Faire appel à un prestataire de services administratifs est une solution de plus en plus usitée par les entreprises qui cherchent à optimiser leurs dépenses, tout en bénéficiant d’un rendu et d’une qualité de service équivalents à celle d’un CDI temps plein, sans avoir à embaucher. En effet, cette solution dont les tarifs sont fixés le plus souvent au taux horaire permet aussi une grande flexibilité, très demandée dans une ère où le travail à distance et asynchrone est devenu la norme.

Dans cet article, découvrez quels sont les tarifs appliqués par les différents prestataires de services administratifs ; auquel faire appel en fonction de votre besoin mais aussi quels avantages le prestataire pourrait conférer à votre entreprise.

Les prestataires de services administratifs en vidéo

Quels sont les 4 types de prestataires de services administratifs ?

Externaliser la gestion administrative de votre entreprise est une très bonne stratégie pour optimiser vos dépenses et gagner du temps sur le recrutement d’un employé. Cependant, il faut avoir en tête qu’il existe plusieurs moyens de l’opérer. Le choix du prestataire va différer en fonction de votre besoin.

Voici les 4 possibilités existantes :

• Freelance en direct : vous pouvez passer par un freelance en direct pour externaliser certaines de vos fonctions administratives. La mise en place est rapide, vous n’avez pas à perdre du temps et de l’argent dans une phase d’intégration une fois le professionnel trouvé. Du fait de la signature d’un contrat de prestation, vous n’aurez pas en tant qu’entreprise à payer de charges patronales, ni de charges sociales pour le freelance. Cependant, il faut garder à l’esprit que la recherche d’un freelance dont les compétences sont en parfaite adéquation avec votre besoin peut être longue et la continuité de service compliquée à faire suivre.
• Cabinet spécialisé : l’entreprise peut faire appel à un cabinet qui exerce des fonctions spécifiques, c’est notamment le cas pour des missions d’expertise comptable ou juridique . A noter que ces prestations très qualifiées sont plus onéreuses. C’est pourquoi il faut bien délimiter son besoin pour ne pas laisser à ces cabinets des tâches à moins forte valeur ajoutée (par exemple de la saisie de données comptables, de la relecture de contrats…) que vous pourriez simplement déléguer à de professionnels moins qualifiés, et donc moins coûteux.
• Intérim : l’intérim est la solution qui se rapproche le plus du salariat. L’agence d’intérim “prête” un salarié au client sur la base d’un contrat de travail. Cette issue est plutôt à favoriser pour un besoin bien défini. En effet, bien que la mise en place soit rapide, le contrat de travail n’est moins modulable et difficile à rompre. Gardez aussi à l’esprit que, bien que comme pour le freelance vous n’ayez pas de charges patronales à débourser, certaines agences appliquent encore des coefficients de facturation en plus du tarif initial. Enfin, il est aussi très difficile d’assurer une continuité de service avec l’intérim et les risques de no-show sont encore bien présents.
• Entreprise de prestation de services : enfin, l’entreprise peut faire appel à une société de prestation de services. Celle-ci ne fonctionne pas sur le même principe que l’intérim : elle travaille avec des assistants indépendants et utilise son réseau pour répondre à un besoin client. C’est donc une solution qui permet d’allier la flexibilité du contrat de prestation, l’expertise de l’assistant, et le professionnalisme de l’entreprise prestataire qui est tiers de confiance entre les deux parties. 

L’intérim est la solution la moins avantageuse et peut très facilement être remplacée par une entreprise de prestation de services, bien plus agile et fiable. Vous trouverez ici un comparatif chiffré entre intérim et prestataire.

Quels sont les tarifs d’un prestataire de services administratifs

Les prestataires de services utilisent trois modalités de facturation différentes :

A l’heure 

C’est le type de facturation le plus couramment utilisé par les prestataires en freelance et les entreprises prestataires de services. Comptez entre 30 et 50 euros de l’heure pour une prestation de services administratifs. Pour des tâches très qualifiées, les tarifs peuvent monter jusqu’à 80 euros de l’heure.

A la tâche

La facturation à la tâche est utilisée majoritairement par les freelances avec qui vous passez en direct, le plus souvent pour des missions ponctuelles avec peu de volume. A noter que, même si la facturation se fait à l’heure, il faudra préciser dans le devis l’exactitude des tâches qui ont été exécutées. Le tarif à l’unité fluctue en fonction du volume demandé mais aussi de la complexité des tâches, par exemple pour une externalisation de traitement de bulletin de paie, comptez entre 3 et 10 euros le bulletin.

