[Externalisation de la paie] ▷ 4 avantages clés ✔️

Quelles sont les deux modalités d’externalisation de la paie ?

L’externalisation partielle de la paie

L’entreprise peut choisir d’opter pour une externalisation partielle de la gestion de la paie. Elle peut soit :

• Externaliser la partie administrative de la paie (collecte des pièces administratives, calcul des éléments de variables, vérification de la conformité légale…) à un assistant indépendant et internaliser les autres missions dans son service RH ;
• Externaliser les tâches à haute valeur ajoutée (déclarations sociales annuelles, génération des bulletins de salaire…) à un logiciel de paie ou à un cabinet comptable et laisser un salarié prendre en charge la partie administrative.

Point négatif : les logiciels de paie, bien que leurs fonctionnalités se soient décuplées ces dernières années ont besoin d’être nourris régulièrement par des inputs pour être opérés. Cette partie est totalement administrative. En externalisant uniquement une partie de la paie, c’est à un salarié non expert que revient la tâche de paramétrer le logiciel, ce qui peut être chronophage et vecteur d’erreurs.

L’externalisation totale de la paie

L’entreprise peut opter pour une externalisation complète de la gestion de la paie. Dans ce cas, l’intégralité du processus de paie est confié à un externe.
Ce dernier prend en charge toutes les étapes, depuis la collecte des données jusqu’à la gestion des déclarations sociales, en passant par le calcul de variables et l’édition des bulletins de paie.
Ainsi, l’employeur délègue entièrement la gestion de la paie, ce qui permet à ses salariés et lui de se concentrer sur leur activité principale sans se soucier des aspects administratifs complexes.
Cette externalisation totale est bénéfique pour les organisations qui cherchent à minimiser les risques d’erreurs, à garantir une gestion optimale de la paie, et à réduire la charge administrative liée aux ressources humaines.

A qui faire appel pour ma gestion de paie ? 3 solutions :

Il existe trois types de prestataires à qui externaliser. Voyons leurs offres plus en détails et comment les intégrer à votre entreprise :

Solution logicielle

Moins coûteuse qu’une prestation comptable, elle permet d’automatiser la paie avec une faible marge d’erreur. Toutefois, elle nécessite l’intervention d’un salarié dédié, rendant son coût global élevé une fois les charges et le temps passé intégrés.

Cabinet comptable

Solution clé en main, mais souvent onéreuse car facturée à la journée ou demi-journée, même pour des tâches administratives qui pourraient être externalisées. De plus, certains cabinets sous-traitent eux-mêmes la gestion administrative de la paie.

Assistance administrative indépendante + logiciel

C’est la solution optimale qui vous garantit :

• Flexibilité : un assistant administratif intervient ponctuellement selon les besoins, évitant l’embauche d’un salarié à plein temps.
• Expertise : réduction des erreurs sans recourir à un cabinet comptable.
• Coût maîtrisé : facturation uniquement sur le volume de travail nécessaire, avec des coûts variabilisés selon la consommation.

Comment choisir son prestataire d’externalisation ?

Le choix d’un prestataire d’externalisation est une décision stratégique cruciale pour toute entreprise. Voici les principaux critères à prendre en compte pour faire le bon choix.

• l’expérience et l’expertise : le prestataire doit possédé une solide expérience en matière de paie et être à jour des dernières réglementations.
• les services proposés : le prestataire propose les services dont vous avez besoin, tels que la gestion des bulletins de salaire, les déclarations sociales, la gestion des absences et des congés, etc.
• la technologie : assurez-vous que le prestataire utilise des outils et des logiciels performants et sécurisés.
• Réputation : renseignez-vous sur la réputation du prestataire auprès d’autres entreprises et de professionnels du secteur.
• les tarifs : comparez les tarifs des différents prestataires et choisissez celui qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

Coûts associés à l’externalisation de la paie

Les coûts associés à l’externalisation de la paie peuvent varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs. Voici les principaux éléments à prendre en compte :

1. Frais de mise en place 

• Paramétrage initial : le prestataire peut facturer des frais pour la configuration initiale de votre compte, l’intégration de vos données et la personnalisation du système en fonction de vos besoins.
• Formation : des frais de formation peuvent s’appliquer pour vous familiariser avec les outils et les processus du prestataire.

2. Frais récurrents 

• Frais par employé : la plupart des prestataires facturent des frais mensuels par employé, qui varient en fonction du nombre d’employés et de la complexité de la paie (nombre de conventions collectives, types de contrats, etc.).
• Frais par bulletin de paie : certains prestataires peuvent facturer des frais par bulletin de paie émis.
• Frais pour services supplémentaires : des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour des services optionnels, tels que la gestion des absences et des congés, la gestion des déclarations sociales, la gestion des avantages sociaux, etc.

3. Coûts indirects 

• Temps de gestion : même si l’externalisation permet de libérer du temps, il est important de prévoir un certain temps pour la communication avec le prestataire, le suivi des dossiers et la validation des données.
• Coûts de transition : le transfert de la gestion de la paie à un prestataire externe peut engendrer des coûts de transition, notamment pour la migration des données et la formation des employés.

