[Organisation assemblée générale] Suivi efficace d’association ✓

Dynamisez votre AG avec une assistance sur mesure

Les dirigeants d’associations sont tenus de régulièrement organiser des assemblées générales. Les statuts de l’association, l’usage ou le bon sens conduisent au moins une fois par an cet événement associatif. Ce type de réunion permet de rendre compte des activités de l’association, et valider des parties financières.

Convoquer les membres, gérer l’assemblée générale et rédiger le procès-verbal suivent des règles. Officéo vous rappelle ces formalités et vous assiste dans le suivi de l’organisation et déclarations administratives associée aux AG de votre association.

Convocation à l’assemblée générale

L’initiative de la convocation est attribuée :

• A un organe : le président ou secrétaire.
• A une personne : le conseil d’administration ou bureau.

Il arrive que les statuts de l’association soient silencieux à ce sujet. Ce sont alors aux personnes ou organes cités en exemple de se charger de la convocation de l’assemblée.

La convocation est une décision juridique souvent éxécutée aux côtés de formalités matérielles. Le président ou le conseil sont en droit de demander au secrétaire ou à un salarié de l’association de gérer l’exécution matérielle de la convocation à l’AG.

Les statuts juridiques de l’association spécifient les règles de convocation d’une Assemblée Générale. La convocation est écrite, envoyée par voie postale, numérique, ou tout support interne de communication.

Une lettre de convocation d’AG d’association doit comprendre :

• La date ;
• Le lieu, l’heure de l’assemblée ;
• L’ordre du jour pour information, discussion et/ou vote ;
• Si besoin, les documents financiers ou informatifs en pièces jointes.

Des membres peuvent vouloir se faire représenter. Dans ce cas, un formulaire de pouvoir est à joindre à la convocation.

Le délai d’envoi de la convocation permet aux membres de prendre les dispositions nécessaires pour assister à l’AG. Ils doivent pouvoir étudier les points annoncés à l’ordre du jour. C’est pourquoi un délai de 15 jours est recommandé pour l’envoi des convocations.

Pas le temps de vous occuper de ces formalités administrative ? Vous souhaitez dégager du temps pour votre association sur d’autres missions ? Les assistants Officéo vous prêtent main forte. En 48h, nous intervenons pour organiser la partie administrative et juridique de votre assemblée générale.

Rédiger le PV d’assemblée générale dans une association

Le procès-verbal (PV) est élaboré au cours de l’assemblée générale. Deux formes d’assemblée demandent des PV différents. Il s’agit d’une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) et une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).

Les deux s’achèvent par le PV, dans le cas d’une AGE, l’assemblée discute de sujets graves. Le document doit rendre compte de l’avis des membres qui a été exprimé.

Certaines associations doivent obligatoirement établir un PV à chaque assemblée :

• Une association bénéficiaire d’emprunts ;
• Un organisme associatif soumis à l’impôt sur les sociétés ;
• Une association reconnue d’utilité publique.

Le procès-verbal donne une force exécutoire aux décisions prises. Le bilan de l’année, renouvellement des pouvoirs, nouveaux projets et vote de budget comptent parmi les décisions à signaler dans un PV. Voici à titre d’exemple un modèle de procès verbal pour l’AG de votre association. Ce modèle est basé sur la documentation du site gouvernemental dédié aux associations, et comme tous les autres disponibles en ligne, il est à adapter selon votre besoin. Besoin d’aide ou d’aller plus loin ?

Conseillé et orienté, avec une assistance administrative externe, vous vous assurez que vos procès verbaux sont conformes aux exigences légales et administratives. Officéo peut vous aider à rédiger des modèles de procès verbaux ou convocations. Vous pourrez ainsi les utiliser pour vos réunions ultérieures. Par ailleurs, vous avez besoin d’une secrétaire pour rédiger les PV de vos AG ? Officéo répond également à ce besoin au 01 49 70 98 63.

Chargé d’organiser les événements clés de la vie associative, ces articles peuvent vous intéresser :

• Organiser un événement associatif ;
• Faire une demande de mise à disposition de personnel communal ;
• Monter un bar associatif ;
• Tenir un café associatif ;
• Ouvrir un restaurant associatif ;
• Pratiquer le travail collaboratif à distance.

En plus de pouvoir externaliser votre comptabilité en association, avec Officéo vous pouvez déléguer les déclarations sociales et bien plus encore.

• Gestion administrative d’association ;
• Gestion comptable d’association ;
• Déclarations fiscales.

Pour les associations, ONG, administrations publiques ou activités de siège social, nous vous libérons de votre administratif pour que vous puissiez porter vos projets plus loin encore.

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Questions fréquemment posées

Qu’est-ce qu’un quorum ?

Le quorum est le nombre minimum de voix représentées ou présentes lors de l’assemblée générale. Le quorum n’est pas la majorité. Certaines assemblées ne nécessitent pas la validation de la majorité pour qu’une délibération ou élection soit valide. Le quorum est prévu par la loi ou explicitement spécifié dans les statuts de l’assemblée.

Qui peut voter lors d’une assemblée générale d’association ?

Les statuts de l’association décident si les votes sont personnels, si des procurations sont possibles etc. Chaque membre dispose d’une voix lors de l’AG. Le vote par correspondance est possible uniquement sur mention dans les statuts.