Rappel sur les statuts des associations

Avant de détailler toutes les formalités et les procédures liées aux notes de frais en association, il convient de rappeler quels sont les deux statuts possibles pour une association et pourquoi les connaitre est intéressant dans notre cas.

Une association est une organisation qui regroupe un ensemble de personnes partageant un objectif : celui de mener à bien une mission ou d’exercer une activité commune sans chercher à générer des bénéfices.

Comme mentionné plus tôt, il existe 2 types d’associations différentes :

• L’association simple qui n’est pas déclarée en préfecture et qui ne possède pas de personnalité juridique ;
• L’association qui est déclarée en préfecture et qui donc possède une personnalité juridique grâce à la loi Waldeck-Rousseau du 1er juillet 1901. C’est la raison pour laquelle on fait souvent référence aux associations loi 1901.

S’agissant du remboursement des notes de frais, uniquement les associations qui possèdent une personnalité juridique sont capables de traiter des notes de frais.

De ce fait, une association qui n’est pas déclarée à l’administration française n’est pas à même de rembourser les frais engagés par les bénévoles dans le cadre des notes de frais car ce type d’association ne peut pas disposer de son propre patrimoine.

Quelles sont les conditions pour permettre le remboursement de notes de frais en association ?

Les associations, bien que pouvant recruter des salariés, font souvent appel à des bénévoles.

Cependant, un bénévole, même s’il n’est pas rémunéré pour son activité, n’est pas obligé d’assumer personnellement les frais engagés dans le cadre des missions qu’il effectue pour l’association. Il peut ainsi, comme pourrait le faire un salarié, se faire rembourser les frais avancés.

Attention, l’association ne peut effectuer de note de frais que si elle est déclarée et donc sous loi 1901. Dans le cas contraire, il est impossible pour une association de procéder au remboursement des frais.

Ce n’est pas la seule condition pour qu’une association puisse éditer et rembourser des notes de frais à ses bénévoles :

• Les notes de frais ne doivent pas être exagérées. Elles pourraient faire office d’un salaire déguisé versé à un bénévole d’une association aux yeux des autorités de contrôle ;
• Le statut bénévole force les associations à être plus minutieuses sur les remboursements des notes de frais engendrées par ces derniers.

En effet, les bénévoles ne sont pas rémunérés et ne profitent donc pas du même statut que les salariés. Le Code du travail ne s’applique pas à leur statut et ils ne sont donc pas protégés par ce dernier. Les missions déléguées aux bénévoles sont d’ailleurs soumises à de nombreux contrôles. Autrement dit, si une association traite un bénévole comme un salarié, les juges peuvent la contraindre à établir un contrat de travail à ce bénévole pour qu’il devienne un salarié de l’association possédant tous ses droits.

Comme pour toutes les notes de frais, une association peut rembourser des frais engagés par ses bénévoles en choisissant entre :

• Un remboursement en frais réels : un remboursement total du montant des frais qu’un bénévole a déclaré dans une note de frais.
• Un remboursement forfaitaire : l’association doit se référer aux forfaits qui s’appliquent selon la nature de la dépense comme une note de frais kilométrique.

Comment faire une note de frais en association ?

Les notes de frais d’un bénévole sont identiques à celles d’un salarié, la spécificité réside dans le fait que les remboursements du salarié figurent sur son bulletin de paie et lui sont versés sur son salaire.

Avant de procéder au remboursement des frais personnellement engagés, l’association doit s’assurer que ces frais correspondent à des dépenses réelles, justifiées et occasionnées par les bénévoles pour les besoins de l’activité de l’association.

Par conséquent, les bénévoles doivent établir une note de frais qu’ils doivent communiquer à l’association. Pour être sur que la note de frais est conforme, il convient de suivre quelques étapes.

Récupération des justificatifs

Le salarié d’une association est dans l’obligation de fournir des justificatifs afin de justifier ses dépenses et de prouver qu’elles sont effectuées dans le cadre de l’activité de l’association. De ce fait, il doit justifier ses frais avec des factures comme les notes de restaurants, les tickets de caisse, etc.

Vérification de la conformité des mentions obligatoires

Afin d’obtenir un remboursement, il est nécessaire que la demande comprenne différentes informations, notamment la date, le détail de la dépense, le nom du fournisseur (cas échéant) et la preuve d’achat. 

Il est également important de ne pas dépasser le plafond annuel fixé par l’URSAFF, sous peine de sanctions.

Choix de la méthode de remboursement la mieux adaptée

Pour rembourser une note de frais, l’association doit choisir entre le remboursement sur la base de frais réellement engagés et le remboursement forfaitaire.