Facteurs influençant les coûts de gestion de paie

Le coût de l’externalisation de la paie n’est pas fixe et dépend de plusieurs paramètres et chaque facteur peut impacter le budget alloué à cette gestion essentielle. Parmi ces facteurs, on peut notamment citer :

• Taille de l’entreprise : le nombre d’employés est un facteur déterminant dans le coût de l’externalisation de la paie.
• Complexité de la paie : plus la paie est complexe (nombre de conventions collectives, types de contrats, etc.), plus les coûts seront élevés.
• Niveau de service : le niveau de service souhaité (fréquence des bulletins de paie, support client, etc.) influence également les coûts.
• Technologie utilisée : les prestataires utilisant des technologies avancées peuvent proposer des tarifs plus compétitifs.
• Localisation du prestataire : le coût de la main-d’œuvre peut varier en fonction de la localisation du prestataire.

Conseils pour maîtriser les coûts de gestion de paie

La gestion de la paie représente un poste de dépense important pour les entreprises. Pourtant, il est possible de réduire ces coûts en adoptant une approche stratégique : bien choisir son prestataire, adapter son contrat à ses besoins réels et améliorer ses processus internes. Voici quelques conseils pour optimiser votre budget tout en garantissant une gestion efficace et conforme de la paie.

• Comparer les offres : demandez des devis à plusieurs prestataires et comparez les tarifs et les services inclus.
• Négocier les tarifs : n’hésitez pas à négocier les tarifs, notamment si vous avez un grand nombre d’employés ou si vous souscrivez à plusieurs services.
• Choisir un contrat adapté : optez pour un contrat qui correspond à vos besoins et à votre budget.
• Optimiser les processus : en optimisant vos processus internes et en fournissant des informations claires et complètes au prestataire, vous pouvez réduire les coûts liés à la gestion de la paie.

4 avantages clés de l’assistance administrative Officéo

Officéo, leader de l’Office Management, est une solution sans gestion RH qui s’appuie sur le travail d’assistants administratifs indépendants. Vous utilisez déjà un logiciel Saas pour votre gestion de paie ? Aucun problème, nos assistants s’y adaptent.

Nous articulons notre service autour de l’expertise, l’agilité et la fiabilité. De plus, nos coûts d’utilisation sont 100% variables. Nous vous expliquons tout sur la manière dont nous délivrons ces quatre avantages pour répondre au mieux à votre besoin :

Variabilité des coûts

La quasi-totalité de nos coûts (98%) sont variables. Sans gestion RH de votre part, vous évitez les dépenses liées au turn-over, au recrutement ou à l’intégration. De plus, nos assistants étant indépendants, ils ne figurent pas dans votre masse salariale, ce qui vous dispense des charges patronales (20 à 40% du salaire) et des avantages sociaux (transports, tickets restaurants…).

Flexibilité

Fonctionnant sur la base d’un contrat de prestation, nos services s’adaptent à vos besoins. Que vous ayez besoin d’un assistant 20h ou 50h par semaine, que vous ajustiez le volume de travail en cours de mission ou élargissiez ses tâches, tout est modulable selon vos exigences. Vous gardez le contrôle.

Expertise

Nos assistants sont des professionnels freelances aguerris aux métiers de l’administratif RH (mais aussi à la comptabilité, le secrétariat, l’adv…). Leurs expériences et compétences ont été vérifiées en amont par nos soins au travers de plusieurs tests.

Fiabilité

L’avantage qui différencie Officéo de la concurrence est notre capacité à organiser une continuité de service sans faille. Nos Account Managers, tiers de confiance entre le client et l’assistant, font partie intégrante du service. A l’écoute et réactifs ils s’assurent du bon déroulement et de la qualité de la mission en récoltant vos retours par le biais d’un applicatif dédié. L’assistant rédige lui aussi un compte-rendu après chaque mission auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé.

La dernière botte secrète d’Officéo ? En cas d’absence de l’assistant, nous le remplaçons immédiatement et sans surfacturation, tout en assurant la continuité de service.

Ils nous font confiance

Témoignage de Catherine Cardoen, Responsable Relation Client et Marketing au Cetim et cliente Officéo

O. : Pourquoi la solution Officéo ?

C.C. : Je fais appel à officéo pour plusieurs raisons : 

1. Réactivité et écoute du besoin :pour des demandes internes urgentes où je dois mettre en place un plan d’action de manière très rapide, Officéo me permet de répondre en volume de ressources nécessaires et me propose des intervenants en parfaite adéquation avec mon besoin ;
2. Intervenants experts :j’ai toujours eu des personnes curieuses, à l’écoute, agiles et rigoureuses parce que l’une des qualités demandées dans le travail de la base de données c’est la rigueur. J’arrive à avoir tout cela en un seul endroit : Officéo !

–>Témoignage complet<–

Officéo, comment ça marche ?

Conçue pour vous apporter une réponse experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’externalisation administrative est là pour vous.

Choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Une dernière question ?

En apprendre plus sur l’externalisation