GESTION DU PERSONNEL ➤ Bonnes pratiques et enjeux ⭐

La gestion du personnel englobe divers aspects tels que le recrutement, la formation, la gestion des performances, la rémunération, le développement professionnel, la communication interne, la résolution des conflits, et le respect des réglementations du travail. L’objectif principal de la gestion du personnel est d’optimiser le potentiel des employés, de les motiver et de garantir leur bien-être au travail.

[VIDÉO] La gestion du personnel expliquée en deux minutes !

 

La gestion du personnel consiste à prendre la direction du personnel, c’est-à-dire gérer les tâches administratives nécessaires pour bonne gestion des ressources humaines en entreprise. C’est l’une des missions principales de la fonction RH qui traite l’ensemble des tâches administratives, légales et obligatoires.

Le personnel d’une entreprise est une ressource très importante dans sa quête de réussite. Il est ainsi nécessaire aux dirigeants de mettre en place un système efficace pour assurer la gestion adéquate du personnel. Dans la plupart des cas, cette gestion se fera directement au sein de l’entreprise par un professionnel recruté à cet effet.

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C’est quoi la gestion administrative du personnel ?  Définition

La gestion du personnel est l’une des activités les plus importantes et communes à toutes les entreprises. Le chargé du personnel s’occupe donc de l’ensemble des procédés, procédures et méthodes mises en œuvre pour suivre et accompagner le travail de chaque salarié de la société. Ce travail de gestion consiste généralement, à gérer les ressources humaines (DRH) de l’entreprise. Il a pour objectif d’augmenter de gérer l’ensemble des données ainsi que la productivité de l’entreprise et par conséquent sa croissance.

Très souvent, c’est le responsable du personnel qui se charge des processus métiers et de la gestion du personnel et travaille avec le service comptable. Le responsable du personnel se charge, dès le recrutement d’un nouveau collaborateur, de préparer les documents nécessaires à l’embauche. Il suit, par ailleurs, l’activité, les absences, les congés, le temps de travail, etc.

La gestion du personnel est une mission relative à la partie réglementaire et juridique. Le gestionnaire du personnel a également pour mission de garantir le respect de la législation et des réglementations sociales comme la gestion des conflits, le respect du code de travail, etc.

Son rôle consiste aussi à maintenir des relations pérennes avec les différents organismes comme l’URSSAF, la mutuelle, etc. La gestion du personnel possède plusieurs responsabilités liées au service RH et à l’administration qui sont nécessaires à la vie d’une entreprise.

La gestion du personnel a pour objectif de centraliser et administrer efficacement tous les processus concernant la relation entre l’employé et l’entreprise.

Ainsi, gestion du personnel et gestion des ressources humaines ont tous deux pour finalité de mieux gérer les ressources humaines de l’entreprise, d’augmenter l’efficacité et la productivité des employés et, par conséquent, d’améliorer la performance de l’entreprise.

Quelle est la différence entre la gestion du personnel et l’administration du personnel ?

Trop souvent dans le langage courant, on parle de gestion du personnel et d’administration du personnel. S’agit-il de deux notions distinctes et quelle est la différence entre elles ?

La gestion du personnel consiste à gérer le quotidien des salariés efficacement. Les missions de la gestion du personnel concernent : le paiement, l’administration, le respect et la réponse aux obligations légales, etc. Ces missions relèvent de la gestion des ressources humaines.

L’administration du personnel renvoie également à l’ensemble des tâches administratives nécessaires à la gestion des ressources humaines. 

Ainsi, on peut affirmer que la gestion du personnel et l’administration du personnel sont bel est bien à un même aspect RH de la meilleure gestion des salariés. Il n’existe donc aucune différence entre ces deux notions.

Quelles sont les missions et tâches du service de gestion du personnel ?

La gestion du personnel regroupe 4 missions fondamentales qui sont : la gestion des postes, l’administration du personnel, la communication et la mise en place d’un cadre de travail idéal.

