Qu’est-ce qu’une stratégie offshore ?
Les entreprises mènent une véritable course contre la montre dans tous les domaines ou secteurs d’activité. Elles doivent produire plus de résultats, conservant la qualité de leurs services ou produits tout en veillant à dépenser moins. La tâche n’est pas très simple dans la plupart des cas. Pour atteindre leurs objectifs, les entreprises adoptent généralement une stratégie offshore à travers l’externalisation des services. Ce projet d’externalisation, bien pratique, présente de nombreux points forts. Revenons sur les bénéfices pour une société de considérer une stratégie offshore solide.
Je souhaite externaliser une fonction support de mon entreprise
Sommaire
- Stratégie offshore : définition
- Nearshore, Onshore, Offshore : différences majeures
- Pourquoi faire une externalisation Offshore ?
- Les avantages de l’externalisation Offshore
- Les limites de l’externalisation Offshore
- Les pièges à éviter en externalisation Offshore
- Comment bien mettre en place une stratégie d’externalisation Offshore ?
- Comment choisir son prestataire Offshore ?
Stratégie offshore : définition
Le terme Offshore est composé de « Off » et de « Shore ». Shore, en anglais, signifie tout simplement le littoral ou le rivage. Quant à Off, il désigne l’éloignement. En d’autres termes, Offshore signifie « au large » ou « en mer ». Une entreprise située en France peut alors contacter un prestataire situé en Inde ou au Madagascar pour une prestation d’infogérance ou de référencement naturel.
La stratégie offshore est alors celle par laquelle une entreprise décide d’externaliser tout ou partie de ses activités ou services à un ou plusieurs prestataires étrangers. Plusieurs services peuvent être externalisés dans ce cadre. Il peut s’agir de la comptabilité, de la rédaction web, du secrétariat, du support informatique, de la saisie de données, du développement informatique ou de la gestion du référencement web.
Nearshore, Onshore, Offshore : différences majeures
L’externalisation des activités ou services de netlinking par exemple se développe de plus en plus dans le monde entier. Les petites, moyennes ou grandes sociétés font ainsi recours à une solution de rédaction de contenu pour se concentrer davantage sur leur cœur de métier afin d’atteindre leurs objectifs respectifs. Elles doivent alors faire confiance à des prestataires un peu partout dans le monde. C’est alors que sont nées les notions nearshore, onshore et offshore.
L’externalisation nearshore est celle par laquelle une société confie ses services ou activités à un prestataire externe à proximité moyenne. Le prestataire freelance se situe dans ce cas à plus ou moins à quelques kilomètres de la société donneuse d’ordre ou dans un pays voisin. Avec cette forme d’externalisation informatique par exemple, la société qui donne l’ordre bénéficie d’un meilleur niveau de sécurité de ses données lorsque le suivi du projet est optimal. De plus, les risques relatifs à une éventuelle perte de contrôle sont limités.
L’externalisation onshore est celle grâce à laquelle la société demande l’intervention de professionnels prestataires étrangers à son site, mais qui se trouvent dans la même région ou dans le même pays que celle-ci. Il est alors possible de contacter des entreprises françaises spécialisées en référencement d’un site par exemple. Cette forme d’externalisation est avantageuse dans la mesure où elle facilite la communication entre les deux parties. La communication est plus fluide étant donné que le donneur d’ordre et le sous-traitant sont situés dans le même pays. Ils peuvent même se rencontrer physiquement pour échanger sur les problèmes relatifs à l’exécution du projet d’externalisation afin de trouver des solutions. De plus, les soucis relatifs aux différences culturelles entre l’entreprise offshore et les donneurs d’ordre ne se posent pas.
Avec l’externalisation Offshore du centre d’appels par exemple, la société donneuse d’ordre faire recours à un prestataire situé dans des pays éloignés ou étrangers. Cette forme d’externalisation est très appréciée des sociétés parce qu’elle leur permet de faire des économies considérables. Les prestataires en offshore proposent des services de qualité selon le budget du donneur d’ordre.
Pourquoi faire une externalisation Offshore ?
Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à adopter des solutions d’externalisation offshore.
Externaliser en offshore pour être plus productive
Si de nombreuses sociétés optent pour l’externalisation offshore des services comme le traitement des données, c’est d’abord pour se concentrer sur leur cœur de métier. Elles recentrent alors leurs ressources humaines et matérielles sur les tâches le plus importantes afin d’atteindre leurs buts de compétitivité. Une entreprise peut par exemple décider de faire appel à un prestataire étranger capable de s’occuper de sa production ou de la gestion administrative de son personnel. Le prestataire étranger lui fournit des services de premier choix pendant qu’elle se développe aisément et d’accroitre sa productivité.
Externaliser en offshore pour mieux économiser
La stratégie offshore responsive, lorsqu’elle est adoptée par une entreprise, permet de réduire les charges. Une entreprise qui désire gérer ses relations avec ses partenaires et clients doit normalement créer une division pour la cause. Elle doit alors recruter du personnel qualifié, ce qui lui fait plus de dépenses étant donné qu’elle doit prendre en compte une masse salariale plus importante. En faisant appel à un prestataire offshore, la société n’a plus à gérer un personnel sur le long terme. Pour les mêmes services, elle peut profiter d’un prix considérablement inférieur à celui en vigueur sur son territoire pour chaque projet.
Externaliser en offshore pour jouir d’une grande souplesse
Les entreprises adoptent une stratégie d’outsourcing en offshore de leur développement logiciel parce qu’elles recherchent principalement une option flexible. Elles peuvent alors réduire ou augmenter leur production selon les réels besoins du marché en comptant sur un travail de qualité.
Les avantages de l’externalisation Offshore
Les entreprises, quelle que soit leur taille, font principalement recours à l’externalisation des processus en offshore pour les nombreux avantages qu’elle offre. Cette option peut par exemple aider la société qui l’applique avec savoir-faire à booster son chiffre d’affaires.
Se recentrer sur son cœur de métier
Les personnels d’une entreprise fonctionnelle ne s’occupent pas uniquement des missions principales de celle-ci. Il y a de nombreuses tâches secondaires à prendre en compte. C’est par exemple le cas de la saisie de données, car il y a des informations importantes qui doivent impérativement être sauvegardées de manière régulière. C’est une tâche chronophage qui demande d’importantes ressources humaines et matérielles, mais qui n’apporte pas une réelle valeur ajoutée à la société. Lorsqu’elle est confiée à un prestataire étranger, l’entreprise donneuse d’ordre peut recentrer son personnel sur ses missions principales afin d’être plus compétitive.
Profiter de services attractifs
L’outsourcing offshore est pratique pour son côté économique. L’entreprise qui l’adopte fait généralement recours à des prestataires situés dans des pays en voie de développement. Ceux-ci proposent ainsi des tarifs très réduits pour des prestations de qualité. La société réalise de grosses économies. Elle peut alors utiliser ces dernières pour se développer.
Éviter de louer un local
Le marché de l’immobilier affiche une certaine saturation dans les zones les plus développées. Le prix du m2 augmente de plus en plus. Louer un local peut être ainsi considéré comme un investissement trop important, particulièrement si la société est naissante. Avec l’outsourcing offshore, il est possible de demeurer opérationnelle et compétitive sans louer un local professionnel.
Profiter d’un service de qualité
Les prestataires extérieurs sont généralement spécialisés dans leur domaine. Ils proposent ainsi une prestation de premier choix à faible coût. Ils assurent la qualité et la productivité respectant le cahier de charges du donneur d’ordre.
Les limites de l’externalisation Offshore
L’offshoring est une option avec de nombreux avantages, mais il n’est pas sans risques. Il peut ainsi arriver que l’entreprise perde le contrôle de son processus de production. Si le choix du prestataire n’a pas été fait avec respect de certains paramètres, les risques relatifs à la mauvaise qualité de production et le non-respect des délais de livraison peuvent être élevés. Il est en effet possible que le prestataire ne soit pas en mesure de gérer les missions qui lui sont confiées pour des raisons de manque de compétences et d’outils adaptés.
