Vous êtes dirigeant d’une ONG, fédération, syndicat, ou grande structure associative et vous souhaitez optimiser vos activités administratives ? Association culturelle ou bien sportive, vous souhaitez obtenir de l’aide pour vos démarches administratives mais vous n’avez pas les moyens d’alourdir votre masse salariale ? Ou encore, vous êtes novice et voulez lancer votre projet associatif et le faire grandir en étant accompagné par un professionnel ?
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L’aide administrative pour association expliquée en vidéo !

Qu’est-ce qu’un accompagnement administratif pour une association ?

Un accompagnement administratif associatif est une aide, opérée par un bénévole, secrétaire (salarié ou indépendant) ou prestataire de services, qui permet aux membres de l’association de se concentrer sur leur activité plutôt que d’avoir à traiter des tâches administratives, mais aussi de faire fonctionner correctement l’association. En effet, en tant que bénévole, le traitement de l’administratif ne fait souvent pas partie de vos compétences et peut décourager votre engagement et/ou entraîner des ennuis administratifs. Pourtant il est absolument nécessaire pour tenir votre association à jour aux yeux de la loi (obligations comptables et juridiques) et la faire prospérer.

Quels sont les types d’aide administrative disponibles pour les associations ?

L’aide administrative pour les associations est cruciale pour leur bon fonctionnement et leur pérennité. Elle se décline en plusieurs types, répondant à des besoins variés. Voici une réponse étayée sur les différents types d’aide administrative disponibles pour les associations :

1. Aide administrative secrétariat générale :

• Gestion du courrier et des emails : Réception, tri, envoi, classement, réponse aux demandes.
• Rédaction de documents : Courriers, comptes rendus, procès-verbaux, rapports, notes de service.
• Organisation et planification : Gestion d’agenda, organisation de réunions, planification d’événements.
• Classement et archivage : Organisation et gestion des documents physiques et numériques.
• Accueil et information : Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs.

2. Aide administrative comptable et financière :

• Tenue de la comptabilité : Enregistrement des opérations, suivi des dépenses et des recettes, gestion des factures.
• Gestion budgétaire : Élaboration et suivi du budget prévisionnel, analyse des écarts.
• Gestion des cotisations : Encaissement, suivi des paiements, relance des impayés.
• Gestion des subventions : Préparation des dossiers de demande, suivi des versements, justification des dépenses.
• Établissement des états financiers : Préparation du bilan, du compte de résultat, et autres documents comptables.

3. Aide administrative liée à la gestion des membres :

• Adhésions et inscriptions : Gestion des formulaires, enregistrement des nouveaux membres, mise à jour des fichiers.
• Communication avec les membres : Envoi d’informations, gestion des newsletters, organisation d’événements.
• Gestion des cotisations : Encaissement, suivi des paiements, relance des impayés.
• Organisation des assemblées générales : Préparation des convocations, gestion des votes, rédaction des procès-verbaux.

4. Aide administrative juridique et réglementaire :

• Démarches administratives : Déclarations en préfecture, demandes d’autorisations, etc.
• Veille juridique : Suivi des évolutions législatives et réglementaires.
• Gestion des contrats : Rédaction, suivi, renouvellement des contrats (assurances, location, etc.).
• Respect des obligations légales : RGPD (protection des données), obligations fiscales, etc.

5. Aide administrative numérique :

• Utilisation des outils bureautiques : Maîtrise des logiciels de traitement de texte, tableur, présentation.
• Gestion des outils de communication : Utilisation des emails, des réseaux sociaux, des plateformes de visioconférence.
• Utilisation des logiciels de gestion : Maîtrise des logiciels de gestion associative, de comptabilité, de gestion de projet.
• Gestion de site web : Mise à jour du contenu, gestion des formulaires, etc.

A noter que toutes ces tâches peuvent être réalisées par une seule et même personne polyvalente dotée de compétences comptables et juridiques.

