Comment tenir la comptabilité d’une association ? [Guide complet]

La régularité de la gestion financière contribue à la pérennité de l’activité d’une association, qu’elle exerce dans un but non lucratif ou pour apporter du profit. Cette cohérence repose grandement sur l’intégrité et le savoir-faire de la personne chargée de la tenue des comptes. Parmi les principales compétences requises dans les opérations comptables figure la connaissance des obligations de l’association concernée. Pour une efficacité dans la réalisation, la maîtrise de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité est également sollicitée.

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Cet article présente les grandes lignes de la comptabilité pour une association.

Qu’est-ce que la comptabilité d’une association ?

La comptabilité d’une association est régie par la loi 1901 et doit répondre à certaines contraintes selon leur importance. Dès qu’une association est créée, elle doit tenir régulièrement et avec toute transparence les comptes.

Elle peut tenir une comptabilité de trésorerie plus simple qui comporte les mouvements au moment où ils apparaissent sur les comptes.

Sinon, elle peut tenir une comptabilité d’engagement plus complexe qui comporte les mouvements au moment de l’émission d’une facture.

Selon des critères de taille, financements et chiffre d’affaires, certaines associations sont assujetties au plan comptable des associations et aux comptes annuels.

Quel type de comptabilité pour une association ?

• Qu’est-ce que la comptabilité de trésorerie ?

La comptabilité de trésorerie est une méthode de tenue de la comptabilité qui est basée sur les encaissements et les décaissements. Les recettes et les dépenses enregistrées en comptabilité ne correspondent qu’aux montants reçus et payés. Pour ce qui est des créances et des dettes, elles sont constatées uniquement à la date de clôture de l’exercice comptable.

La comptabilité de trésorerie sert à enregistrer dans les livres de trésorerie tous les encaissements et les décaissements durant l’exercice comptable en précisant les modes de règlement. Les créances et les dettes ne sont constatées qu’à la clôture de l’exercice quand on utilise une comptabilité de trésorerie et c’est ce qui distingue cette dernière de la comptabilité d’engagement.

• Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?

La comptabilité d’engagement (aussi appelée la comptabilité sur les débits ou la comptabilité créances et dettes) sert à enregistrer en comptabilité tous les engagements que l’entreprise donne ou reçoit.

La comptabilité d’engagement est le système qui doit être utilisé par toutes les entreprises dont l’activité relève des Bénéfices Industriels et Commerciaux. Lorsque l’on tient une comptabilité d’engagement, il est important d’enregistrer de manière chronologique tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise.

En comptabilité de trésorerie on n’enregistre que les flux de trésorerie en cours d’exercice. En revanche, en comptabilité d’engagement les opérations sont enregistrées dès que l’entreprise donne ou reçoit un engagement.

Pourquoi tenir la comptabilité d’une association ?

Les renseignements comptables doivent refléter une image transparente et fidèle. Il est recommandé d’être réalise dans les prévisions des évolutions financières pour ainsi anticiper les besoins et préparer le budget de l’association.

3 raisons principales pour tenir une comptabilité d’association :

La comptabilité : outil de gestion

Tenir une comptabilité pour une association c’est la possibilité de s’assurer de leur état financier connaître les résultats en temps réels. Cela leur permet également de prévoir les futurs dépenses et d’éviter des problèmes financiers.

La comptabilité d’une association doit respecter le principe de prudence comme le dispose l’article 121-4 du Plan comptable général, ceci dans le but de guider l’association vers de projets réalistes.

La comptabilité : outil juridique

Une association doit être capable de présenter des comptes clairs et à jour aux autorités publiques si ces dernières le demandent. L’administration fiscale peut demander à consulter la comptabilité d’une association, tandis que l’URSSAF vérifie la régularité des versements de cotisations sociales.

Ainsi, tenir une comptabilité et un moyen juridique efficace pour justifier de l’activité de l’association.

La comptabilité : moyen de transparence

Une association doit tenir une comptabilité détaillée et transparente pour ses adhérents, ses financeurs, ses partenaires et autres acteurs qui interviennent dans son fonctionnement. Les adhérents d’une association ont donc légalement le droit d’accéder à la comptabilité de celle-ci.

Toujours dans une logique de transparence, l’association est légalement tenue de ne pas modifier les méthodes comptables d’une année à l’autre. Cette obligation est mentionnée dans l’article L. 123-17 du Code de commerce et dans les les articles 121-5 et 122-1 du Plan comptable général.

