[VIDÉO] L’externalisation de la fonction comptable expliquée en 1 min !

Comment fonctionne l’externalisation de la comptabilité ?

Voici un aperçu général du processus, adaptable en fonction des matières comptables externalisées :

• 1. Élaboration de la lettre de mission : Lorsqu’une entreprise décide de recourir à l’externalisation comptable, la première étape est la rédaction d’une lettre de mission. Ce document définit précisément les services à externaliser (par exemple, saisie comptable, déclarations fiscales, bilans annuels) ainsi que les responsabilités et les tarifs associés.
• 2. Transmission des documents comptables : Une fois la mission définie, l’entreprise transmet ses documents comptables (factures, relevés bancaires, etc.) au prestataire selon une fréquence convenue (mensuelle, trimestrielle, etc.).
• 3. Traitement des opérations : Le prestataire comptable, en fonction des services externalisés, se charge de la saisie des données, de la tenue des comptes, et de l’exécution des obligations fiscales et sociales. Il s’assure que toutes les opérations sont conformes aux exigences légales en vigueur.
• 4. Production des états financiers : En fonction des besoins définis, le prestataire peut produire des états financiers (bilan, compte de résultat) à la fin de chaque période comptable. Ces documents sont ensuite soumis aux autorités fiscales.
• 5. Suivi et conseil : Le prestataire peut également offrir un service de suivi régulier et de conseil stratégique, notamment en matière d’optimisation fiscale ou de gestion financière, selon le niveau de service choisi par l’entreprise.
• 6. Révision et ajustements : Les services externalisés peuvent être revus et ajustés au fil du temps, en fonction des évolutions de l’activité de l’entreprise ou de nouveaux besoins spécifiques. Cette flexibilité est un des avantages majeurs de l’externalisation.

Certaines entreprises peuvent préférer externaliser uniquement certains pans de sa comptabilité, comme la comptabilisation de la paie ou les déclarations fiscales, tandis que d’autres peuvent externaliser l’ensemble de leur comptabilité.

Quels domaines de sa comptabilité une entreprise peut-elle externaliser  ?

L’externalisation de la comptabilité peut être séparée en deux parties distinctes, en fonction du type de missions confiées au prestataire externe. D’une part, il y a les missions spécialisées qui requièrent une expertise approfondie, souvent pour des tâches complexes et stratégiques. D’autre part, on retrouve les tâches opérationnelles, qui concernent la gestion quotidienne de la comptabilité.

Parmi les missions spécialisées, on retrouve notamment :

• La gestion des immobilisations ;
• La gestion de la fiscalité ;
• Les travaux d’inventaire ;
• L’établissement de la liasse fiscale ;
• L’établissement des comptes annuels.

En ce qui concerne les tâches opérationnelles et récurrentes, elles incluent :

• La comptabilisation des frais généraux ;
• La comptabilisation des achats ;
• La comptabilisation de la trésorerie ;
• La comptabilisation des ventes ;
• La comptabilisation de la paie ;
• Le lettrage des comptes ;
• La comptabilisation des opérations relatives aux déclarations de TVA.

Quel est le coût de l’externalisation de la comptabilité ?

• Coût horaire moyen :
  • Petites entreprises : Le coût horaire pour externaliser la comptabilité oscille généralement entre 50 € et 80 € HT. Ce tarif couvre principalement les tâches courantes comme la saisie des factures, les déclarations fiscales basiques, et la tenue des livres.
  • Moyennes et grandes entreprises : Pour des entreprises avec des besoins plus complexes, tels que l’optimisation fiscale ou les audits, les tarifs peuvent s’élever entre 80 € et 150 € HT par heure. Dans certains cas spécifiques, notamment pour des conseils stratégiques ou des opérations internationales, les tarifs peuvent atteindre 200 € HT par heure.
• Facteurs influençant le coût :
  • Volume des transactions : Le nombre de transactions à traiter est un facteur clé. Par exemple, une entreprise ayant un grand volume de transactions mensuelles verra ses coûts augmenter proportionnellement au temps nécessaire pour traiter ces opérations.
  • Complexité des services / Expertise requise : Plus les opérations comptables sont complexes, plus le coût sera élevé. Cela inclut les services spécialisés comme la gestion des taxes internationales ou la création de rapports financiers détaillés.
• Options de tarification :
  • Tarification au temps passé : Le tarif est calculé en fonction du nombre d’heures travaillées. C’est la méthode la plus courante, avec un coût horaire qui peut varier largement selon le cabinet et la région.
  • Forfaits packagés : Certains cabinets proposent des forfaits fixes pour des services spécifiques, comme l’établissement du bilan annuel, ce qui peut permettre une meilleure prévisibilité des coûts pour l’entreprise. Ces forfaits sont généralement négociables et ajustables en fonction des besoins réels de l’entreprise

• Digitalisation et réduction des coûts : Grâce à la digitalisation, de nombreux cabinets comptables proposent désormais des services en ligne, qui peuvent être moins coûteux. Ces solutions sont particulièrement avantageuses pour les petites entreprises cherchant à réduire leurs coûts tout en bénéficiant d’une expertise comptable professionnelle..

(source : Companeo)

Pourquoi les entreprises externalisent leur comptabilité ?

Respecter les obligations légales en matière de comptabilité

En comptabilité, les petites erreurs peuvent coûter cher. Il est alors préférable de les éviter en confiant la gestion de la comptabilité à un expert dans le domaine. L’entreprise commanditaire a ainsi la certitude qu’elle ne sera pas amenée à faire face à de lourdes sanctions. 