Au forfait

La facturation au forfait est utilisée par les cabinets spécialisés, notamment d’expertise comptable ou encore de recrutement. En fonction de la taille de votre entreprise, vous payez un forfait mensuel ou annuel pour un livrable donné. Comptez débourser à partir d’une centaine d’euros par mois HT pour une petite entreprise et jusqu’à plusieurs milliers d’euros par mois pour un grand groupe.

De son côté, l’intérim rémunère le salarié au mois, comme pour un salaire classique et prends une commission dessus.

A noter qu’il est possible de prendre uniquement un logiciel pour l’externalisation de certaines tâches administratives, notamment pour de la gestion de projets ou la comptabilité. Dans ce cas, il vous suffira de payer l’abonnement, qui peut monter jusqu’à 10 000 euros par an, en fonction de la taille de votre entreprise et de la technologie de l’outil (les outils utilisés par le marketing étant les plus coûteux). Cependant, pour opérer ces logiciels et les vérifier, ajouter un soupçon de prestation de service, ne serait-ce que quelque heures par mois, permet d’éviter des erreurs qui pourraient vous coûter cher !

3 avantages du prestataire de services administratifs pour l’entreprise

Si les entreprises font de plus en plus appel à des prestataires de services administratifs, c’est évidemment pour une bonne raison (je dirais même trois !).

• Flexibilité : la flexibilité est devenue depuis le Covid 19 un critère élémentaire pour les entreprises, mais aussi pour les employés. Le devis et contrat de prestation sur lesquels se coordonne la mission permettent justement cette flexibilité. En effet, la mise en place du service peut se faire en moins de 48h, s’interrompre aussitôt, mais aussi être modulée en fonction du temps de travail effectif de l’assistant, ou bien d’un imprévu avec l’assistant. De plus lorsque vous faites appel à une entreprise prestataire de service (ce qui n’est pas le cas pou le freelancing en direct), vous n’avez pas à passer par tous les processus RH classiques. D’un côté, la flexibilité vous permet de gagner du temps de travail effectif mais aussi de variabiliser vos coûts ;
• Expertise : en faisant appel à un prestataire, vous choisissez de travailler avec un freelance expérimenté (ce qui n’est pas toujours le cas avec un salarié en intérim) dans votre domaine et qui ne nécessitera pas de formation de votre part ;
• Fiabilité : les meilleurs prestataires sont tiers de confiance et vous accompagnent tout au long de la mission. De plus, à l’inverse du salariat et de l’intérim, certaines entreprises prestataires sont capables de remplacer immédiatement un assistant administratif absent.

Attention, en fonction du prestataire que vous choisirez et de votre besoin, celui-ci ne vous apportera peut être pas tous les avantages. C’est pourquoi il est recommandé de comparer les solutions et de regarder les avis sur différents prestataires avant de signer.

L’assistance Officéo, compromis entre le freelancing et l’intérim

Officéo propose des prestations de services administratifs qui s’articulent sur un mode flexible, expert et fiable. Notre offre représente le meilleur compromis du marché, plus modulable que l’intérim et plus fiable que le freelancing en s’appuyant sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad d’assistants, en fonction de votre besoin. 

Nos assistants sont des professionnels aguerris aux métiers de l’administratif. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, au travers d’une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant et vous accompagnent tout au long de la mission. Réactifs, ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant ; pas question de laisser vos données fuiter !

Nous intervenons dans tous les cas de figure : ne surcharge de travail ponctuelle ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une fonction ? Pas de souci, votre contrat de prestation est modulable à tout moment. En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant une continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre besoin : l’assistant peut tout aussi bien travailler 50h par semaine que 20h par mois, en horaires décalés, et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée, dans vos locaux, à distance ou en hybride.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coût rh (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos services :

Nos services

---

Allianz nous fait confiance

Témoignage de Pierre Granges, responsable IT chez Allianz France et client Officéo

O. : Quels sont les avantages de notre solution d’externalisation administrative ?

P.G. : Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes. 

J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. 

J’ai gagné 5% du temps sur mon management et nous avons pu déployer des livrables plus rapidement, c’est un atout essentiel lors des pics d’activités.

 

–> Lire la suite <–

---

Nos tarifs

---