, les données liées aux condamnations judiciaires, etc.

Les registres à mettre à jour pour la bonne tenue du dossier du salarié

• Registre unique du personnel

Pas d’obligation de forme mais les informations doivent être inscrites de sorte qu’elles ne puissent pas être supprimées. Le registre unique du personnel veille à ce que le travail soit déclaré, ainsi aucune modification ne doit être possible ni autorisée et les fichiers Excel ne sont pas acceptés.

• Registre des délégués du personnel

La rédaction de compte-rendu des réunions par les délégués du personnel n’est pas imposée par la loi. Cependant, il est important de tenir un registre qui liste les demandes des délégués et les réponses de l’employeur.

• Registre des accidents bénins non déclarés

Le registre des accidents bénins non déclarés sert à répertorier les accidents qui n’entraînent ni soins, ni arrêt de travail et aucune prise en charge par la Sécurité sociale. C’est la CPAM qui fournit ce registre qui dispense de la déclaration d’accident auprès de la caisse.

• Registre des conventions de stage

Si l’entreprise accueille des stagiaires, elle doit tenir et mettre à jour un registre dédié « registre des conventions de stage », ce dernier est séparé du registre unique du personnel.

• Registre des repos hebdomadaires particuliers

Un registre des repos hebdomadaires particuliers doit être tenu si l’entreprise attribue des jours de repos hebdomadaires par roulement par exemple. Ce registre sert à répertorier les jours de repos pris par les employés.

• Registre du travail par équipe

Si les employés d’une entreprise travaillent par équipe en relais ou en équipes successives, il est important pour l’entreprise de tenir un registre qui indique les horaires et les salariés qui font partie de ces équipes. Le registre du travail par équipe doit être mis à jour très régulièrement.

La dématérialisation du dossier du personnel : quels avantages et inconvénients ?

Le dossier du salarié sous format papier doit être régulièrement mis à jour et trié. L’organisation, le classement et l’archivage nécessitent un temps non négligeable, d’où l’intérêt de la dématérialisation du dossier du personnel.

Les avantages de la dématérialisation

Les responsables RH considèrent la numérisation des documents comme une libération d’une charge de travail très importante.

La dématérialisation permet en effet une gestion plus efficace et plus rapide mais aussi et surtout un gain de temps et de productivité. Les responsables RH peuvent ainsi se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée et être plus à l’écoute de leurs collaborateurs.

Les inconvénients de la dématérialisation

Malgré ses nombreux avantages, la dématérialisation soulèvent quelques points de vigilance.

Avant de décider de digitaliser ou de dématérialiser ses documents, il faudrait prendre en compte un point très important qui concerne la sécurité des données. Il est nécessaire également de faire une étude régoureuse avant la dématérialisation, cela afin de sécuriser vos process.

Par ailleurs, pensez à faire une formation en interne, à faciliter la communication et à préparer votre stratégie de conduite de changement pour mener à bien ce projet.

Officéo vous propose une solution flexible, rapide et sans embauche pour la dématérialisation du dossier du personnel et de vos documents administratifs.

Quand et comment effectuer le classement et l’archivage d’un dossier du personnel ?

L’archivage d’un dossier du personnel intervient de manière générale au départ du salarié de l’entreprise. A noter que l’archivage ne signifie pas une suppression des données.

De nombreux documents  du dossier du personnel doivent être conservés pendant une certaine période même après le départ du salarié.

Parmi les documents à conserver, on retrouve :

• Les contrats de travail à conserver 5 ans après le départ du salarié ;
• Les bulletins de paie à conserver pendant 5 ans ou un peu plus longtemps ;
• Les feuilles de pointages et les relevés d’heures à garder pendant 3 ans ;
• Le dossier AT à conserver 5 ans après l’avis de consolidation du médecin.

Il existe deux types d’archivage : l’archivage numérique qui se fait via des logiciels et l’archivage papier qui est très simple à faire et consiste à ranger les documents et les dossiers dans des armoires dédiées.

Le stockage papier ou la numérisation des dossiers du personnel

Les avantages du stockage papier des dossiers du personnel

Le stockage papier n’est plus trop utilisé aujourd’hui, néanmoins celui-ci présente encore des avantages comme :

• Avoir une vue d’ensemble sur les demandes et les consultations des dossiers ;
• Eliminer tout risque de perte ou de piratage.

Les inconvénients du stockage papier des dossiers du personnel

• Gestion des lourdeurs administratives ;
• Besoin d’un espace de stockage dédié ;
• Capacité de stockage limitée ;
• Mise à jour et recherches d’informations longues et lentes.

Comment gérer la mise à jour des dossiers du personnel ?

Les dossiers du personnel doivent être tenus à jour régulièrement. Les mises à jour numériques ou papiers doivent être faites sur la base d’un justificatif.

Les anciens justificatis doivent être conservés selon les éléments et le type d’informations à mettre à jour.

Dans quelles mesures le dossier du personnel est utile à d’autres organismes ?

Le dossier du personnel est un ensemble de documents qui contient des informations sur les employés d’une entreprise. Certaines de ces informations peuvent être partagées avec des organisations extérieures, comme Pôle emploi ou un nouvel employeur, pour différentes raisons.

Lorsque quelqu’un cherche un nouvel emploi, certaines informations de son dossier du personnel peuvent être utiles pour créer rapidement un nouveau dossier chez Pôle emploi. De même, lorsque quelqu’un commence à travailler pour une nouvelle entreprise, certaines informations de son dossier du personnel précédent peuvent être transmises à son nouvel employeur pour l’aider à mieux comprendre ses compétences et son expérience.

Cependant, il est important de noter que la plupart des informations dans le dossier du personnel restent confidentielles. Elles sont principalement utilisées par l’entreprise pour gérer ses employés de manière efficace, comme suivre leur formation, résoudre des problèmes au travail, ou proposer des formations spécifiques. 

Mais il y a un équilibre délicat à maintenir, car conserver trop d’informations personnelles peut inquiéter les employés. De plus, il est essentiel de respecter les règles de protection des données pour éviter toute violation de la vie privée des employés. L’entreprise doit être prête à montrer le dossier du personnel à un employé sur simple demande, conformément à la loi.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

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