EXTERNALISATION EN ENTREPRISE ▷ Avantages et limites !

L’externalisation en entreprise est une stratégie qui consiste à confier certaines fonctions ou activités de l’entreprise à des assistants indépendants. Cette pratique vise à optimiser l’efficacité opérationnelle, à réduire les coûts, et à se concentrer sur les activités principales de l’entreprise.

Qu’est-ce que la stratégie d’externalisation ou d’outsourcing en entreprise ?

L’externalisation (appelée également outsourcing en anglais) consiste à transférer certaines activités secondaires d’une entreprise à des prestataires externes spécialisés. Il s’agit d’un processus permettant de sous-traiter certains éléments de l’entreprise pour permettre à cette dernière de se focaliser sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

L’externalisation, c’est permettre à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier. Concentrée sur son activité principale, l’entreprise n’en ressort que gagnante. L’externalisation apporte une solution dont les risques doivent cependant être connus.

En quoi consiste l’externalisation ?

L’externalisation en entreprise est une stratégie de gestion consistant à confier une partie ou la totalité des fonctions ou activités spécifiques à des prestataires externes spécialisés. Cette pratique permet à l’entreprise de déléguer des tâches qui ne font pas partie de son cœur de métier, afin de se concentrer sur ses activités essentielles.

La notion d’externalisation peut couvrir divers domaines tels que les achats, la comptabilité, le marketing, le service client, la logistique, les ressources humaines et bien d’autres. Les entreprises choisissent souvent l’externalisation et la sous-traitance pour plusieurs raisons, notamment pour réduire les coûts, accéder à des compétences spécialisées, améliorer l’efficacité opérationnelle, bénéficier d’une flexibilité interne et se concentrer sur leur activité principale.

En externalisant des tâches ou des processus non essentiels à des prestataires externes, les entreprises peuvent tirer parti de l’expertise et de l’expérience des spécialistes du domaine concerné. Cela leur permet de réaliser des économies significatives en évitant les investissements coûteux liés à la création et à la gestion interne de ces fonctions.

L’externalisation offre également une plus grande flexibilité aux entreprises, car elles peuvent ajuster facilement leurs ressources en fonction de leurs besoins fluctuants, que ce soit pour une période spécifique ou de manière permanente. De plus, cela permet aux entreprises de bénéficier d’une mise en œuvre plus rapide et d’une amélioration continue grâce à l’expertise des prestataires externes.

Avantages de l’externalisation

Améliorer la qualité de son service

En externalisant certaines fonctions comme la comptabilité ou le service de recrutements, l’entreprise a une focalisation plus accrue sur son cœur de métier. Cette externalisation est d’autant plus bénéfique lorsque la société transfère des compétences qui ne sont pas les siennes. Elle gagne ainsi en efficacité sur les deux fronts. En effet, avoir recours à l’externalisation de services compétents apporte un niveau de qualité que l’entreprise ne possède pas. L’externalisation des services apporte ainsi une certaine garantie sur la qualité.

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L’externalisation conséquente entraîne des démarches supplémentaires qui lui sont propres. Selon leur importance certaines tâches externalisées, comme celles dans le secteur bancaire, doivent être déclarées à l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR). L’organisme d’assurance analyse ainsi les impacts potentiels de la délégation de fonctions considérées comme importantes, critiques, ou clés.

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Réduire les coûts

La stratégie d’externalisation fait désormais partie intégrante du monde de l’entreprise en France. En 2011 86,6% des entreprises de services ont confié tout ou une partie d’une fonction à un prestataire spécialisé. Un processus d’externalisation est souvent synonyme d’une réduction des coûts. Selon le baromètre Outsourcing Ernst Young de 2008, 49% des sociétés ayant recours à l’externalisation jugent que la baisse des frais est l’un des principaux avantages. Le prestataire extérieur ajuste, de ce fait, leurs services en fonction des besoins du client. L’entreprise économie sur ses coûts fixes. Certaines activités comme l’informatique requièrent des compétences spécifiques et très valorisées dans le monde de la révolution digitale actuelle. L’externalisation d’informatique permet ainsi de recourir à un expert y compris pour une PME ayant un budget limité.

