[Externalisation des achats] Les avantages ! 🙌

L’externalisation des achats figure parmi les moyens les plus efficaces pour augmenter les marges d’une entreprise. Aujourd’hui, plusieurs sociétés utilisent l’externalisation pour une meilleure gestion de leurs achats. Avant d’opter pour cette solution, il est nécessaire de comprendre en quoi consiste l’externalisation des achats et quels sont ses avantages. 

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Qu’est-ce que l’externalisation des achats ?

L’externalisation ou outsourcing des achats est une démarche qui consiste à externaliser la gestion des achats d’une entreprise auprès d’un prestataire externe d’externalisation des achats. Ce dernier se voit alors confier la totalité ou une partie du processus d’achat de la société. On parle donc ici de prestation de service d’externalisation des achats. 

Externaliser les achats, c’est faire appel à une main-d’œuvre extérieure à l’entreprise. L’externalisation des achats est un moyen pour l’entreprise pour gagner en compétitivité, quel que soit son domaine d’activité, car elle va pouvoir se concentrer sur son cœur d’activité.

Bien qu’initiée par le secteur privé, l’externalisation, notamment des achats, s’est progressivement étendue au secteur public. Elle est motivée par la recherche d’une meilleure gestion des finances publiques, d’une plus grande efficacité et d’une amélioration de la qualité des services rendus aux citoyens. Les principes fondamentaux et les avantages restent les mêmes. 

Que désigne l’externalisation partielle des achats ?

En fonction de ces besoins, l’entreprise peut décider de confier une partie de sa gestion des achats à un prestataire. Généralement, les entreprises externalisent les achats de classe C (ce sont des achats non récurrents et non stratégiques). 

Pour pouvoir se consacrer uniquement à leur métier, certaines entreprises incluent dans la mission des prestataires la gestion des achats stratégiques de production (classe A) et/ou les achats récurrents et stratégiques hors production (classe B).

Quels sont les avantages de l’externalisation des achats ?

C’est à travers les principaux avantages suivants que l’externalisation est devenu l’une des meilleures solutions permettant d’améliorer la performance des entreprises :

• Optimisation du processus d’achat

Le service d’achat de l’entreprise est le département qui se charge de se procurer les différents matériaux nécessaires au fonctionnement de l’entreprise et de les mettre à disposition des départements de production respectifs. Pour chaque matériel, il existe une large variété de fournisseurs, chacun proposant des prix plus ou moins différents. Le processus d’achats des différents matériaux est alors complexe et exige un énorme investissement du temps.

Avec l’externalisation des achats, l’équipe interne peut se concentrer sur l’activité principale. Une fois que le besoin de matériaux est exprimé, le prestataire prend en charge les opérations tout en respectant le cahier de charge qui lui est confié.

Le processus d’achat démarre par la recherche des fournisseurs les plus compétitifs pour mener une négociation. À la fin des négociations, une facture unique est émise pour l’ensemble des fournisseurs impliqués.

• Refocalisation des équipes internes (déchargement des tâches administratives)

L’utilisation des ressources externes à l’entreprise est un atout compétitif pour les entreprises. Externaliser la gestion des achats permet à l’entreprise de concentrer ses ressources sur son cœur de métier. En effet, l’outsourcing décharge vos équipes de la charge administrative que représente la gestion des achats. Vous n’aurez plus à vous occuper de la gestion de milliers de factures.

• Réduction des risques et réalisation des économies

L’outsourcing permet aux entreprises de réduire les risques liés aux charges fixes et le risque d’approvisionnement. En outre, les prestataires disposent d’un degré de spécialisation plus élevé et sont en mesure de réaliser des économies d’échelle. Cela permet d’obtenir des coûts d’approvisionnement plus bas et une efficacité plus élevée.

Grâce à l’externalisation, l’entreprise est capable de partager ses risques avec les prestataires d’externalisation des achats. L’entreprise obtient donc plus de flexibilité et devient capable de s’adapter aux changements externes non prévus. Pourtant, des risques, il en existe bien.

Les inconvénients

L’externalisation n’est pas sans risque. Certains éléments doivent être pris en compte avant la mise en place de cette solution.

• La perte de contrôle et de visibilité

Lorsque l’on confie la gestion des achats à un prestataire, on peut perdre le contrôle des détails qui entourent ce département. L’entreprise peut avoir des difficultés à suivre les opérations en temps réel car il peut être plus complexe de suivre en temps réel l’avancement des commandes et les éventuels problèmes rencontrés. Avec l’externalisation, et si aucun suivi interne n’a été mis en place, le prestataire peut prendre des décisions stratégiques. Cela mène à l’éventualité que l’entreprise puisse perdre le contrôle de son processus de production.

• Les coûts cachés ou invisibles

L’externalisation des achats est un processus dont la gestion doit être surveillée de près. L’entreprise doit avant tout évaluer les risques et les bénéfices avant de prendre une décision. Les coûts liés à l’externalisation peuvent être plus élevés que prévu, notamment en raison de frais de gestion, de pénalités ou de coûts de transition. La multiplication de frais non compris dans les calculs peut avoir des conséquences pour sa production. 

• La dépendance envers le prestataire

Le fait de déléguer la gestion de ses achats à un prestataire peu créer une sorte de dépendance à l’encontre de ce dernier et peut limiter la flexibilité de l’entreprise et la rendre vulnérable en cas de difficultés rencontrées. Cette dépendance se suit par une perte d’autonomie de la part de l’entreprise, habituée à attendre des résultats d’un prestataire extérieur.

À qui confier l’externalisation des achats de son entreprise ?

L’externalisation des achats est une stratégie permettant d’améliorer les performances de l’entreprise. Ainsi, l’exécution de cette mission doit être confiée à un expert en la matière. Un prestataire compétent, digne de confiance et apte à comprendre les défis de votre entreprise. Malheureusement, tous les prestataires proposant l’outsourcing ne se valent pas. Pour la plupart, les services proposés sont la prise en charge des passations de commandes auprès de fournisseurs et l’exécution des opérations d’approvisionnement et de logistique. Pourtant, pour mener à bien la gestion des achats, le prestataire doit être en mesure de suivre l’ensemble du processus d’achat. Il est donc évident qu’il y a des critères de sélection à prendre en compte avant de pouvoir choisir un prestaires. Des critères tels que : 

• la qualification et l’expertise (le prestataire doit disposer d’une expertise reconnue dans le secteur d’activité et dans les domaines d’achats concernés) ;
• la flexibilité (le prestataire doit être capable de s’adapter aux besoins évolutifs de l’entreprise) ;
• les références (le prestataire doit présenter des références clients pour que l’entreprise puisse avoir une idée de la qualité des services proposés) ;
• le prix.

L’externalisation des achats doit donc être confiée à un prestataire disposant à la fois des compétences propres à l’acheteur professionnel ainsi que d’une bonne connaissance de votre secteur d’activité et de ses spécificités. Un professionnel, ou bien une entreprise de gestion administrative, est en mesure de vous conseiller sur les meilleures pratiques d’achat. Son analyse de votre processus d’achat lui permet par ailleurs d’identifier les points d’amélioration et d’apporter des approches de solution réalistes et innovantes.

Vous pouvez aussi décider de déléguer la gestion de vos achats en passant par un prestataire de services comme Officéo.

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