Comment devenir assistant virtuel en 5 étapes clés ?

 

Les entreprises se tournent de plus en plus vers les assistants administratifs virtuels. Aujourd’hui, les fonctions traditionnelles exigeant une présence physique laissent de plus en plus de place à des collaborateurs à distance, d’où l’apparition de l’assistance virtuelle. Bien que vous n’exerciez pas la totalité de vos missions à distance, il est important de savoir comment l’opérer pour être polyvalent et trouver plus d’offres de missions..

Vous souhaitez savoir comment devenir assistant virtuel indépendant ? Vous êtes au bon endroit ! Vous souhaitez faire appel à un assistant virtuel pour votre entreprise ? Vous êtes aussi au bon endroit !

 

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

L’assistant virtuel, aussi appelé « AV » est un assistant indépendant qui propose des services, notamment administratifs, à distance à des organisations. Il prend en charge les tâches chronophages de l’entreprise afin que cette dernière puisse se concentrer sur son cœur de métier. Il peut être amené à exercer sur site de temps à autre mais sa particularité reste tout de même le télétravail.

Y a-t-il une différence entre un assistant et un secrétaire virtuel ?

Il n’y pas de différence entre les dénominations « assistant virtuel » et « secrétaire virtuel ». Dans les faits, ces deux postes nécessitent le même niveau d’études et exercent les mêmes missions. C’est l’entreprise qui choisit d’appeler le poste secrétaire ou assistant.

Quelles sont les missions d’assistance virtuelle ?

Les missions d’assistance virtuelle administrative varient en fonction des besoins des clients. Les services proposés par l’assistant virtuel vont dépendre de sa formation, de sa spécialisation et de ses compétences. Voici une liste non exhaustive des missions relatives à l’assistance virtuelle :

• Assistance comptable & financière : suivi de trésorerie, classement des documents comptables, saisie comptable ;
• Assistance ADV : gestion du service client, gestion du processus de facturation et des relances, expédition des commandes ;
• Assistance Achats : tenue des documents achats, choix des fournisseurs, gestion des commandes ;
• Assistance juridique / paralégal : classement et archivage juridique, transcription de fichiers audio ;
• Secrétariat courant : gestion des appels téléphoniques, gestion d’agenda, gestion du courrier et des emails.

Quelles sont les compétences d’une assistante virtuelle ?

Les compétences d’une assistante virtuelle sont diverses et plusieurs sont attendues par les recruteurs. La distance, encore plus le présentiel nécessite une grande rigueur et une organisation à toute épreuve ! Certaines aptitudes sont indispensables comme :

Hard skills :

• Maîtriser les outils informatiques classiques comme le pack Office mais aussi ceux dédiés à la spécialisation (comptabilité, ressources humaines, administration des ventes…) ;
• Maîtriser les outils de communication à distance (Zoom, Google Meet, Slack, Teams…) ;
• Avoir des connaissances pointues dans le secrétariat et la gestion administrative.

Soft skills :

• Organisation : à distance, il n’y a pas de cadre imposé par l’entreprise. L’assistant doit donc avoir une routine et des dossiers très organisés pour pouvoir rendre ses livrables à temps ;
• Autonomie : capacité à travailler de manière indépendante, avec peu de supervision ;
• Communication : il est plus difficile d’échanger quand on ne peut pas se voir. Ainsi, l’assistant virtuel doit savoir s’exprimer de façon claire et pedagogue, que ce soit à l’écrit ou par téléphone.
• Fiabilité : les entreprises peuvent redouter de confier leur données à un assistant. Etre digne de confiance, avec un sens aigu de la confidentialité et de la responsabilité est une qualité très importante ;
• Gestion du temps : savoir planifier et organiser son travail pour être productif tout au long de la journée ;
• Adaptabilité : être flexible et prêt à s’adapter aux nouveaux outils, processus ou changements de priorités, d’autant plus que la distance oblige l’auto-formation ;
• …

Quel statut pour un assistant virtuel ?

Pour exercer le métier d’un assistant virtuel freelance (à domicile), il est nécessaire d’avoir le statut de micro-entrepreneur. 

Le statut “micro-entreprise” vous fera bénéficier d’un régime fiscal simplifié à condition que le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 72 600 €. 

Quel est le tarif d’une assistante virtuelle ?

