[Externalisation de la paie] ▷ 4 avantages clés ✔️
L’externalisation de la paie se présente comme une stratégie clé pour les entreprises qui aspirent à une gestion optimisée de leurs ressources humaines. Cette pratique consiste à confier la gestion de la paie et des déclarations sociales à un spécialiste externe, permettant ainsi aux entreprises de se dédier pleinement à leur activité principale. En externalisant ces opérations complexes et prenantes, les sociétés peuvent non seulement améliorer leur efficacité mais également réduire les risques d’erreurs administratives.
Sommaire
- C’est quoi l’externalisation de la paie ?
- Quelles sont les deux modalités d’externalisation de la paie ?
- A qui faire appel pour ma gestion de paie ? 3 solutions
- Comment choisir son prestataire d'externalisation ?
- Coûts associés à l'externalisation de la paie
- 4 avantages clés de l’assistance administrative Officéo
- Une dernière question ?
[VIDÉO] L’externalisation de la paie expliquée en 3 minutes
Vous recherchez un prestataire de services pour externaliser la gestion de votre paie qui allie expertise, agilité et fiabilité sans ruiner votre entreprise ? Ne cherchez plus : Officéo, leader de l’Office Management en France est la solution.
Dans cet article, nous vous présentons nos services et nos avantages par rapport à d’autres solutions d’externalisation de la paie. Découvrez quelles activités externaliser et comment pour optimiser au mieux votre gestion de la paie.
C’est quoi l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie ou l’outsourcing de la paie consiste à confier la gestion de la paie d’une organisation à un prestataire externe spécialisé, plutôt que de la gérer en interne. Cette externalisation peut être réalisée en partie par le biais d’un logiciel seul paramétré par un salarié interne à l’entreprise, un assistant administratif rh dédié ou être totalement confiée à un cabinet comptable.
L’objectif
Le but de l’externalisation de paie pour une entreprise est, comme pour toute externalisation, d’augmenter sa productivité. C’est une quête rendue accessible par trois avantages apportés par l’outsourcing :
- L’accès à une expertise non disponible en interne, précise et conforme aux lois en vigueur ;
- La réduction de la charge administrative et la libération de temps de travail pour les salariés ;
- La réduction des coûts de production.
Quelles sont les deux modalités d’externalisation de la paie ?
L’externalisation partielle de la paie
L’entreprise peut choisir d’opter pour une externalisation partielle de la gestion de la paie. Elle peut soit :
- Externaliser la partie administrative de la paie (collecte des pièces administratives, calcul des éléments de variables, vérification de la conformité légale…) à un assistant indépendant et internaliser les autres missions dans son service RH ;
- Externaliser les tâches à haute valeur ajoutée (déclarations sociales annuelles, génération des bulletins de salaire…) à un logiciel de paie ou à un cabinet comptable et laisser un salarié prendre en charge la partie administrative.
Point négatif : les logiciels de paie, bien que leurs fonctionnalités se soient décuplées ces dernières années ont besoin d’être nourris régulièrement par des inputs pour être opérés. Cette partie est totalement administrative. En externalisant uniquement une partie de la paie, c’est à un salarié non expert que revient la tâche de paramétrer le logiciel, ce qui peut être chronophage et vecteur d’erreurs.
L’externalisation totale de la paie
L’entreprise peut opter pour une externalisation complète de la gestion de la paie. Dans ce cas, l’intégralité du processus de paie est confié à un externe comme un cabinet comptable ou un prestataire spécialisé en plus de l’utilisation d’un logiciel de paie.
Ces derniers prennent en charge toutes les étapes, depuis la collecte des données jusqu’à la gestion des déclarations sociales, en passant par le calcul de variables et l’édition des bulletins de paie.
Ainsi, l’employeur délègue entièrement la gestion de la paie, ce qui permet à ses salariés et lui de se concentrer sur leur activité principale sans se soucier des aspects administratifs complexes.
Cette externalisation totale est bénéfique pour les organisations qui cherchent à minimiser les risques d’erreurs, à garantir une gestion optimale de la paie, et à réduire la charge administrative liée aux ressources humaines.
Il existe trois types de prestataires à qui externaliser. Voyons leurs offres plus en détails et comment les intégrer à votre entreprise
A qui faire appel pour ma gestion de paie ? 3 solutions :
Le marché offre trois façons d’externaliser la gestion de paie mais elles ne sont pas toujours adaptées aux attentes des entreprises.