Garantir la continuité du service

Les solutions d’externalisation sont également une manière de préserver la continuité de l’activité. L’externalisation de la gestion de paie apporte une stabilité interne. Un standard externalisé fournit un service continue auprès des clients. Il est souvent arrivé qu’un collaborateur soit malade à la dernière minute laissant un poste vacant pendant 24 heures voire plus. En cas d’arrêt prolongé, il faut recruter un professionnel puis le former avant qu’il soit opérationnel. L’externalisation de services permet à l’entreprise d’éviter ce type d’imprévu. La société n’a pas à s’en soucier. Elle gagne ainsi en souplesse opérationnelle.

Externaliser une activité en entreprise : les limites

Avoir une visibilité plus limitée

Déléguer tout ou une partie d’une tâche peut également être synonyme de perte de contrôle. En effet même s’il y a un donneur d’ordre et un prestataire extérieur, le lien hiérarchique existant au sein du structure interne n’existe pas lors d’une externalisation. Le prestataire externe se doit de respecter la mission qui lui a été confiée mais il travaille également pour d’autres clients. L’outsourcing peut également se traduire par des intérêts divergents entre les deux parties et même le manque relatif d’implication. Cette perte de contrôle ajoute ainsi une part d’incertitude. Cependant l’établissement d’une feuille de route claire permet d’anticiper au mieux ce risque.

Perdre en autonomie

Le recours à l’externalisation implique une certaine dépendance. En cas de non respect de la mission, l’entreprise se retrouve défaillante. Elle doit ainsi prévoir le recours en urgence à une autre société en analysant préalablement les différentes offres. Tout comme la logistique, d’autres activités sont soumis aux aléas de l’environnement, comme la production. L’externalisation d’une fonction stratégique suppose ainsi une étude des risques possibles.

Voir disparaître un savoir-faire

Contrairement à la sous-traitance, l’outsourcing concerne majoritairement des activités contribuant substantiellement à la création de valeur. L’externalisation s’inscrit ainsi dans la durée. Recourir à une service compétent extérieur est une solution certes, mais l’externalisation c’est également la possibilité de perdre un savoir-faire. La délocalisation fait craindre cette perte de savoir-faire. Lors de l’externalisation d’un service entier ou d’une partie de celui-ci seulement, le transfert de connaissances, de ressources voire d’équipements sont possibles. Cela implique alors une fuite de compétences individuelles et organisationnelles. Néanmoins une externalisation réussie entraîne un bénéfice en connaissances. Le prestataire fait bénéficier à l’entreprise cliente son expertise, qui est son cœur de métier. Une bonne communication entre les deux parties est essentielle pour écarter ce risque.

Sous-estimer les coûts

La compétence et l’expertise d’un prestataire externe se paie. Les coûts sont établis et listés lors du contrat d’externalisation. Néanmoins, il est indispensable de ne pas sous-estimer ces frais. Cela est essentiel pour un bon fonctionnement entre le donneur d’ordre et le partenaire extérieur. Ces coûts peuvent être liés à un retard de délai, notamment pour l’externalisation de la logistique. Pour une entreprise qui souhaite étendre son activité à l’international, recouvrir à un prestataire exportant à l’étranger à moindre coût est une possibilité. Des pénalités de retard de livraison sont à prévoir au cas où le prestataire ne respecte pas la date prévue.  Une relation de confiance est capitale entre les deux parties mais le contrôle du projet d’externalisation ne doit pas être négligé. Anticiper les coûts liés à la vérification du bon déroulement de l’outsourcing est primordial pour éviter toute mauvaise surprise. Les coûts cachés, c’est-à-dire ceux n’apparaissant dans le système de comptabilité, doivent également être anticipés. Par exemple, ceux liés à une possible sortie de la relation avec le prestataire qui s’est rendu indispensable. L’établissement dès le départ d’un contrat clair et d’une feuille de route précise écarte généralement ce risque lié à l’externalisation. L’externalisation et la sous-traitance ne sont pas les seules stratégies de fragmentation opérationnelle au sein d’une entreprise. Le Business Process Outsourcing est également une solution. Pour en savoir plus découvrez notre article dédié au BPO : Le Business Process Outsourcing : une approche opérationnelle stratégique. 

Comment l’externalisation administrative peut-elle améliorer la compétitivité des entreprises ?

Quelles sont les activités concernées par l’externalisation ?

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Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation de secrétariat ?

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Questions fréquentes sur l’externalisation en entreprise