Une aide administrative peut intervenir à plusieurs moments de la vie d’une association et pour plusieurs raisons différentes : assurer la conformité légale du lancement d’un projet associatif et de son développement, soutenir administrativement une levée de fond, dépolluer les bénévoles et la direction pour accélérer la croissance de l’association, gérer les adhésions ou les départs pendant un pic d’activité…

Sources d’aide administrative pour les associations

L’aide administrative aux associations peut avoir diverses sources :

• Bénévoles : Personnes offrant leur temps et leurs compétences pour aider l’association.
• Salariés : Personnes employées par l’association pour assurer les tâches administratives.
• Prestataires de services : Entreprises ou indépendants proposant des services d’aide administrative (secrétariat, comptabilité, etc.).
• Structures d’accompagnement : Maisons des Associations, CRIB (Centres de Ressources et d’Information des Bénévoles), France Services.
• Outils et Logiciels : Des solutions numériques facilitent la gestion associative (comptabilité, gestion des membres, etc.).

Qui peut m’aider dans ces démarches administratives ?

En fonction de votre besoin, vous pouvez traiter vos démarches administratives en interne. Cependant, si vous n’en avez pas les qualifications, vous pouvez recruter un salarié, faire appel à un assistant indépendant en freelance, un prestataire de services administratifs ou bien un prestataire spécialisé dans un domaine : un expert comptable, un juriste…

En fonction des activités à confier il n’est souvent pas nécessaire ni rentable de faire appel à un professionnel hautement qualifié. Pour des missions qui ne nécessitent pas de conseil, faire appel à un prestataire de services comme Officéo est largement suffisant (par exemple pour la relecture de contrat, de la saisie de données comptables ou du suivi de trésorerie…).

Quelles sont les obligations administratives d’une association ?

Une structure associative est, tout comme une entreprise, soumise à des obligations administratives et comptables :

• Déclarer l’association à la préfecture ;
• Déclarer les modifications de statuts au greffe des associations ;
• Tenir une comptabilité pour justifier toutes les opérations assimilées à un compte de l’association. Pour cela, la personne qui s’occupe de la gestion de comptable inscrit toutes les opérations comptables dans un journal (achats, dettes, débit…). Toutes les pièces justificatives doivent êtres gardées (notes de frais, factures…) ;
• Publier annuellement les comptes et faire appel à un commissaire aux comptes si l’association perçoit plus de 153 000 euros ;
• Conserver les documents comptables pendant 10 ans.

En cas de non-respect de ces obligations, votre association prends des risques : amendes, erreurs dans les statistiques, ralentissement de votre activité. C’est pourquoi faire appel à une assistance administrative peut être une idée judicieuse et éviter tout incident.

Pourquoi externaliser les fonctions administratives de son association ?

Externaliser les fonctions administratives de votre structure confère plusieurs avantages qui permettront à terme de la faire grandir :

• Economies d’échelle : en externalisant vos activités administratives, vous avez l’opportunité de maitriser et variabiliser vos coûts. Vous ne payez que pour les heures de travail effectives et n’avez pas à débourser en coût RH (recrutement, turn over…) ou bien en charges patronales étant donné que le prestataire n’est pas salarié ;
• Gain de temps : les dirigeants de la structure et bénévoles n’ont plus à se charger de l’administratif. Ainsi, ils ont plus de temps à consacrer à leur engagement ;
• Qualité : faire appel à un prestataire de services permet de bénéficier d’un double gain de qualité. D’un côté, profiter d’un service expert vous permet d’éviter les erreurs comptables et administratives et fluidifier votre activité. De l’autre côté, vos bénévoles déchargés de leur pollution administrative offre un service associatif plus qualitatif à vos adhérents.

Ces trois avantages combinées permettent à l’association de croître en toute sérénité, dans l’engagement associatif le plus vigoureux !

Officéo : la solution idéale pour bénéficier d’une aide administrative de qualité pour votre association !

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Vous pouvez également nous joindre par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 19h sans interruption.

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