Relance de paiement, lettres de relance client et suivi des règlements

Une PME sur deux est victime de retards de paiements en France. Une étude Sellsy réalisée avec YouGov révèle qu’une entreprise sur cinq déclare plus de 5% de son chiffre d’affaires en impayés.

Le temps passe et certaines factures restent impayées ? Officéo vous aide à assurer un suivi rigoureux de cet aspect vital du fonctionnement de votre entreprise. Confiez la relance de paiement de vos clients à votre assistant(e) Officéo !

Mettez en place un plan d’action efficace

Dans le contexte économique actuel, et malgré des mesures législatives dissuasives, les entreprises continuent de subir une détérioration des délais de paiement mettant en péril leur trésorerie. 37% des TPE-PME dans le secteur B to B sont payées au delà de 30 jours, et 23% au-delà de 60 jours. Les retards de paiement peuvent avoir des causes plurielles :

• Situation financière difficile de certains clients ;
• Mauvaise foi des interlocuteurs ;
• Oublis involontaires ;
• Cessation d’activité du client.

Toutes ces situations sont des freins pernicieux à la croissance des entreprises, sans oublier toute l’énergie dépensée à devoir relancer les clients.

En déléguant la relance des paiement de vos clients, vous réduisez vos encours clients et évitez les impayés sur les clients à risques. Nos assistant(e)s atténuent les difficultés et anticipent les situations délicates. Pour sécuriser votre trésorerie et valoriser l’image de l’entreprise, faites-nous confiance, un(e) assistant(e) spécialisée intervient selon votre demande :

• Faire un point régulier sur vos comptes client ;
• Établir un diagnostic des clients à risque ;
  
• Effectuer une relance téléphonique à l’amiable ;
• Mettre en place un suivi des relances des impayés ;
• Instaurer un suivi des contentieux,
• Intervenir pour une aide et un suivi en collaboration avec un administrateur de ventes.

Afin d’entamer une relation de confiance avec votre futur client en amont et prévenir les retards de paiement, sécurisez votre activité : faites le choix d’une assistance appropriée. Votre assistant(e) administratif met en place un contrat de vente précis et univoque dès le début de la prestation. Ce contrat précise les délais et éléments à fournir, la partie de paiement, les modalités, les intérêts de retard et pénalités en cas de défaut de paiement. Il/elle peut vérifier la présente de mention obligatoire sur vos facture concernant les pénalités de retard.

Discutons de votre besoin !

Choisissez un assistant Officéo pour la relance de paiement

Nos assistant(e)s administratives vous proposent un processus adapté à votre situation :

	Relance anticipative	Relance téléphonique : vous êtes protégé contre les impayés et obtenez un engagement de paiement.
	Rappel de formalisation	Rappel écrite par courrier ou électronique par mail : le retard est constaté en figurant les mentions de pénalités et indemnités forfaitaires de recouvrement.
	Mise en demeure	Envoi de recommandé AR par voie postale : le rappel signifie le retard de paiement. Le recours à un mandataire est mentionné pour engager les effets juridiques.
	Recouvrement contentieux	Relance de paiement en passant par les instances juridiques concernées ou sociétés de recouvrement. L’acte juridique produit à cet effet est une pièce supplémentaire pour convaincre le débiteur d’honorer ses engagements.

Votre assistant(e) administratif/ive se charge de la rédaction des lettres de relance de paiement et courriers de mise en demeure.

En passant par Officéo, un assistant administratif mis à votre disposition est en mesure d’enregistrer vos factures établies et référencées. Grâce à sa maîtrise des outils informatiques et bureautiques, vous avez à tout moment un compte rendu de la situation exacte de votre trésorerie. Il/Elle peut mettre en place un calendrier et un script de relance pour que vous ne soyez pas pris au dépourvu.

Votre client n’a pas payé sa facture ? Il se charge des relances de paiement : par téléphone, par mail ou par courrier, les paiements seront réclamés… Les débiteurs ne sont plus laissés en sommeil. Pour les besoins réguliers que vous n’arrivez pas à gérer en interne, votre assistant(e) peut intervenir pour les démarches administratives auprès d’un cabinet de recouvrement, voire les échanges avec un avocat pour une éventuelle action en justice au tribunal compétent.

Plus d’impayés ni de factures oubliées, le suivi des réceptions de paiements est assuré, les différents états comptables sont enregistrés et mis à jour. Faites le choix d’une aide souple et personnalisée afin d’optimiser votre relance paiement !

Des démarches administratives parfois plus poussées

Des démarches administratives plus poussées sont parfois obligatoires et nécessitent la rédaction de courriers. Nos services peuvent aussi intervenir dans le cadre de missions ponctuelles dans le circuit de relance comme :

• Relance téléphonique
• Rédaction de lettres de relance de paiement ;
• Écriture de lettres de mise en demeure ;
• Rédaction de lettres de recouvrement ;
• Recherche d’informations, si nécessaire, sur les procédures de recouvrement ;
• Saisi des administrations ou sociétés compétentes en cas de contentieux.

La solution Officéo vous assure une vision synoptique et précise de votre situation financière.

Cas concret de relance facture impayée

Votre assistant enregistre et référence chaque facture établie, assure le suivi des paiements et fait savoir aux débiteurs les cas d’impayés par une relance adaptée et professionnelle. Il se charge pour vous d’envoyer le courrier au format adéquat, du simple rappel par e-mail à la lettre de mise en demeure.

Ainsi, il est en mesure de faire rapidement l’état de vos comptes clients et de diagnostiquer les clients à risque. Il vous assure à tout moment une vision synoptique et précise de votre trésorerie. Il vous alerte en cas de problème afin de prendre rapidement les mesures nécessaires.

Relance facture impayée : une aide souple et personnalisée

Les impayés représentent la principale cause de défaillance des entreprises quelle que soit leur taille : startup, TPE/PME, grande entreprise. C’est pourquoi la relance facture impayée est un outil d’une importance capitale pour la santé financière de votre entreprise.

Votre assistante Officéo vous aide à protéger votre entreprise contre les impayés et assure pour vous la relance facture impayée ainsi que le suivi en temps réel de votre trésorerie et de chacun de vos dossiers de litige. En cas de retard injustifié, votre assistant Officéo se charge de contacter vos clients et de mener les actions nécessaires afin de réduire les risques d’impayés, telles que :

• la relance téléphonique à l’amiable,
• la rédaction de courriers : lettres de relance, de mise en demeure et de recouvrement,
• la saisie des administrations ou sociétés compétentes en cas de contentieux,
• le suivi des litiges.

En bref

Grâce à notre réseau de plus de 6000 intervenants expérimentés partout en France, nous avons la possibilité de répondre à vos besoins en externalisation de l’administration des ventes sous 48h.

Vous souhaitez en savoir plus sur les tâches que vous pouvez confier à votre Office Manager indépendant ? Nous proposons des solutions sur les missions suivantes, sans engagement, et avec les mêmes avantages qualitatifs :

• L’assistante ADV,
• La gestion des devis, des commandes,
• La préparation et l’envoi des devis et commandes,
• Le suivi des factures (le suivi de factures sur Excel),
• La relance facture impayée et le suivi des litiges,
• La dématérialisation des factures.

Gardez le contrôle sur la croissance de votre activité, nous sommes là pour vous aider à vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier. Oubliez donc les démarches administratives chronophages et ralentissant le développement de votre entreprise. Contactez-nous via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63.