Comment tenir la comptabilité d’une association ?

Pour le bon fonctionnement d’une association, cette dernière doit tenir une comptabilité. Les petites associations peuvent reporter dans un cahier les opérations de la caisse accompagnées des justificatifs.

Il serait nécessaire de séparer les factures de l’association, les documents bancaires et les documents relatifs aux adhérents. S’il s’agit d’une plus grande association, il serait pertinent de numéroter les documents comptables de manière chronologique, par ordre alphabétique ou par typologie.

Ainsi, il faudrait conserver les justificatifs et bien les classer. Ces justificatifs peuvent établir les différentes opérations avec leur montant, leur date et le numéro de la pièce concernée.

Il est pertinent d’organiser la comptabilité selon les opérations effectuées et leurs typologies :

• Un livre rassemblant les achats et les frais ;
• Un classeur pour les ventes ;
• Un classeur regroupant les cotisations, impôts et taxes diverses ;
• Un classeur pour le compte bancaire de l’association ;
• Un classeur pour toute la partie juridique.

Quelles sont les obligations comptables de l’association selon son activité ?

Les obligations comptables d’un organisme varient en fonction de différents critères tels que la taille de l’association, le moyen de financement ou la contribution fiscale. La nature des projets associatifs constitue une condition essentielle à l’application de certaines règles. Voici les différents types d’activités parmi lesquelles les obligations comptables assignées à une association particulière sont indiquées.

Activité économique

Certaines associations œuvrant dans des activités commerciales ou économiques doivent tenir une comptabilité incluant l’établissement de comptes annuels. L’association ne se voit pas obligée d’élaborer un « annexe », un document complémentaire au compte de bilan, pour un résultat ne franchissant pas les seuils ci-après :

• Moins de 10 membres dans l’association ;
• Un chiffre d’affaires en dessous de 700 000 € ;
• Un compte de résultat inférieur à 350 000 €.

Les membres de l’association doivent nommer un commissaire aux comptes dans les conditions suivantes :

• Le nombre total des adhérents dépasse 50 ;
• Le montant du chiffre d’affaires comptabilisé est d’au moins 3 100 000 € ;
• Le compte de résultat affiche une somme supérieure à 1 550 000 €.

Activité sportive

Si une association sportive exerce une activité se portant sur des intérêts généraux, elle a les obligations comptables suivantes :

• Réaliser une tenue comptable des encaissements et décaissements ;
• Demander l’approbation de l’AGC pour la validation des comptes dans les six mois à compter de la fin d’exercice ;
• Établir un budget annuel pour une mise en application au niveau du conseil d’administration avant le commencement d’un exercice.

À ces obligations s’ajoute celle de constituer une « société commerciale » dans le cas où l’association sportive génère une recette d’au moins 1 200 000 € lors d’un événement autour de son activité. Cette obligation s’applique également si la rémunération totale des salariés sportifs s’élève à 800 000 €.

Activité permettant l’obtention de financements publics

Une association qui bénéficie de dons ou d’une aide publique s’élevant à 23 000 € ou plus est tenue d’élaborer des comptes annuels. À savoir que ladite tenue de comptabilité doit être conforme au plan comptable commun aux associations, c’est-à-dire applicable dans l’établissement de compte de résultat, bilan et annexe.

Activité d’utilité publique

D’une part, les associations qui exercent une activité en qualité « d’utilité publique » sont sujettes à l’établissement de comptes annuels et à la tenue de comptabilité. D’autre part, celles qui apportent des avantages fiscaux à l’État ont pour engagement de désigner un commissaire aux comptes.

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Quelle est la composition des comptes annuels des associations ?

Toutes les associations qui sont dans l’obligation d’établir des comptes annuels, doivent produire chaque année ces trois éléments :

Un bilan

Le bilan comptable qui doit être produit par les associations est similaire à celui produit par les sociétés commerciales. Ce bilan rassemble quelques comptes particuliers comme : les comptes de fonds associatifs (comptes 10), les fonds dédiés (compte 19) et le compte d’usagers (compte 41) …

Une annexe

L’annexe des associations doit comporter des informations obligatoires et d’autres informations significatives comme une indication sur l’importance et la nature du bénévolat quand il n’est pas chiffrable quantitativement.

Un compte de résultat

Le compte de résultat pour une association ressemble à celui du PCG avec quelques exceptions : il n’existe pas de notion de « bénéfice » et de « perte ».