Avant de procéder au remboursement d’un frais quelconque, il convient de vérifier la nature et le type de ces frais. Ils peuvent être :

• Des frais liées aux transports ;
• Des frais liés à l’achat de fournitures ;
• Des frais liés à la nourriture ;
• Des frais kilométriques…

Il faut ensuite prendre en compte la méthode de remboursement et distinguer les différents statuts personnels des bénévoles (étudiants, chômeurs, retraités, etc.)

Que contient une note de frais d’une association sous loi 1901 ?

Beaucoup de responsables d’associations cherchent un modèle de note de frais d’association. Il faut savoir, néanmoins, que la loi ne fixe aucun modèle et ne contraint les associations de suivre aucun modèle spécifique pour les notes de frais d’association. Mais si vous êtes là pour le modèle de note de frais, alors vous êtes servis ! Vous le trouverez ci-après 👇

Toute note de frais doit, idéalement, comporter les mentions suivantes :

• Le nom du bénévole ou du salarié qui a engagé la dépense ;
• La date à laquelle la dépense a été effectuée ;
• La description de la mission ;
• Le lieu de la mission ;
• La nature de la dépense et le type des frais (restauration, transport, etc.) ;
• Le moyen de paiement utilisé ;
• Le montant dépensé avec notamment le montant de la TVA.

Chaque dépense doit être signée par le bénévole et le dirigeant de l’association.

Modèle de note de frais association sous loi 1901

Bon à savoir : le modèle de note de frais pour un bénévole de l’association comporte les mêmes informations qu’une note de frais pour un salarié d’une association.

Comment optimiser la gestion des notes de frais en association ?

Voici quelques points pertinents à prendre en compte pour optimiser au mieux la gestion de vos notes de frais en association :

• Il est conseillé d’éviter la méthode de remboursement forfaitaire pour les frais de déplacement afin d’éviter que les dépenses effectuées par les bénévoles soient perçues comme un salaire par l’URSSAF et l’administration fiscale ;
• Les associations adoptent plus souvent la méthode de remboursement “au réel” car elle semble être la méthode la plus appropriée pour ce type de structure. Il faudrait simplement que le bénévole présente les justificatifs et les factures liées à ses dépenses dans le cadre de sa mission et d’établir par la suite une note de frais pour l’association ;
• Les notes de frais doivent être établies mensuellement et non à la fin de l’année ;
• Les notes de frais doivent être signées par les deux parties : le bénévole et le gérant de l’association.

Le respect de ces quelques règles permet aux dirigeants ainsi qu’aux bénévoles d’être en règle avec l’administration fiscale.

Utilisation de logiciels

La gestion des notes de frais peut, à l’instar d’une vaste majorité des taches administratives, être facilitée par l’utilisation de logiciels. Devant la multitude de logiciels disponibles, il est parfois compliqué de s’y retrouver. Voici donc pour vous un comparatif des différentes options afin de trouver laquelle correspond le mieux à vos besoins

 

 

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Témoignage de Reouven Saksik, président de « Les Amis de Solid’aide » et
client Officéo

O. : Officéo a-t-elle su répondre à votre demande ?

R.S. : Pour une petite structure comme la mienne (association), la solution Officéo est idéale. En me laissant le choix du volume horaire tout juste nécessaire à mes besoins, Officéo me permet de réduire de façon considérable mes dépenses sur le secrétariat. De plus, la qualité des prestations de ma secrétaire a toujours été au rendez-vous. D’un profil polyvalent, elle a su répondre à chacune de mes demandes. Et parfois au-delà même de ce qui était attendu. […]

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Pourquoi choisir la solution Officéo pour la gestion de ses notes de frais d’association ?

La gestion des notes de frais est une tâche très chronophage et fastidieuse et les associations sont souvent amenées à en traiter des tonnes à traiter.

Optimiser le traitement de vos notes de frais en externalisant cette tâche peut être une solution clé et rapide pour vous faire gagner en temps et en productivité.

En effet, déléguer cette tâche à un prestataire de services comme Officéo, permettra à votre association de se focaliser sur les activités à plus forte valeur ajoutée.

La gestion des notes de frais en association permettent d’augmenter l’engagement des bénévoles et des salariés au sein de l’association.

Au-delà de l’obligation légale à l’égard des notes de frais, le remboursement de ces dernières peut influer directement sur la performance, le bien-être et l’implication des personnes concernées dans l’association.

En plus de prendre complètement en charge la gestion de vos notes de frais en association, votre assistant Officéo reste attentif au moindre problème lors du traitement, vous alerte et coordonne cette mission selon vos consignes et selon vos exigences.

Déléguez le traitement de vos notes de frais en association à votre assistant administratif Officéo pour bénéficier d’un gain de temps et de productivité et profiter d’une comptabilité d’association efficace.

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Les avantages de la solution Officéo

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Pour aller plus loin

• Comment élire un conseil d’administration d’une association ;
• Comment créer une association sans conseil d’administration ;
• Comment fonctionne le conseil d’administration d’une association.

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