• La gestion des postes de travail

Cette mission consiste à s’occuper, d’abord, de l’intégration des travailleurs aux moments opportuns. La DRH suit les profils des salariés, décide quand il faut procéder à de nouveaux recrutements, des mutations ou promotions sur la base des performances individuelles. Ensuite, elle s’occupe de la rémunération des travailleurs sur la base d’une grille salariale bien définie. Enfin, la DRH s’occupe de la formation et de la remise à niveau des salariés.

• L’administration du personnel

Ici, il s’agit de réaliser un suivi individuel des employés et de contrôler leurs activités. Cela consiste également à veiller sur l’application correcte des lois relatives aux travailleurs au sein de l’entreprise. Des primes salariales et autres moyens sont aussi utilisés pour décupler la motivation et l’intéressement des travailleurs.

• La communication

La DRH dirige les opérations liées à la communication d’entreprise en définissant les meilleurs canaux de communication interne et externe. Elle s’occupe également de l’élaboration des messages à diffuser en interne et définit ceux qui sont destinés à l’extérieur. Enfin, elle établit, chaque année, le bilan social de l’entreprise.

• La mise en place d’un cadre de travail idéal

Ici, l’administrateur du personnel veille à ce que les travailleurs évoluent dans un environnement équitable, sécuritaire et hygiénique. Le lieu de travail des employés doit également comporter le confort et le matériel nécessaires à de bons rendements individuels et à la performance globale de l’entreprise.

• Le recrutement

Cette mission consiste à traiter des candidatures, organiser des entretiens et rédiger des contrats de travail.

• La formation et le suivi des carrières

L’administration du personnel gère également les formations du personnel. Les tâches consistent à identifier les besoins des employés et de l’entreprise, gérer les demandes de formations et organiser les sessions de formations. Elle s’occupe également de la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC).

• Le paiement des salaires et d’autres obligations

Le paiement des salaires génère plusieurs tâches qui consistent à calculer les rémunérations, remettre les bulletins de paie et gérer les déclarations sociales nominatives. Il s’agit également de gérer les déclarations d’accidents du travail ou maladie  ainsi que de traiter les demandes d’absences ou de congés. 

• Les outils informatiques professionnels

L’administration du personnel met à disposition du  personnel des guides et des outils et leur permet l’accès aux applications et réseaux, ainsi qu’au matériel de sécurité.

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Quels sont les enjeux de la gestion du personnel pour une entreprise ?

L’environnement de travail de l’entreprise est sans cesse modifié par des facteurs internes et externes. Parmi les nombreux enjeux de gestion du personnel qui en découlent, il y a le recrutement, l’emploi du temps, la satisfaction des travailleurs et la formation. 

Le recrutement

L’un des grands enjeux de la gestion du personnel est de trouver la perle rare, le meilleur employé pour un poste donné. Pour cela, l’administrateur du personnel doit comprendre le poste auquel l’employé est recherché ainsi que les atouts nécessaires à ce poste afin de dénicher le profil idéal. 

L’emploi du temps

Le travail en entreprise évolue sans cesse. Ces dernières années, le télétravail ainsi que le travail nomade gagnent du terrain. Pour une bonne gestion du personnel, le gestionnaire du personnel doit intégrer ces nouvelles méthodes de travail et comprendre leur fonctionnement pour élaborer de meilleurs horaires et plans de travail.

La satisfaction des travailleurs

L’entreprise, par le gestionnaire du personnel, doit offrir aux travailleurs un cadre de travail sécurisé, sans dangers liés à la cohabitation avec les autres individus, les machines ou aux autres éléments du site de travail. 

De plus, afin d’obtenir le niveau de productivité souhaité, il est important d’offrir un cadre confortable et des outils de motivation à l’employé. Cela peut passer par des primes salariales ou des reconnaissances publiques.

La formation

Afin de survivre sur le marché, l’entreprise doit se charger de former tous ses employés aux méthodes et procédés les plus actuels ou futuristes de leurs domaines de travail. Un recyclage doit être réalisé de façon régulière. De plus, une culture d’apprentissage continu doit être inculquée. Cela permettra à l’entreprise d’être toujours en phase ou en avance sur les concurrents.

Comment améliorer la gestion du personnel et par conséquent la gestion des RH ?