Les risques de pertes de données sont aussi à prendre en compte. Il est en effet possible que le prestataire ne dispose pas d’un système de sécurité optimal pour veiller à la protection des données du donneur d’ordre. De plus, les risques de choc culturel sont présents. La société peut perdre son image de prestige lorsque les missions ne sont pas exécutées comme il se doit.
Les pièges à éviter en externalisation Offshore
Faire une externalisation offshore est une très bonne occasion d’accroitre sa productivité et son niveau de compétitivité sur le marché. La solution est intéressante, mais elle comporte des pièges à prendre en compte. Les connaitre permet de les éviter avec plus de tact.
Foncer tête baissée
Foncer tête baissée dans une externalisation offshore, c’est contacter un prestataire sans prendre en compte ses réels besoins en tant que donneur d’ordre. L’entreprise, avant même de se lancer à la recherche d’un prestataire, doit définir ses besoins. Elle doit ainsi se poser des questions sur les activités à délocaliser, le pays à viser, le ou les profils de prestataires à contacter, les délais de livraison des missions. Il sera également nécessaire de se renseigner sur les conséquences fiscales et sociales d’une telle opération sans oublier de prendre en compte ses impacts sur les services de la société.
Faire de l’outsourcing offshore sans mesure
Il est possible d’externaliser toutes les activités d’une entreprise, mais ce n’est pas toujours recommandé dans tous les cas. Il faut s’assurer de garder une certaine main sur les fonctions stratégiques comme la comptabilité, la production et la gestion des ressources humaines. Si par exemple, l’entreprise a besoin de trois comptables, elle peut choisir deux professionnels à l’étranger et faire appel aux compétences d’un comptable situé dans la même région qu’elle.
Faire trop vite confiance
Dans un contexte d’externalisation du travail en offshore, la confiance est un élément clé pour la réussite de l’opération. Le donneur d’ordre, avant d’accorder sa confiance, doit s’assurer de comprendre le contexte culturel dans lequel évolue son prestataire. Il peut se rapprocher des clients de celui-ci afin de prendre en compte leurs avis et retours d’expérience.
Se focaliser sur le prix
Dans un processus d’outsourcing, le prix est un élément à ne pas négliger. Mais il ne faut certainement pas s’y accrocher au risque de laisser passer les autres éléments essentiels. Il est en réalité serein de faire une petite économie tout en profitant d’une prestation de qualité avec un suivi et une méthodologie méticuleux. En règle générale, les prestataires proposent des services au forfait : les deux parties s’engagent sur un prix et un délai fixes. Cependant, le prix peut varier selon le volume et le type de services.
Ne pas prendre en compte les coûts cachés
L’outsourcing permet de réduire les charges de l’entreprise, mais il ne faut pas oublier de prendre en compte ses frais cachés. Ceux-ci sont généralement relatifs à la recherche du prestataire, à la mise en place de la stratégie et à la définition du contrat d’outsourcing. Il faut également tenir compte des frais de communication, les taxes locales et les variations relatives au travail de nuit.
Négliger la rédaction du contrat
L’outsourcing offshore doit se fonder sur un contrat bien bétonné. Si possible, et en accord avec le prestataire, choisir la législation de son pays est une bonne option. Dans le contrat, il faut prévoir tous les cas de figure comme le service non rendu, les défauts de production et le retard de livraison.
Ne pas préparer le backsourcing
Penser à préparer la sortie est un bon moyen de jouir d’une certaine sérénité en cas de fin de contrat ou de rupture de celui-ci. L’entreprise doit penser à mettre en place une stratégie lui permettant d’internaliser le service confié à un prestataire. C’est un point qui permet d’assurer la continuité du service.
Comment bien mettre en place une stratégie d’externalisation Offshore ?
La mise en place de l’externalisation offshore demande la prise en compte de certains paramètres clés. L’entreprise qui se fonde sur eux peut augmenter ses chances d’atteindre ses objectifs d’outsourcing.
