[Notes de frais association] Pour une gestion efficace + modèle gratuit

La gestion des notes de frais au sein des associations revêt une importance capitale pour la transparence financière, la conformité légale et la maximisation des ressources disponibles. Les associations, qu’elles soient à but lucratif ou non, ont besoin de tenir un suivi précis des dépenses engagées pour leurs activités.

La gestion des notes de frais : une comptabilité d’association à la pointe !

Les associations peuvent se demander s’il était possible de produire des notes de frais afin de rembourser les frais engagés par les bénévoles. Oui ! Il est possible de produire des notes de frais en association, il existe cependant certaines spécificités que les responsables doivent connaître pour une gestion d’association efficace.

Vous voulez savoir comment procéder pour faire vos notes de frais ? Suivez ces étapes :

• Le nom et le prénom du bénévole ayant engagé la note de frais ;
• La date de la dépense ;
• La nature de la dépense (restauration, déplacement, etc.) ;
• Le moyen de paiement utilisé par le bénévole ;
• La description de la mission réalisée ;
• Le montant de la dépense + la TVA.

Et si vous voulez éviter toutes ces contraintes et gagner du temps dans votre gestion des notes de frais, externalisez cette mission à Officéo.

Qu’est-ce qu’une association ?

Avant de vous embarquer dans toutes les formalités et les procédures liées aux notes de frais en association, il convient de rappeler ce qu’est une association.

Une association est une organisation qui regroupe un ensemble de personnes partageant un objectif : celui de mener à bien une mission ou d’exercer une activité commune sans chercher à générer des bénéfices. 

Il s’agit d’une organisation à but non lucratif qui, grâce à la loi Waldeck-Rousseau du 1er juillet 1901, est reconnue comme étant une entité juridique. C’est la raison pour laquelle on fait souvent référence aux associations loi 1901. 

Par ailleurs, il existe 2 types d’associations différentes :

1. L’association simple qui n’est pas déclarée en préfecture et qui ne possède pas de personnalité juridique ;
2. L’association qui est déclarée en préfecture et qui donc possède une personnalité juridique.

Bien qu’elles peuvent recruter, les associations font appel à des bénévoles qui ne possèdent pas le statut salarié. Ces bénévoles peuvent avoir, tout comme les salariés, des frais pour mener à bien leur mission au sein de l’association.

Ainsi, même si un bénévole n’est pas rémunéré pour le travail effectué dans l’association, il n’est toutefois pas obligé d’assumer les frais engagés pour accomplir ses missions en association.

S’agissant du remboursement des notes de frais par une association reconnue par la loi de 1901, uniquement les associations qui possèdent une personnalité juridique sont capables de traiter des notes de frais.

De ce fait, une association qui n’est pas déclarée à l’administration française n’est pas à même de rembourser les frais engagés par les bénévoles dans le cadre des notes de frais car ce type d’association ne peut pas disposer de son propre patrimoine.

Les conditions relatives au remboursement des notes de frais en association

Le droit du travail permet, entre autres, de protéger les salariés contre toute forme d’abus de la part de leur employeur. Un bénévole ne possède pas le statut d’un salarié, les dispositions du Code du travail ne s’appliquent donc pas à celui-ci. 

1. Les missions déléguées à des bénévoles par des associations sont soumises à de sérieux contrôles. Autrement dit, si une association traite un bénévole comme un salarié, les juges peuvent la contraindre à établir un contrat de travail à ce bénévole pour qu’il devienne un salarié de l’association possédant tous ses droits.
2. Les notes de frais ne doivent pas être exagérées sinon elles peuvent faire office d’un salaire déguisé versé à un bénévole d’une association.
3. Les associations doivent être encore plus alertes et doivent contrôler minutieusement tous les remboursements des notes de frais qui proviennent des bénévoles.

Comme pour toutes les notes de frais, une association peut rembourser des frais engagés par ses bénévoles en choisissant entre : 

• Un remboursement en frais réels : un remboursement total du montant des frais qu’un bénévole a déclaré dans une note de frais ;
• Un remboursement forfaitaire : l’association doit se référer aux forfaits qui s’appliquent selon la nature de la dépense comme une note de frais kilométrique.

Comment traiter une note de frais pour un salarié d’association ?

Au même titre qu’un salarié d’entreprise, un salarié d’association a le droit, lui aussi, de bénéficier d’un remboursement de ses frais personnels.