Solution logiciel
C’est une des solutions privilégiées par les entreprises. Les logiciels sont aujourd’hui nécessaires à la gestion de la paie en sécurisant vos données et en offrant une marge d’erreur proche de zéro. En général, ces logiciels sont facturés au mois ou bien au bulletin de paie et sont beaucoup moins onéreux qu’une prestation comptable. Mais les logiciels doivent être opérés et nourris ponctuellement par des inputs. Ils nécessitent donc l’intervention d’un salarié interne à l’entreprise, qui est souvent à temps plein, dont la mission est chronophage et non cœur de métier.
En ré intégrant le coût du salarié (recrutement, formation, intégration, charges patronales, avantages sociaux…) les tarifs pour opérer un logiciel de paie en interne deviennent vite exorbitants.
Cabinet comptable
De nombreuses entreprises délèguent la gestion partielle ou totale de leur paie à leur cabinet comptable, par manque de temps et de savoir-faire, convaincues que c’est LA solution pour une gestion de paie optimale et sécurisée. Le problème ? Les honoraires restent les mêmes et sont tarifés à la journée ou demi-journée, que ce soit pour l’édition et la distribution de la paie ou bien pour des missions qui restent administratives et peuvent-être facilement déléguées à un prestataire de services administratifs. De plus, il arrive que les cabinets sous-traitent eux aussi la partie administrative de la paie à un tiers.
Assistance administrative indépendante + logiciel
Faire appel à un assistant administratif indépendant tout en combinant avec une solution logiciel est l’option la plus optimale pour votre gestion de la paie. En effet, elle permet de pallier les problèmes que posent l’utilisation de logiciels seuls et les cabinets comptables :
- Le volume de travail de l’assistant administratif est modulable, il intervient ponctuellement pour opérer les outils, une fois par mois, plusieurs fois par an, ce qui ne nécessite pas de payer un salarié à temps plein ;
- L’assistant administratif rh est expert en gestion de la paie, les risques d’erreurs sont réduits sans avoir besoin de faire appel à un cabinet comptable ;
- Seul le volume de travail nécessaire à la prestation est facturé (en plus de l’abonnement aux logiciels). Vos coûts de production sont variabilisés en fonction de votre consommation.
Comment choisir son prestataire d’externalisation ?
Le choix d’un prestataire d’externalisation est une décision stratégique cruciale pour toute entreprise. Voici les principaux critères à prendre en compte pour faire le bon choix.
- l’expérience et l’expertise : le prestataire doit possédé une solide expérience en matière de paie et être à jour des dernières réglementations.
- les services proposés : le prestataire propose les services dont vous avez besoin, tels que la gestion des bulletins de salaire, les déclarations sociales, la gestion des absences et des congés, etc.
- la technologie : assurez-vous que le prestataire utilise des outils et des logiciels performants et sécurisés.
- Réputation : renseignez-vous sur la réputation du prestataire auprès d’autres entreprises et de professionnels du secteur.
- les tarifs : comparez les tarifs des différents prestataires et choisissez celui qui offre le meilleur rapport qualité-prix.
Coûts associés à l’externalisation de la paie
Les coûts associés à l’externalisation de la paie peuvent varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs. Voici les principaux éléments à prendre en compte :
- Frais de mise en place
- Paramétrage initial : le prestataire peut facturer des frais pour la configuration initiale de votre compte, l’intégration de vos données et la personnalisation du système en fonction de vos besoins.
- Formation : des frais de formation peuvent s’appliquer pour vous familiariser avec les outils et les processus du prestataire.
- Frais récurrents
- Frais par employé : la plupart des prestataires facturent des frais mensuels par employé, qui varient en fonction du nombre d’employés et de la complexité de la paie (nombre de conventions collectives, types de contrats, etc.).
- Frais par bulletin de paie : certains prestataires peuvent facturer des frais par bulletin de paie émis.
- Frais pour services supplémentaires : des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour des services optionnels, tels que la gestion des absences et des congés, la gestion des déclarations sociales, la gestion des avantages sociaux, etc.
- Coûts indirects
- Temps de gestion : même si l’externalisation permet de libérer du temps, il est important de prévoir un certain temps pour la communication avec le prestataire, le suivi des dossiers et la validation des données.
- Coûts de transition : le transfert de la gestion de la paie à un prestataire externe peut engendrer des coûts de transition, notamment pour la migration des données et la formation des employés.
Facteurs influençant les coûts
- Taille de l’entreprise : le nombre d’employés est un facteur déterminant dans le coût de l’externalisation de la paie.
- Complexité de la paie : plus la paie est complexe (nombre de conventions collectives, types de contrats, etc.), plus les coûts seront élevés.
- Niveau de service : le niveau de service souhaité (fréquence des bulletins de paie, support client, etc.) influence également les coûts.