Le tarif horaire moyen d’une assistante virtuelle se situe entre 20 et 50 €/h HT. Le professionnel est libre de choisir une option parmi les différentes formules envisageables. Il peut s’agir de la facturation à l’heure, à temps plein ou à mi-temps. Il peut aussi opter pour un abonnement mensuel ou un forfait annuel. 

Comment faire pour devenir assistant virtuel ?

1. Acquérir les compétences nécessaires : des cours en ligne sur des plateformes comme Coursera, Udemy, ou LinkedIn Learning pour apprendre les bases de l’assistance virtuelle, de la gestion administrative, des logiciels bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace…), et des outils de gestion de projet (Trello, Asana…) ;
2. Se concentrer sur l’offre et la cible : définissez votre offre en vous focalisant sur les tâches les plus gratifiantes et en vous concentrant sur votre cible ;
3. Etablir une présence en ligne : utilisez LinkedIn pour vous connecter avec des professionnels et des entreprises. Participez à des groupes liés à l’assistance virtuelle et partagez du contenu pertinent. Vous pouvez également vous inscrire sur des plateformes de freelance comme Upwork, Freelancer, ou Fiverr pour trouver des opportunités et établir votre réputation ;
4. Trouver les premiers clients : commencez par prendre des petites tâches. Cela vous aidera à acquérir vos premiers clients et à construire une réputation ;
5. Collecter des témoignages : des clients qui cherchent à confier certaines tâches administratives à une assistante virtuelle cherchent d’abord de la fiabilité. Avoir des clients qui peuvent témoigner de la qualité de votre travail et de votre respect des délais par exemple, peut grandement vous aider ;
6. Gérer et développer votre activité : pour ce faire, continuez à vous former pour rester à jour avec les nouvelles technologies et les meilleures pratiques de votre domaine. Sollicitez régulièrement du feedback de vos clients pour améliorer vos services et fidéliser votre clientèle.

Comment trouver des clients ?

S’établir en tant qu’assistant virtuel demande du temps, de la prospection et une grande organisation, pouvant éloigner l’indépendant de son cœur de métier. Chercher des clients est chronophage et peut être très compliqué au tout début de votre activité.

Vous pouvez vous tourner vers les plateformes de freelancing classique comme Upwork, Malt, Fiverr… Mais avez vous penser aux entreprises de prestation de services ?

En optant pour une société de prestation de services administratifs, des missions vous sont proposées selon vos compétences et vos disponibilités. Les meilleures sociétés de prestations travaillent souvent avec de grandes entreprises auxquelles vous ne pourriez avoir accès en passant par les plateformes conventionnelles.

C’est notamment le cas d’Officéo, leader de l’externalisation administrative en France et présent sur le marché depuis plus de 16 ans maintenant. Notre réseau est constitué de plus de 6 000 assistants sur tout le territoire et notre expertise n’est plus à prouver. Collaborer avec nous c’est recevoir des missions en lien avec vos compétences chaque semaine, faire partie d’une communauté et vous assurer des revenus à chaque fin de mois. Adieu la prospection de clients, œuvrez en toute tranquillité et laissez nous faire.

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 Vous recherchez une assistance virtuelle pour votre entreprise ?

Officéo, spécialiste de l’externalisation de services administratifs, vous apporte un soutien pour faire face à une charge de travail ponctuelle ou récurrente selon vos besoins. Notre solution ultra rapide et ultra flexible repose sur les compétences d’une assistante virtuelle experte et sur une continuité de service avec un déploiement possible en 48h, pour vous faire gagner en temps et en productivité.

Avec Officéo, c’est vous qui décidez du volume horaire de vos missions. La facturation est au réel des heures effectuées et n’implique aucune surfacturation. Profitez de notre solution pour une assistance administrative à la carte sans engagement et sans embauche.

Quels sont nos services ?

Officéo se construit autour de six grandes familles de services administratif  qui peuvent opérées à distance, sur site et en bilingue :

• La gestion de la pré-comptabilité : saisie de données comptables, lettrage comptable, rapprochement bancaire… ;
• Le secrétariat : accueil téléphonique, commande de fourniture, rédaction de certains de documents, supervision du lien client…  ;
• La gestion des achats : gestion des commandes et du lien fournisseur, négociation de contrat, contrôle des livraisons… ;
• L’administration des ventes : facturation client, réclamation client …;
• La gestion des ressources humaines : aide au recrutement, organisation de formations, gestion du personnel …;
• La gestion de projet : organisation d’évènement et séminaires, gestion des plannings des intervenants… .

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