Faire face à un manque de ressources internes

Lorsque les ressources humaines ou matérielles internes font défaut, l’externalisation comptable se présente comme une solution efficace. En confiant ces tâches à un prestataire externe, l’entreprise peut pallier ces insuffisances sans avoir à recruter ou investir dans des infrastructures coûteuses.

Se concentrer sur son cœur de métier

La gestion de la comptabilité est une activité qui demande beaucoup de temps. Il faut être minutieux pour éviter les erreurs. Lorsqu’une société décide d’externaliser les tâches administratives et comptables à un professionnel extérieur, elle se donne l’opportunité de concentrer ses ressources internes sur les activités principales qui lui permettront d’être plus compétitive sur le marché.

Eviter toute erreur

Externaliser sa comptabilité à un professionnel permet de garantir la précision et la conformité des opérations comptables. En confiant cette tâche à un expert, l’entreprise s’assure que ses comptes sont tenus de manière rigoureuse, minimisant ainsi le risque d’erreurs qui pourraient entraîner des sanctions financières ou juridiques. Cette démarche offre une tranquillité d’esprit, en sachant que les obligations comptables sont respectées et que les processus sont optimisés par des professionnels aguerris.

Externalisation comptabilité : comment choisir le prestataire extérieur idéal ?

Tenir compte de l’expérience du prestataire

Lorsque vous externalisez votre comptabilité, choisissez un prestataire avec une solide expérience. Une entreprise comptable bien établie offre plus de garanties en termes de fiabilité et de compétence. Avant de vous engager, vérifiez l’ancienneté du prestataire et consultez les témoignages de clients pour évaluer sa capacité à gérer des projets similaires au vôtre.

Vérifier la méthodologie de travail du prestataire

La méthodologie de travail du prestataire doit être transparente et en adéquation avec vos attentes. Avant de signer, assurez-vous de bien comprendre comment il gère les tâches comptables, communique, et quels outils technologiques il utilise. Une méthode claire et structurée est essentielle pour répondre efficacement à vos besoins.

Tenir compte du décalage horaire

Lors de l’externalisation, le décalage horaire entre vous et le prestataire peut affecter la communication. Pour éviter des retards, privilégiez un prestataire situé dans un fuseau horaire proche du vôtre. Un décalage important peut compliquer les échanges, surtout pour des réponses urgentes.

Comparer les prix

Avant de choisir un prestataire, comparez les tarifs du marché pour vous assurer de ne pas payer trop cher. Cela vous donnera une idée des prix standards et vous aidera à évaluer le rapport qualité-prix. Cependant, n’oubliez pas que la qualité du service doit primer sur le coût.

Qu’est-ce que l’assistance comptable ?

L’assistance comptable est un service conçu pour soutenir les entreprises dans la gestion quotidienne de leur comptabilité. Ce service inclut des tâches comme la saisie des écritures, la gestion des factures, et les rapprochements bancaires entre autres. Il permet de maintenir une base comptable bien organisée et conforme aux normes, assurant ainsi la bonne tenue des comptes au quotidien.

La relation entre l’assistance comptable et l’expert-comptable

L’assistance comptable et l’expert-comptable travaillent souvent en complémentarité. Tandis que l’assistance comptable gère les tâches opérationnelles, l’expert-comptable se concentre sur des missions plus stratégiques, telles que la certification des comptes et les conseils fiscaux complexes.

Il est intéressant de noter que certains cabinets d’experts-comptables délèguent eux-mêmes ces tâches opérationnelles à des aides comptables au sein de leur structure. Cela montre bien que ces tâches, bien qu’essentielles, ne nécessitent pas toujours l’intervention d’un expert-comptable, ce qui peut représenter un coût plus élevé pour l’entreprise. En externalisant directement ces tâches à un service d’assistance comptable, vous pouvez ainsi économiser de l’argent tout en garantissant que votre comptabilité est bien gérée au quotidien. Cette approche vous permet de bénéficier d’un service professionnel à moindre coût, en conservant la possibilité de recourir à un expert-comptable uniquement lorsque c’est réellement nécessaire.

Pourquoi choisir Officéo pour l’externalisation de son assistance comptable ?

Le choix d’externalisation du volet administratif de sa comptabilité ne doit pas être pris à la légère. En effet, le prestataire d’externalisation choisi doit répondre à certains critères.

Opter pour une solution comme Officéo, c’est opter pour un service fiable et de qualité.

En effet, Officéo met à disposition des assistants comptables de référence, qualifiés et formés aux métiers de la comptabilité. Nos assistants comptables sont dotés d’un savoir-faire et d’une connaissance accrue du secteur de chaque client.

En faisant confiance à un assistant comptable Officéo, vous faites confiance à des profils experts dans l’assistanat comptable, sélectionnés pour vous et pour votre secteur d’activité. Les intervenants Officéo sont disponibles selon vos besoins sur un mode ultra-flexible grâce à une solution modulable. Vous n’avez aucun engagement de volume horaire ou de durée, vous pouvez ajuster les missions d’une semaine à l’autre pour adapter les ressources à vos pics et creux d’activité. Grâce à une mise à disposition sous 48 heures, vous avez entre les mains une solution ultra-rapide.

Cerise sur le gâteau, Officéo vous épargne les étapes fastidieuses d’un recrutement chronophage et toutes les formalités administratives afférentes.

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

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Officéo, comment ça marche ?

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En bref

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Externalisation commerciale	L’outsourcing en entreprise
Externalisation rh	Externaliser ses activités
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