Se poser les bonnes questions
Si les stratégies d’externalisation offshore sont autant appréciées c’est parce qu’elles offrent des avantages comme le gain de temps, la réduction des charges et l’acquisition de compétences. Mais, avant de se lancer, le donneur d’ordre doit impérativement faire le point sur le budget qu’il lui faut pour accomplir le processus. Il faudra également se pencher sur les réels avantages à tirer de la mise en place de cette stratégie.
Définir ses besoins
À cette étape, l’entreprise commanditaire doit concrètement être en mesure d’expliquer ses attentes à son prestataire. La rédaction du cahier de charges ou de la fiche de mission s’impose alors. L’entreprise y détaille ses objectifs et les délais d’accomplissement des missions.
Bien choisir son prestataire
Le choix du prestataire est l’une des étapes capitales de la réussite de l’opération. Il faudra alors veiller à la prendre en compte sans aucune négligence. Il faut alors vérifier l’expertise du prestataire en contrôlant ses références et en interrogeant ses clients.
Bien établir le contrat
Un contrat d’externalisation clair et précis est rédigé dès le début des missions. Il regroupe toutes les règles qui devront régir l’accord entre les deux parties. Pour éviter les litiges, ce document doit clairement mettre l’intérêt sur les conditions d’exécution des missions.
Élaborer une phase de test
La phase de test consiste à mettre le prestataire en situation réelle pendant un certain temps, mais réduit à quelques semaines ou mois, afin de cerner ses réels potentiels. Le donneur d’ordre s’assure ainsi du savoir-faire et de l’expertise de son prestataire.
Former un comité de pilotage
Un comité de pilotage doit être constitué des membres de l’entreprise donneuse d’ordre et de la société offshore. C’est celui-ci qui suivra de très près l’évolution même des missions. Il renseignera également sur l’atteinte ou non des objectifs.
Pour suivre régulièrement les actions du prestataire, il peut être nécessaire de demander des rapports réguliers. Ces derniers permettront d’évaluer la réelle rentabilité de l’investissement. Mettre en place de bons outils de communication garantit aussi la réussite de l’opération. Ceux-ci doivent aider à partager des contenus de tous les types.
Comment choisir son prestataire Offshore ?
Plusieurs profils de prestataires existent sur le marché. Ils proposent généralement une intervention de référence. Mais, il faut jouer sur la prudence et choisir méthodiquement celui qui répondra à ses besoins. Le choix du prestataire offshore se fondera ainsi sur plusieurs éléments.
La réactivité du prestataire
La capacité de réactivité du professionnel en sous-traitance est un indicateur de qualité de services dans la plupart des cas. Pour la considérer plus amplement, le donneur d’ordre peut lancer un préappel d’offres. Il n’aura ensuite qu’à observer la rapidité dans les réponses des prestataires.
Les compétences du prestataire
Juger des compétences d’un prestataire extérieur n’est pas toujours simple à distance. C’est pour cette raison qu’il est serein de se déplacer afin de le rencontrer si le projet est d’une certaine taille. Pour vérifier le niveau de compétences du prestataire, il faut généralement mettre en concurrence deux acteurs. Ces derniers peuvent être invités à développer un module pilote ou une maquette. L’analyse des résultats aidera à tenir compte de la qualité du service rendu.
L’expérience du prestataire
Le niveau d’expérience compte dans le choix du prestataire. Celui-ci doit avoir quelques bonnes années d’existence et d’activité. Faire le tour des clients du prestataire afin d’avoir leur retour d’expérience est un bon moyen.
Le feeling
La question du feeling importe réellement dans le choix du bon prestataire. Le donneur d’ordre doit pouvoir échanger avec le professionnel en toute confiance sans craindre des malentendus. Il faudra aussi vérifier les types de profils que la société offshore compte mettre sur les missions à exécuter.
L’outsourcing offshore est l’une des options les plus utilisées par les entreprises en quête de productivité et de compétitivité. Mais mettre en place une stratégie offshore demande du temps et la mise en application de certaines règles précises. Les pratiques d’externalisation doivent être méticuleusement suivies.
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