Il est possible de maîtriser et d’optimiser davantage sa gestion administrative du personnel en apportant une attention particulière à deux points :

• Actualiser et mettre à jour ses connaissances sur le droit du travail

La gestion administrative du personnel est essentielle dans toute gestion d’entreprise. Cette mission requiert d’être à jour sur le droit du travail et les changements réglementaires. Une veille régulière est nécessaire pour le responsable afin d’actualiser ses informations vis-à-vis :

• De l’actualité ;
• Des évolutions sociales ;
• Du droit du travail ;
• Des évolutions techniques.

• Utiliser des outils d’automatisation

Pour aider le service RH dans la gestion administrative du personnel, il existe des outils et logiciels RH comme les ERP pour l’automatisation des tâches pour permettre un gain de temps et d’efficacité.

En effet, un outil d’automatisation permet de simplifier la gestion des tâches administratives et RH comme :

• La gestion de la paie ;
• La gestion des congés ;
• La gestion des notes de frais ;
• Le suivi des temps, etc.

Un outil peut, par ailleurs, permettre aux collaborateurs un accès à leurs données et leur simplifier leur consultation. Le reporting est une des fonctionnalités de l’outil à ne pas négliger.

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Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des plannings du personnel ?

La gestion du personnel est un travail qui demande de maîtriser un grand nombre voire tous les aspects du fonctionnement de l’entreprise et tout ce qui l’entoure. Utiliser un logiciel pour assurer ce travail permet de nombreux avantages dont :

Gain de temps

Avec un logiciel de gestion du personnel, il est possible d’automatiser plusieurs processus dont la mise à jour de la base de données des travailleurs et l’envoi de courriers. On peut également planifier les activités et suivre leur évolution au niveau de chaque travailleur. Les congés, les licenciements et le suivi des absences peuvent être également réalisés via le logiciel.

Efficacité

Le logiciel de gestion du personnel peut également faciliter l’évaluation de la performance de l’entreprise en présentant les indicateurs nécessaires à cela. On peut également évaluer le niveau d’implication de chaque travailleur grâce à ses données. Ces indicateurs permettront d’agir sur les postes de travail ou les travailleurs adéquats afin d’améliorer la productivité de l’entreprise.

Toutefois, l’usage d’un logiciel de gestion du personnel ne réduit pas toujours la charge de travail liée à cette tâche. Pour vous concentrer sur votre cœur de métier et réaliser un gain de temps et d’énergie, vous pouvez externaliser la gestion administrative de votre personnel à un prestataire de service expert tel qu’Officéo.

Liste de quelques logiciels de gestion du personnel et gestion des ressources humaines

Il existe sur le marché, de nombreux logiciels de la gestion du personnel. Voici une liste non exhaustive de quelques uns, gratuit et payant.

Logiciel de gestion du personnel gratuit

• TeamDeck
  Logiciel qui permet de conclure rapidement vos projets tout en conservant une équipe opérationnelle. Il permet également d’organiser les plannings de travail et de congés tout en ayant un bon suivi et une bonne gestion du temps. Vous pouvez profiter de ce logiciel gratuitement, avec une limite de 6 utilisateurs.
• Zenefits
  Ce logiciel permet une bonne gestion du personnel grâce à l’automatisation des tâches. Totalement libre d’accès, il est personnalisable pour répondre au mieux à vos besoins RH.
• Sentrifugo
  Sentrifugo est un logiciel adapté pour les petites et moyennes entreprises. Il met à la disposition du gestionnaire administratif plusieurs modules liés au traitement des ressources humaines. Totalement collaboratif, il permet aux différents utilisateurs d’agir sur le dossier du personnel en fonction de leur rôle.

Logiciel de gestion du personnel payant

• ZenHR
  ZenHR est une logiciel conçue pour faciliter la gestion des ressources humaines. Il facilite la mise en place d’une base de données pour les employés, le suivi des candidats, la gestion des paies et l’évaluation des performances.
• APS
  Logiciel qui vous donne la possibilité de gérer les salaires, les fiches de présence et les horaires. Une gestion libre-service est disponible pour la gestion des congés. De plus, le logiciel respecte les normes fiscales en vigueur.

 

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Questions fréquentes