Gestion d’agenda et prise de rendez-vous
Fini les doubles rendez-vous…
Depuis 10 ans, le leader français des solutions d’externalisation administrative aide les professionnels dans leur gestion d’agenda. Une réponse aux besoins d’organisation dans un emploi du temps surchargé ou en période de forte activité, Officéo vous apporte ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
La gestion d’agenda en 3 points
Avoir un seul agenda et mettre le plus d’éléments possibles
N’éparpillez pas vos obligations sur plusieurs agendas, évitez même d’avoir un agenda personnel et professionnel séparé. Inscrivez toutes vos obligations au même endroit.
L’agenda peut servir à noter bien plus que des rendez-vous. N’hésitez pas à aller plus en profondeur et mettre tout élément qui contribueraient à rendre le planning plus clair (temps passé dans les transports, pause du dîner, séances de sport, priorités de la journée, temps de lecture, mémos, etc).
Utiliser une liste de tâche et son agenda
Les tâches doivent se retrouver dans une liste de tâches distincte, et non pas sur l’agenda qui ne doit contenir que les rendez-vous, mémos et blocs de temps.
Planifier les journée et les semaines
Avant le début de chaque semaine, organiser l’emploi du temps pour la semaine à venir. Inscrivez les rendez-vous de la semaine et écrivez les mémos des journées en planifiant des blocs de temps pour les activités importantes. L’agenda est alors un vrai outil de « plan d’action » pour chaque semaine et chaque jour.
La gestion du temps n’attend pas
Votre métier vous demande de suivre un planning rigoureux avec une synchronisation parfaite entre vos équipes. Entre les nombreux agendas partagés que vous avez essayé de suivre pour des réunions à temps, vos appels entrants sont souvent en attente, et vous avez besoin de collaboratrices expérimentées pour que votre image reste celle du contrôle et de l’organisation ?
Professions libérales, vos calendriers entre les différents lieux d’intervention et correspondants doivent faire l’objet d’une meilleure gestion ? Dans le domaine médical, pour une permanence téléphonique médicale dans vos locaux même quand vous êtes en déplacement en rendez-vous ou avec un confrère, déléguer est une priorité.
La gestion du temps n’attend pas. Pour que vos plages horaires soient celles où vous êtes le plus efficace, votre future secrétaire indépendante (ou assistante de direction) est choisie selon votre secteur d’activité, pour une gestion des appels, des rendez-vous et des tâches administratives associées efficace.
Témoignage de Jocelyne Mwilu, cliente Officéo
« Vos assistants ont su gagner la confiance de mes collaborateurs grâce à leur expertise et leur force de proposition. C’était un véritable soulagement d’avoir tout de suite des experts pour toute la partie Back-Office. »
Directrice générale chez PPI France
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Votre assistant administratif indépendant, pour une gestion des rendez-vous en toutes circonstances
Face à des absences au bureau, vous devez trouver des secrétaires prête à prendre le r
elai en 48h ? Que vous ayez une réunion qui n’était pas prévue ou deux rendez-vous qui s’enchaînent trop vite, votre assistante Officéo se charge d’organiser un service permanence téléphonique dans vos locaux ou à domicile.
- Une gestion des tâches effectuée suivant vos directives pour une image de marque irréprochable ;
- Une prise d’appels et une mise en relation juste pour évincer tout débordement sur votre charge de travail ;
- Une standardiste externalisée formée aux modes de communications appropriés pour répondre à vos clients potentiels, votre patientèle comme vos collaborateurs avec la même réactivité et efficience.
La maîtrise et l’organisation des réunions est un outil clé en entreprise vu leur impact sur l’avancée des projets et par conséquent les objectifs de l’entreprise. Les réunions nécessitent une préparation au préalable ainsi que d’assurer un suivi efficace.
Votre assistant Officéo vous aide dans l’organisation de vos réunions de A à Z afin de vous permettre un gain de temps et de productivité. Il vous vient en aide dans l’oganisation de votre réunion de manière à ce que vous puissiez atteindre votre objectif. Ainsi, il fixe le cadre de la réunion et choisit le lieu mais aussi assure le suivi tout en favorisant la dynamique de l’entreprise.
Ils nous font confiance
Commencez dès maintenant
La solution Officéo vous assure un gain de temps sur l’organisation de votre temps. Choisissez une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins. Choisissez un service administratif externalisé, délivré par des assistants professionnels à la carte.
Besoin d’une assistante de direction ?
Vous êtes à la recherche d’une assistante de direction ? Les assistant(e)s Officéo sont qualifié(e)s pour vous venir en aide sur les tâches suivantes :
- La gestion du planning salarié ;
- La transcription audio,
- La prise d’appel téléphonique,
- L’organisation de voyages,
- La gestion de votre trésorerie,
- L’organisation de déplacements professionnels.
Notre solution est adaptée à vos besoins, rapide et sans embauche et nos assistant(e)s sont disponible sous 48h partout en France. Nous sommes joignables à votre convenance, du lundi au vendredi, de 9h à 19h au 01 49 70 98 63 ou à tout moment via ce formulaire.
Témoignage de Luc Lacroute, directeur relations clients et partenaires chez 3V Finance, client Officéo
O. : Recommanderiez-vous Officéo ?
L. L. : Je recommande bien évidemment Officéo pour la qualité de son service qui ressort dans son suivi de clientèle. On voit bien à quel point Officéo se soucie du bon déroulement de la mission et de la satisfaction de son client.
–> Témoignage complet <–
Pourquoi choisir la solution Officéo ?
Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.
Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
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Les avantages d’un(e) assistant(e) Officéo
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
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- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
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- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
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La gestion d’agenda résumée
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❓ Quels sont les bénéfices d’une bonne gestion d’agenda ?
Elle permet de planifier des tâches et de disposer ainsi d’une vue d’ensemble sur les actions qui nous attendent et les personnes les plus productives au bureau sont celles qui alternent travail et moments de détente !
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🔎 Qui peut prendre en charge la gestion des agendas et des rendez-vous ?
L’assistant de manager gère le planning, l’agenda, les rendez-vous de son supérieur. L’externalisation de la gestion de l’agenda est également une solution pour optimiser au maximum l’efficacité du service, ainsi que votre budget et votre temps.
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⭐️ Comment choisir un.e secrétaire indépendant.e efficace dans la gestion d’agenda ?
Au-delà de sa qualité organisationnelle hors-pair, un.e secrétaire efficace vous apporte un véritable gain de temps. Il/Elle est rapide et réactif.ve. L’assistant.e fait également preuve d’une grande discrétion.
Pour aller plus loin
- Les outils pour une gestion d’agenda réussie
- 3 solutions pour gérer son agenda
- Les 7 activités les plus chronophages au bureau, et comment les gérer
- Réussir une réunion virtuelle du début à la fin
- Vidéoconférence en entreprise : 5 raisons de s’y mettre
On se charge de votre administratif.