Certains comptes concernent spécialement les associations, on retrouve par exemple le compte 689 (engagement à réaliser sur ressources affectées), le compte 756 (cotisations) et le compte 789 (report des ressources non utilisées des exercices antérieurs).

Maîtriser le nouveau plan comptable appliqué aux associations

Mis à part l’utilisation d’un logiciel de gestion de la trésorerie, le plan comptable est un outil indissociable à l’établissement de la comptabilité d’une entité comme l’association. Un opérateur comptable au niveau d’un organisme doit toujours être au courant des modifications apportées au plan comptable. Pour le cas des associations, les chargés de comptabilité utilisent le PCA ou « plan comptable associatif ». Depuis le début du mois de janvier 2020, un Nouveau Plan Comptable a été mis en application. Il est destiné pour les organismes à but non lucratif ainsi qu’aux associations soumises à la tenue de comptes annuels. En voici les brefs des modifications apportées au plan comptable.

• Une individualisation du mécénat et des dons par le biais du CROD, si auparavant, ces deux actions étaient classées sous un unique numéro de compte ;
• Une prise en compte facultative des apports en nature sur la partie inférieure du compte de résultat ;
• La classification du « prêt à l’usage » en tant que « prestation en nature » ;
• L’intégration des financements de bien renouvelable et non renouvelable dans la même catégorie ;
• L’appellation des fonds associatifs changée en « fonds propres » ;
• La prise en compte des legs à l’actif une fois signés, si auparavant, ils étaient inscrits dans cette partie lors de la réception.

Focus sur le cas d’une petite association

Régi par la loi 1901, l’enregistrement de l’activité économique d’une association se subdivise en :

• Comptabilité de trésorerie qui est focalisée sur l’enregistrement des différents flux financiers présents de l’association. Elle permet, entre autres, de régulariser la gestion du patrimoine de l’association. L’opération s’effectue sur un cahier, ou un tableur informatique. Le suivi comprend l’inscription de la date des mouvements (transactions bancaires) et la nature. Les éléments justificatifs doivent être enregistrés chronologiquement pour faciliter une éventuelle vérification ou un audit.
• Comptabilité d’engagement inclut, en plus d’un enregistrement des mouvements financiers de l’association, une gestion prévisionnelle des recettes et dépenses. Grâce à cette opération, l’organisme peut se permettre de définir le pilotage d’un projet à long terme. Elle est plus recommandée aux associations de grande taille qui souhaitent s’épargner de cas de découvert bancaire.

La comptabilité de trésorerie constitue la base de la régularisation de la gestion financière, que l’on parle d’une association de grande ou de petite taille. Par ailleurs, si un comptable est tenu d’assurer l’enregistrement des mouvements d’argent au niveau d’un organisme de petite envergure, il aura seulement besoin d’un cahier ainsi qu’un tableur comme documents comptables. De par cette facilité, la comptabilité de trésorerie est qualifiée en tant que comptabilité simplifiée. Quelques-unes des opérations courantes à enregistrer concernent celles réalisées à partir de relevés bancaires.

La comptabilisation des charges et des produits

Se charger de la comptabilité associative de base requiert la distinction des charges et des produits. Par exemple, lorsque l’association reçoit un chèque, il s’agit d’une charge, c’est-à-dire une somme à décaisser. Les adhésions, la réception de dons ou de subventions publiques représentent un ensemble de produits.

Le résultat

Le résultat s’obtient par la soustraction de la totalité des produits avec la somme des charges. Si vous obtenez un résultat positif, il est question d’« excédent » ; et de « déficit » si le calcul aboutit des chiffres négatifs.

La saisie des A-nouveaux et de la clôture comptable

Il convient de connaître les « A-nouveaux » qui sont l’état de la comptabilité issu d’une opération du dernier jour de l’exercice arrêté à minuit. Ils sont à comptabiliser avec les mouvements du premier jour d’exercice suivant. Au moment de l’établissement de la clôture comptable, il faut définir le Résultat, et d’arrêter le total du bilan.

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Pour aller plus loin dans la comptabilité associative :

• Tenir la comptabilité ponctuelle d’une association ;
• La vérification des comptes d’une association ;
• Monter une campagne de financement participatif ;
• Choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre association ;
• Faire le plan comptable d’une association ;
• Effectuer le bilan financier pour une association.

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Questions fréquentes