Gestion d'agenda : 3 solutions pour une meilleure organisation
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3 solutions pour gérer son agenda

ou comment tenir un agenda professionnel irréprochable

Pour vous venir en aide dans votre gestion de temps et sur votre planning, plusieurs outils sont à votre disposition… en voici 3 exemples très répandus.

J’ai besoin d’aide organiser mon agenda

1ère solution : un outil de priorisation

priorisation-gestion-agendaPour bien gérer un agenda, l’essentiel est de savoir prioriser : savoir jongler avec les événements de dernière minute, l’urgent, mais aussi avec les missions de fonds, l’important… Pour ne rien laisser passer et correctement prioriser, nous avons des outils tels que la matrice d’Eisenhower ou la technique de Pomodoro. Cependant, tout le monde n’a pas le temps de mettre en place ces techniques-là.

Des logiciels et des applications ont donc vu le jour pour faciliter les entrepreneurs, managers et assistants dans leurs gestion d’ agenda et de projets. Sur mobile on trouve Focus Matrix chez IOS ou My Effectiveness chez Android qui ont su comment se différencier des autres applications. Sur ordinateur, l’incontournable reste Trello pour bien gérer ses priorités.

Organisation d'agenda professionnel
L’organisation induit l’efficacité qui elle-même impacte la qualité du temps personnel. Ou en d’autres termes : même Barack Obama a dû s’organiser au mieux pour arriver au poste qui l’a rendu célèbre. Alors, prêt à prendre la tête de votre gouvernement ?

Besoin de rester concentré pour un workflow du tonnerre ? Pour ceux qui souhaitent couper les distractions à la source, différents outils et applications peuvent aider comme : Freedom, Cold Turkey, PomoDone, ou encore Forest.

–> La priorisation est la clé du succès !

2ème solution : l’agenda collectif

calendrier-gestion-agendaLe milieu professionnel actuel tend vers la croissance du travail dit « collaboratif ». Les réunions, les planifications, les brainstormings n’en finissent plus et font parti du quotidien de nombreux employés. Ce travail repose sur l’optimisation des moyens de communication pour ne plus rien manquer et gagner un temps toujours plus précieux. Pour évoluer tout en conservant un certain confort dans chaque échange, les agenda collectifs en ligne permettent une synchronisation et un partage plus efficace.

Nous trouvons beaucoup d’outil sur le marché qui peuvent permettre de partager un calendrier personnel (avec ses amis) ou bien professionnel (avec les collègues du travail). Ceci avec, par exemple, Outlook, Google AgendaGoogle CalendarCal (et Cloudcal), Doodle, etc.

L’avantage de ces calendriers partagés c’est la simplification de la gestion des rendez-vous, de la planification des réunions et donc de la réalisation des projets. La synchronisation est exécutée en permanence et toutes les personnes ayant accès au calendrier peuvent apporter leurs modifications. Ensuite, nous avons plusieurs options comme l’utilisation de code couleurs pour indiquer l’importance d’un rendez-vous, le service concerné, ou autres…
Cela peut notamment permettre de se réserver la salle de réunion pour un rendez-vous, un entretien ou une réunion sans qu’il y ait de conflits. L’agenda collectif est également un bon moyen pour organiser rapidement une visioconférence.

–> Un « must have » pour les managers ou pour leurs assistants désirant en faire plus avec moins !

3ème solution : un assistant administratif !

gestionnaire-agendaIl vous arrive de passer tout votre temps à effectuer les démarches et formalités administratives de votre entreprise, parfois répétitives, pas toujours passionnantes, et pourtant obligatoires. C’est dans ces moments-là qu’un assistant administratif peut vous apporter de l’aide pour ces activités chronophages.



Vous consacrez trop de temps à certains tâches chronophages et cela vous détourne ainsi de votre métier ? Officéo vous apporte une solution premium, efficace et répondant à vos besoins.

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