[Comment faire un journal comptable ?] Modèle Excel gratuit

 

Le journal comptable est un livre de comptabilité qui regroupe toutes les informations relatives aux flux de l’entreprise.

Les flux de l’entreprise concernent les entrées et sorties d’argent liées aux achats, ventes, paiement de matériels, etc.

La tenue d’un journal comptable est une obligation dans la majorité des structures. Ce document comptable doit alors remplir des conditions aussi bien dans sa création que dans son processus de remplissage. 

Que savoir sur les dispositions à prendre dans ces cas ? Voici un article qui aborde la question.

 

 

Qu’est-ce qu’un journal comptable ?

Un journal comptable est très important pour une entreprise car il lui permet de suivre l’ensemble des opérations effectuées ainsi que de répondre à une obligation juridique.

Le journal comptable désigne un document qui récapitule toutes les opérations financières d’une entreprise chronologiquement et au cours d’un même exercice comptable.

Il est recommandé pour une entreprise de tenir plusieurs et divers journaux comptables (journaux auxiliaires) pour une gestion optimisée de sa trésorerie et de sa comptabilité. Les journaux auxiliaires sont par la suite réunis dans un journal appelé “centralisateur”.

Créer un journal comptable

Selon l’entreprise et sa structuration, le livre journal peut prendre plusieurs formes. Il peut être manuscrit donc consigné dans un registre papier. Ce document s’établit également à l’aide d’outil informatique comme un logiciel comptable. Dans ce dernier cas, il prend la forme d’un fichier numérique. 

Il faut faire un travail préalable pour identifier sur le système comptable de l’entreprise afin de définir la création des livres journaux. Ainsi, l’entreprise a le choix entre un seul livre journal et la création des livres auxiliaires.

Quel que soit le choix, le journal comptable manuscrit doit être tenu sans blanc ni rature. Le logiciel de comptabilité doit offrir toutes les garanties pour les informations saisies. Les informations doivent passer par un processus de validation et sans possibilité de suppression ou de modification à l’avenir. 

Remplir un journal comptable

Une fois, le livre journal créé, le responsable doit veiller à sa tenue régulière. Il faut d’abord souligner que tout enregistrement doit être fait sur la base d’une pièce justificative (factures, chèques, créances, justificatifs…).

Les données financières dans le journal se présentent sous forme d’écritures comptables. Le comptable général ou le responsable de la gestion comptable se sert d’un système de codification conforme au plan comptable général. À ceci, s’ajoute le libellé et le montant de l’opération pour mieux renseigner les utilisations des documents comptables. 

L’enregistrement comptable d’une opération se base sur le principe de la partie double. Dans ce cas, le total débit est égal au total du crédit. Il permet de s’assurer de l’équilibre de chaque flux constaté dans l’entité.

Le livre journal doit être rempli au jour le jour. L’entreprise peut aussi mettre en place un système récapitulatif mensuel. Toutefois, il faut veiller à ce que les pièces justificatives facilitent la compréhension des opérations comptables journalières. 

Quel est l’objectif d’un journal comptable ?

La tenue d’une comptabilité en entreprise va de pair avec de par avec l’utilisation des journaux comptables. Une entreprise peut utiliser plusieurs journaux comptables comme : un journal des achats, un journal des ventes, un journal des opérations diverses, etc.

Le journal comptable sert à récapituler et à enregistrer l’ensemble des mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise. Ainsi, il est obligatoire d’y inscrire de manière quotidienne et chronologique les opérations qui transforment l’actif de l’entreprise.

Les différents types de journaux comptables

Afin d’enregistrer les écritures comptables et les pièces justificatives y afférentes, l’entreprise utilise différents journaux comptables selon le type de la comptabilité.

Ces journaux sont appelés “journaux auxiliaires”, ils sont par la suite réunis dans le journal centralisateur.

Il existe différents types de journaux comptables auxiliaires : 

• Les journaux comptables en comptabilité de trésorerie : on retrouve deux types de journaux en comptabilité de trésorerie.
  • Le journal de trésorerie ;
  • Le journal d’opérations diverses pour les opérations qui ne vont pas dans le journal de trésorerie.
• Les journaux comptables en comptabilité d’engagement :  on retrouve plusieurs journaux en comptabilité d’engagement.
  • Le journal des achats ;
  • Le journal des ventes ;
  • Le journal de trésorerie ;
  • Le journal des opérations diverses pour les écritures non enregistrées dans les journaux susmentionnés.

Que contient un journal comptable ?

Une écriture comptable inscrite dans un journal comptable doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

• La date de l’opération comptabilisée ;
• Le numéro des comptes crédités et débités ;
• Le numéro de la pièce comptable et le libellé de l’écriture comptable ;
• Le montant total de l’opération.

Deux colonnes sont déjà prévues dans le journal comptable pour inscrire le montant des débits et des crédits.

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Comment un journal comptable doit-il être présenté ?

Aucune forme ou modèle n’est exigé pour établir un journal comptable. Vous avez la possibilité de faire un journal comptable manuscrit ou  numérique sous un logiciel comme Excel.

L’objectif du journal comptable reste de fournir un moyen de contrôle des écritures comptables, ainsi il ne doit pas être sujet d’aucune modification ou réctification. Les ratures et les blancs sont complètement bannis afin d’avoir un document valable.

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Pour aller plus loin

• Répartir les rôles de vos journaux comptables
• Maîtriser les informations dans chaque journal comptable
• Préparer son grand livre en comptabilité

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