Les notes de frais d’un salarié d’association sont pareilles que celles des bénévoles, la spécificité réside dans le fait que les remboursements du salarié figurent sur son bulletin de paie et  lui sont versés sur son salaire. 

Quelles sont donc les étapes de traitement des notes de frais ? Quoi faire ? Comment faire ? 

• Récupération des justificatifs

Le salarié d’une association est dans l’obligation de fournir des justificatifs afin de justifier ses dépenses et de prouver qu’elles sont effectuées dans le cadre de l’activité de l’association. De ce fait, il doit justifier ses frais avec des factures comme les notes de restaurants, les tickets de caisse, etc.

• Vérification de la conformité des mentions obligatoires

Le salarié d’une association doit fournir les éléments suivants afin d’obtenir un remboursement à une note de frais : 

• La date à laquelle la dépense a été effectuée ;
• Le détail de la dépense ;
• Le nom du fournisseur ;
• Le ticket de caisse ou un reçu.

• Choix de la méthode de remboursement la mieux adaptée

Pour rembourser une note de frais, l’association doit choisir entre le remboursement sur la base de frais réellement engagés et le remboursement forfaitaire.

• Affichage sur le bulletin de paie du salarié

Dès lors qu’un salarié d’une association perçoit une note de frais, elle doit figurer sur son bulletin de paie. Tous les revenus mentionnés dans ce bulletin doivent être classifiés.

Il faut noter d’un côté, la rémunération habituelle ou exceptionnelle du salarié. Puis d’indiquer le remboursement des notes de frais sous la ligne dédiée à la rémunération du salarié.

J’ai besoin d’une secrétaire pour mon association

Comment faire une note de frais en association ?

Avant de procéder au remboursement des frais personnellement engagés, l’association doit s’assurer que ces frais correspondent à des dépenses réelles, justifiées et occasionnées par les bénévoles pour les besoins de l’activité de l’association.

Par conséquent, les bénévoles doivent établir une note de frais qu’ils doivent communiquer à l’association. Ils doivent également présenter les originaux des justificatifs et des factures.

Dans le but d’éviter les conflits et les abus concernant les remboursements des frais des bénévoles, les instances élues de l’association  prennent des décisions qui sont fixées par le règlement intérieur.

Avant de procéder au remboursement d’un frais quelconque, il convient de vérifier la nature et le type de ces frais. Ils peuvent être :

• Des frais liées aux transports ;
• Des frais liés à l’achat de fournitures ;
• Des frais liés à la nourriture ;
• Des frais kilométriques…

Il faudrait, ensuite, prendre en compte la méthode de remboursement et distinguer les différents statuts personnels des bénévoles (étudiants, chômeurs, retraités, etc.)

Comment optimiser la gestion des notes de frais en association ?

Voici quelques points pertinents à prendre en compte pour optimiser au mieux la gestion de vos notes de frais en association : 

• Il est conseillé d’éviter la méthode de remboursement forfaitaire pour les frais de déplacement afin d’éviter que les dépenses effectuées par les bénévoles soient perçues comme un salaire par l’URSSAF et l’administration fiscale ;
• La loi n’exige de suivre aucun modèle de note de frais, chaque association peut donc réaliser un modèle propre à elle et correspondant à ses besoins. Il est recommandé, néanmoins, d’indiquer sur chaque note de frais : le nom du bénévole concerné, la date, le descriptif de la mission et le lieu de déplacement. Quant aux frais, ils doivent être classés par type (frais d’hébergement, de restauration, etc.) ;
• Les associations adoptent plus souvent la méthode de remboursement “au réel” car elle semble être la méthode la plus appropriée pour ce type de structure. Il faudrait simplement que le bénévole présente les justificatifs et les factures liées à ses dépenses dans le cadre de sa mission et d’établir par la suite une note de frais pour l’association ;
• Les notes de frais doivent être signées par les deux parties : le bénévole et le gérant de l’association. 

Le respect de ces quelques règles permet aux dirigeants ainsi qu’aux bénévoles d’être en règle avec l’administration fiscale.

Conditions et conseils à respecter pour établir une note de frais

• Les dépenses engagées par les bénévoles doivent être dans l’intérêt de l’association et de l’exercice de son activité que ce soit : hébergement, achat de fournitures, restauration, frais de péages d’autoroutes, etc. ;
• Les notes de frais doivent être établies mensuellement et non à la fin de l’année ;
• Toutes les dépenses doivent être accompagnées de justificatifs (tickets de caisse, factures, reçus) avec notamment le montant de la TVA payée ;
• Les justificatifs de dépenses doivent être au nom de l’association et non à celui du bénévole concerné ;
• Une note de frais valide est une note signée par le bénévole concerné, par le responsable de l’association et visée par la comptabilité qui procèdera à son remboursement.

