[Gestion des commandes] Comment faire un suivi efficace ?

Chaque fournisseur a des commandes spécifiques et une livraison qui lui est propre. Votre stock, les factures, ainsi que les relations avec les fournisseurs, en tant que client, sont à suivre avec un oeil de maître en toutes circonstances. Gagnez un temps d’avance, choisissez une solution premium, externe, fiable.

Besoin d’aide dans la gestion des commandes

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Qu’est-ce que la commande fournisseur ?

Une commande fournisseur désigne un document qui fait office d’un contrat avec un fournisseur pour l’achat d’un bien, une marchandise ou un service. Il s’agit d’un document qui permet de garder une trace des accusés de réception de marchandises qui sont réalisées par rapport à la commande. En suite, il s’agit de comptabiliser les factures fournisseurs fournies par le fournisseur par rapport à la commande.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des commandes ?

Le système de gestion des commandes est un moyen numérique de gérer le cycle de vie d’une commande, il concerne tout le processus suivi par un client depuis la passation d’une commande jusqu’à la réception du produit ou du service. L’entreprise veille à la bonne gestion des commandes en coordonnant les différentes étapes du processus d’exécution.

Le processus comprend plusieurs actions : collecter les commandes, vérifier la disponibilité des services et avoir une visibilité sur les stocks et les livraisons.

De manière générale, le processus de gestion des commandes en entreprise comprend trois étapes clés :

1. La passation de la commande ;
2. L’exécution de la commande ;
3. La gestion des stocks.

Comment fonctionne la gestion des commandes ?

La gestion des commandes commence au moment où le client passe une commande et se termine au moment où celui-ci reçoit sa commande (produit ou service). La gestion des commandes permet à l’entreprise de prendre en charge tout le processus d’exécution depuis la collecte des commandes jusqu’aux livraisons.

La gestion des commandes est un processus qui se compose de trois étapes :

1. Le passage de la commande : un client passe une commande via un formulaire et une personne de l’équipe de vente vérifie et confirme la commande ;
2. L’exécution de la commande : une personne travaillant à l’entrepôt confirme les détails de l’expédition, génère la facture et exécute la commande ;
3. La gestion des stocks : la surveillance des niveaux de stocks  selon les fluctuations de la demande de l’entreprise.

Comment faire un bon suivi des comptes fournisseurs clés ?

Ces derniers requièrent une attention particulière par le rôle stratégique qu’ils représentent dans la performance de votre entreprise. En coordonnant le maximum de votre activité avec la leur, non seulement vous pouvez réduire vos coûts dans la gestion de production mais vous pouvez également établir des prévisionnels de ventes exacts.

Utiliser une aide externe pour suivre les bons de commande, contrôler et surveiller les achats tout en assurant un suivi fournisseurs facilite la vérification en interne des flux financiers liés et évite les désaccords possibles.

Un bon suivi des commandes optimise la gestion et le respect des délais de livraison, les bons de réception optimisent la gestion des stocks et la disponibilité des produits côté fournisseur. Ainsi vous garantissez un approvisionnement fiable et un respect des délais de livraison. Passer des commandes au bon moment est aussi un gage de qualité dans vos échanges avec vos fournisseurs. Ceci est d’autant plus vrai concernant les échéances de livraison.

Votre Office Manager indépendant peut alors prendre en charge les factures fournisseurs, les échéances de paiement et le renouvellement des contrats.

S’adapter pour mieux gérer les commandes fournisseurs

Votre approvisionnement de commandes clients passe par une gestion gérée par un logiciel spécifique ? Pour vous faire gagner du temps, Officéo sélectionne le profil qui maîtrise le logiciel que vous utilisez en interne pour être opérationnel rapidement. Que ce soit Excel, Oracle, Sage Gestion, Koban, le CMS Prestashop, Esker ou un autre ERP courant, la gestion des commandes et des articles auprès de vos fournisseurs fait l’objet du même traitement rigoureux et expert.

Votre Office Manager externalisé intervient, quand vous l’avez besoin, sur les missions suivantes :

• Gérer le suivi fournisseurs : partager l’information générale comme centralisée relative à l’exécution des commandes ;
• Créer des bons de commande : saisir les informations de création et de suivi suivant chaque numéro de commande (commande, livraison, facturation) selon votre processus de validation ;
• Traiter les factures associées : faciliter la validation des commandes et numériser, puis archiver les données importantes.

Résultat ? Votre workflow reste tout aussi efficace quelle que soit la quantité réceptionnée de commandes lors d’un pic d’activité, d’un congé en interne, d’un départ inattendu. Votre gestion du traitement des commandes est pris en main par des experts. Vous n’avez pas à entamer un recrutement coûteux et chronophage : chaque mission est unique, vous réglez selon le travail réellement effectué.

Comment assurer la bonne gestion des commandes fournisseurs ?

Les fournisseurs sont obligés de gérer les commandes régulières et leur livraison. Afin d’assurer une bonne gestion des commandes et effectuer un suivi des commandes des clients et répondre à leurs demandes, il est important d’utiliser des outils qui vont aider dans la bonne gestion quotidienne des commandes fournisseurs.

Les bons de commande représente l’un des outils les plus utiles et les plus utilisés pour assurer une bonne gestion des commandes.

Quelles sont les étapes de base du process de gestion des commandes ?

• La vérification des disponibilités des stocks par l’équipe de vente ; 
• Le passage de la commande par le client ;
• La vérification auprès du client de l’équipe commerciale que la commande est enregistrée et se charge du recueil des données client pour la commande ;
• La mise en correspondance du membre de l’équipe commerciale avec le stock pour exécuter la commande ;
• L’expédition du produit et la vérification de l’exécution de la commande ainsi que l’approbation du client ;
• La prise de rendez-vous et la programmation des services de livraison.

Pourquoi la gestion des commandes est-elle importante ?

Une bonne gestion des commandes offre de nombreux avantages aux commerciaux et à l’entreprise de manière générale. Lorsque le processus de gestion des commandes est bien respecté, l’entreprise tirera plusieurs bénéfices tels que :

• Avoir une meilleure visibilité de la chaîne d’approvisionnement ;
• Profiter d’une flexibilité quant à lka répartition des commandes vers les différentes ressources ;
• Intégragir efficacement avec ses clients ;
• Optimiser les procédures de traitement des commandes ;
• Avoir une meilleure organisation des différentes commandes ;
• Pouvoir planifier efficacement et fiablement la livraison ou la réalisation de la prestation ;
• Avoir un suivi en temps réel du stock.

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Officéo vous propose d’autres solutions pour externaliser vos services généraux d’Office Management, dont :

• La gestion commerciale en entreprise ;
• La gestion de votre relation fournisseurs ;
• La dématérialisation des factures fournisseur ;
• Le suivi des factures fournisseurs ;
• Le suivi facturation sur Excel ;
• Le traitement des litiges avec les fournisseurs.

Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.

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