- Technologie utilisée : les prestataires utilisant des technologies avancées peuvent proposer des tarifs plus compétitifs.
- Localisation du prestataire : le coût de la main-d’œuvre peut varier en fonction de la localisation du prestataire.
Conseils pour maîtriser les coûts
- Comparer les offres : demandez des devis à plusieurs prestataires et comparez les tarifs et les services inclus.
- Négocier les tarifs : n’hésitez pas à négocier les tarifs, notamment si vous avez un grand nombre d’employés ou si vous souscrivez à plusieurs services.
- Choisir un contrat adapté : optez pour un contrat qui correspond à vos besoins et à votre budget.
- Optimiser les processus : en optimisant vos processus internes et en fournissant des informations claires et complètes au prestataire, vous pouvez réduire les coûts liés à la gestion de la paie.
4 avantages clés de l’assistance administrative Officéo
Officéo, leader de l’Office Management, est une solution sans gestion RH qui s’appuie sur le travail d’assistants administratifs indépendants. Vous utilisez déjà un logiciel Saas pour votre gestion de paie ? Aucun problème, nos assistants s’y adaptent.
Nous articulons notre service autour de l’expertise, l’agilité et la fiabilité. De plus, nos coûts d’utilisation sont 100% variables. Nous vous expliquons tout sur la manière dont nous délivrons ces quatre avantages pour répondre au mieux à votre besoin :
Variabilité des coûts
Tout nos coûts ou presque (98%) sont variables. En effet, puisque nous sommes sans gestion RH pour vous, vous n’avez pas affaire aux dépenses RH classiques (coûts de turn-over, de sourcing, d’intégration…). Aussi, puisque l’assistant est indépendant, il ne fait pas partie de votre masse salariale. Ainsi, vous n’avez pas à payer de charges patronales (entre 20% et 40% du salaire d’un salarié) ni débourser dans des avantages sociaux (transports, tickets restaurants…).
Flexibilité
Notre fonctionnement sur la base d’un contrat de prestation (inhérent au freelancing) et non d’un contrat de travail, vous permet de moduler le volume de travail de votre assistant au besoin.
Vous souhaitez faire appel à un assistant qui peut travailler 20h par semaine aussi bien que 50h en période de tension ? Vous souhaitez ajuster le volume horaire en plein milieu de la mission ? Ou bien encore, vous souhaitez déléguer plus de tâches que ce qui était convenu dans le devis de départ ? C’est tout à fait possible, c’est vous qui pilotez.
Expertise
Nos assistants sont des professionnels freelances aguerris aux métiers de l’administratif RH (mais aussi à la comptabilité, le secrétariat, l’adv…). Leurs expériences et compétences ont été vérifiées en amont par nos soins au travers de plusieurs tests.
Fiabilité
L’avantage qui différencie Officéo de la concurrence est notre capacité à organiser une continuité de service sans faille. Nos Account Managers, tiers de confiance entre le client et l’assistant, font partie intégrante du service. A l’écoute et réactifs ils s’assurent du bon déroulement et de la qualité de la mission en récoltant vos retours par le biais d’un applicatif dédié. L’assistant rédige lui aussi un compte-rendu après chaque mission auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé.
La dernière botte secrète d’Officéo ? En cas d’absence de l’assistant, nous le remplaçons immédiatement et sans surfacturation, tout en assurant la continuité de service.
Ils nous font confiance
Témoignage de Catherine Cardoen, Responsable Relation Client et Marketing au Cetim et cliente Officéo
O. : Pourquoi la solution Officéo ?
C.C. : Je fais appel à officéo pour plusieurs raisons :
-
Réactivité et écoute du besoin :pour des demandes internes urgentes où je dois mettre en place un plan d’action de manière très rapide, Officéo me permet de répondre en volume de ressources nécessaires et me propose des intervenants en parfaite adéquation avec mon besoin ;
-
Intervenants experts :j’ai toujours eu des personnes curieuses, à l’écoute, agiles et rigoureuses parce que l’une des qualités demandées dans le travail de la base de données c’est la rigueur. J’arrive à avoir tout cela en un seul endroit : Officéo !
Officéo, comment ça marche ?
Conçue pour vous apporter une réponse experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’externalisation administrative est là pour vous.
Choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Une dernière question ?
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🤷♀️Pourquoi externaliser une activité ?
Externaliser une activité permet à une entreprise de se concentrer sur son cœur de métier tout en bénéficiant de l’expertise et de l’efficacité d’un prestataire spécialisé pour des tâches spécifiques. Cela peut conduire à des gains de productivité, une variabilisation et donc une réduction des coûts opérationnels, et une meilleure gestion des ressources internes.
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