Que contient une note de frais d’association loi 1901 ?

Beaucoup de responsables d’associations cherchent un modèle de note de frais d’association. Il faut savoir, néanmoins, que la loi ne fixe aucun modèle et ne contraint les associations de suivre aucun modèle spécifique pour les notes de frais d’association. Mais si vous êtes là pour le modèle de note de frais, alors vous êtes servis ! Vous le trouverez ci-après 👇

Toute note de frais doit, idéalement, comporter les mentions suivantes :

• Le nom du bénévole ou du salarié qui a engagé la dépense ;
• La date à laquelle la dépense a été effectuée ;
• La description de la mission ;
• Le lieu de la mission ;
• La nature de la dépense et le type des frais (restauration, transport, etc.) ;
• Le moyen de paiement utilisé ;
• Le montant dépensé avec notamment le montant de la TVA.

Chaque dépense doit être signée par le bénévole ou le salarié et le dirigeant de l’association. Elle doit également être justifiée d’une facture et d’une pièce justificative pour prouver que la dépense a été effectuée.

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Modèle de note de frais association loi 1901

Bon à savoir : le modèle de note de frais pour un bénévole de l’association comporte les mêmes informations qu’une note de frais pour un salarié d’une association.

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Qui peut signer une note de frais pour une association ?

Le Conseil d’administration vérifie avant la validation de la note de frais que cette dernière répond à certains critères importants. Tout remboursement non accompagné de justificatifs peut être perçu par l’URSSAF comme un salaire déguisé et donne lieu à un redressement fiscal. Cela pourrait entraîner une modification dans la situation sociale de l’association et ainsi son assujettissement aux impôts commerciaux.

La note de frais doit d’abord être signée par le bénévole et faire figurer une mention manuscrite comme “reçu le remboursement de la somme de [montant] euros”.

Elle est, ensuite, signée par le dirigeant de l’association ou dans certains cas par le trésorier. 

Enfin, la note de frais est conservée avec les justificatifs dans le service comptabilité et classée selon sa nature et son type dans le plan comptable.

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Témoignage de Reouven Saksik, président de « Les Amis de Solid’aide » et
client Officéo

O. : Officéo a-t-elle su répondre à votre demande ?

R.S. : Pour une petite structure comme la mienne (association), la solution Officéo est idéale. En me laissant le choix du volume horaire tout juste nécessaire à mes besoins, Officéo me permet de réduire de façon considérable mes dépenses sur le secrétariat. De plus, la qualité des prestations de ma secrétaire a toujours été au rendez-vous. D’un profil polyvalent, elle a su répondre à chacune de mes demandes. Et parfois au-delà même de ce qui était attendu. […]

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Choisir la solution Officéo pour la gestion de ses notes de frais d’association

La gestion des notes de frais est une tâche très chronophage et fastidieuse et les associations sont souvent amenées à en traiter des tonnes à traiter.

Optimiser le traitement de vos notes de frais en externalisant cette tâche peut être une solution clé et rapide pour vous faire gagner en temps et en productivité.

En effet, déléguer cette tâche à un prestataire de services comme Officéo, permettra à votre association de se focaliser sur les activités à plus forte valeur ajoutée.

La gestion des notes de frais en association permettent d’augmenter l’engagement des bénévoles et des salariés au sein de l’association. 

Au-delà de l’obligation légale à l’égard des notes de frais, le remboursement de ces dernières peut influer directement sur la performance, le bien-être et l’implication des personnes concernées dans l’association.

En plus de prendre complètement en charge la gestion de vos notes de frais en association, votre assistant Officéo reste attentif au moindre problème lors du traitement, vous alerte et coordonne cette mission selon vos consignes et selon vos exigences.

Déléguez le traitement de vos notes de frais en association à votre assistant administratif Officéo pour bénéficier d’un gain de temps et de productivité et profiter d’une comptabilité d’association efficace. 

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Les avantages d’un(e) assistant(e) Officéo

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Pour aller plus loin

• Comment élire un conseil d’administration d’une association ;
• Comment créer une association sans conseil d’administration ;
• Comment fonctionne le conseil d’administration d’une association.

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En bref