Qu’est-ce que l’externalisation des achats ?

L’externalisation ou outsourcing des achats est une démarche qui consiste à externaliser la gestion des achats d’une entreprise auprès d’un prestataire externe d’externalisation des achats. Ce dernier se voit alors confier la totalité ou une partie du processus d’achat de la société. On parle donc ici de prestation de service d’externalisation des achats. 

Externaliser les achats, c’est faire appel à une main-d’œuvre extérieure à l’entreprise. C’est un moyen pour l’entreprise de gagner en compétitivité, quel que soit son domaine d’activité, car elle va pouvoir se concentrer sur son cœur de métier.

En fonction de ces besoins, l’entreprise peut décider de confier une partie de sa gestion des achats à un prestataire. Généralement, les entreprises externalisent les achats de classe C (ce sont des achats non récurrents et non stratégiques). Pour pouvoir se consacrer uniquement à leur métier, certaines entreprises incluent dans la mission des prestataires la gestion des achats stratégiques de production (classe A) et/ou les achats récurrents et stratégiques hors production (classe B).

D’autre part, et bien qu’elle soit initiée par le secteur privé, l’externalisation des achats s’est progressivement étendue au secteur public. Elle est motivée par la recherche d’une meilleure gestion des finances publiques, d’une plus grande efficacité et d’une amélioration de la qualité des services rendus aux citoyens. Les principes fondamentaux et les avantages restent les mêmes. 

Les étapes de l’externalisation des achats

1. Analyse des besoins et définition des objectifs : Identifiez les catégories d’achats à externaliser, fixez des objectifs clairs (réduction des coûts, gain de temps, expertise) et évaluez les risques.
2. Sélection du prestataire : Étudiez le marché, évaluez les prestataires en fonction de leur expertise et fiabilité, puis lancez un appel d’offres pour comparer les propositions.
3. Mise en place du contrat : Définissez le périmètre des tâches, fixez des KPIs (coûts, délais, qualité) et intégrez des clauses de confidentialité et un plan de sortie.
4. Transition et transfert des activités : Formez le prestataire, coordonnez les équipes internes et externes, et lancez un projet pilote pour tester le processus.
5. Suivi et pilotage : Surveillez les performances via des KPIs, organisez des réunions régulières et utilisez des outils de gestion des achats pour optimiser la collaboration.
6. Évaluation à long terme : Mesurez les bénéfices obtenus, ajustez le partenariat si nécessaire et prenez des décisions stratégiques pour l’avenir (continuer, élargir, ou ramener des fonctions en interne).

💡 Fun fact : Une externalisation réussie peut générer jusqu’à 15 % d’économies sur les dépenses globales.

Astuces pour une bonne externalisation des achats

• Maintenir une communication fluide : Mettez en place un canal de communication régulier entre vos équipes internes et le prestataire. Organisez des points mensuels pour évaluer les performances et ajuster les stratégies.
• Surveiller la confidentialité des données : Protégez vos informations sensibles en intégrant des clauses de confidentialité et en contrôlant les accès aux données critiques.
• Adopter des outils de gestion adaptés : Investissez dans des solutions digitales qui favorisent la collaboration avec le prestataire et permettent un suivi en temps réel des achats.
• Former vos équipes internes : Sensibilisez vos collaborateurs aux processus d’externalisation pour qu’ils comprennent les bénéfices et travaillent efficacement avec le prestataire.
• Anticiper les évolutions du marché : Assurez une veille constante pour ajuster votre stratégie d’externalisation et vous adapter aux nouvelles tendances ou opportunités.
• Diversifier vos services : Évitez de dépendre d’un seul prestataire en diversifiant vos partenaires pour garantir une plus grande flexibilité et résilience.

Quels sont les avantages de l’externalisation des achats ?

L’externalisation des achats comporte de nombreux avantages grâce auxquels elle est devenue l’une des meilleures solutions permettant d’améliorer la performance des entreprises.

• Optimisation du processus d’achat : Simplifie la recherche de fournisseurs, centralise les factures et réduit le temps consacré à la gestion des achats.
• Refocalisation des équipes internes : Libère les équipes des tâches administratives pour se concentrer sur le cœur de métier et les activités stratégiques.
• Réduction des risques : Diminue les risques liés aux charges fixes et à l’approvisionnement en partageant les responsabilités avec le prestataire.
• Réalisation d’économies significatives : Profite des économies d’échelle et d’une meilleure négociation pour réduire les coûts d’approvisionnement.
• Accès à une expertise spécialisée : Apporte des compétences pointues et des outils avancés pour une gestion optimisée des achats.
• Amélioration de la gestion des fournisseurs : Garantit une sélection compétitive et une gestion simplifiée des relations fournisseurs.
• Flexibilité accrue : Permet de moduler les ressources et de mieux gérer les variations ou imprévus du marché.
• Réduction de la charge administrative : Centralise les factures et contrats, réduisant ainsi la complexité et améliorant les flux financiers.

Inconvénients de l’externalisation des achats

L’externalisation n’est pas sans risque. Certains éléments doivent être pris en compte avant la mise en place de cette solution.

• Perte de contrôle et de visibilité : L’entreprise peut avoir des difficultés à suivre les opérations en temps réel et risque de perdre la maîtrise des décisions stratégiques.
• Coûts cachés ou invisibles : Des frais de gestion, pénalités ou coûts de transition non prévus peuvent augmenter le budget initial de l’externalisation.
• Dépendance envers le prestataire : Une forte dépendance peut limiter la flexibilité et rendre l’entreprise vulnérable en cas de défaillance du prestataire.

À qui confier l’externalisation des achats de son entreprise ? 

L’externalisation des achats est une stratégie permettant d’améliorer les performances de l’entreprise. Ainsi, l’exécution de cette mission doit être confiée à un expert en la matière. Un prestataire compétent, digne de confiance et apte à comprendre les défis de votre entreprise. Malheureusement, tous les prestataires proposant l’outsourcing ne se valent pas. Pour la plupart, les services proposés sont la prise en charge des passations de commandes auprès de fournisseurs et l’exécution des opérations d’approvisionnement et de logistique. Pourtant, pour mener à bien la gestion des achats, le prestataire doit être en mesure de suivre l’ensemble du processus d’achat. Il est donc évident qu’il y a des critères de sélection à prendre en compte avant de pouvoir choisir un prestaire. Des critères tels que : 

• la qualification et l’expertise (le prestataire doit disposer d’une expertise reconnue dans le secteur d’activité et dans les domaines d’achats concernés) ;
• la flexibilité (le prestataire doit être capable de s’adapter aux besoins évolutifs de l’entreprise) ;
• les références (le prestataire doit présenter des références clients pour que l’entreprise puisse avoir une idée de la qualité des services proposés) ;
• le prix.

L’externalisation des achats doit donc être confiée à un prestataire disposant à la fois des compétences propres à l’acheteur professionnel ainsi que d’une bonne connaissance de votre secteur d’activité et de ses spécificités. Un professionnel, ou bien une entreprise de gestion administrative, est en mesure de vous conseiller sur les meilleures pratiques d’achat. Son analyse de votre processus d’achat lui permet par ailleurs d’identifier les points d’amélioration et d’apporter des approches de solution réalistes et innovantes.

Vous pouvez aussi décider de déléguer la gestion de vos achats en passant par un prestataire de services comme Officéo.

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Questions fréquentes