Externalisation Comptable : Optimisez votre gestion financiĂšre đČ
Externaliser sa comptabilitĂ© est de plus en plus adoptĂ© par les entreprises parce qu’elle offre de nombreux avantages. Toutefois, pour tirer pleinement parti de cette solution, il est crucial de bien s’organiser et de faire preuve de rigueur. Avant de se lancer, il est essentiel d’Ă©valuer soigneusement plusieurs Ă©lĂ©ments clĂ©s, notamment les besoins spĂ©cifiques de l’entreprise et les compĂ©tences du prestataire choisi. La rĂ©ussite de l’externalisation passe par le choix d’un partenaire fiable, capable de rĂ©pondre aux exigences comptables tout en s’adaptant aux Ă©volutions de l’activitĂ©.
Sommaire
- Pourquoi les entreprises externalisent leur comptabilité ?
- Comment fonctionne l'externalisation de la comptabilité ?
- Qu'est-ce qu'une entreprise peut externaliser en comptabilité ?
- Qu'est ce que assistance comptable ?
- Quel est le coĂ»t de lâexternalisation de la comptabilitĂ© ?
- Externalisation comptabilité : comment choisir le prestataire idéal ?
- Pourquoi choisir OfficĂ©o pour lâexternalisation de son assistance comptable ?
- En bref
[VIDĂO] L’externalisation de la fonction comptable expliquĂ©e en 1 min !
Comment fonctionne l’externalisation de la comptabilitĂ© ?
Voici un aperçu général du processus, adaptable en fonction des matiÚres comptables externalisées :
- Ălaboration de la lettre de mission : Un document contractuel fixe les services externalisĂ©s (saisie, dĂ©clarations, bilans), les responsabilitĂ©s de chacun et les tarifs.
- Transmission des documents comptables : Lâentreprise transmet ses piĂšces (factures, relevĂ©sâŠ) au prestataire selon une frĂ©quence dĂ©finie (mensuelle, trimestrielleâŠ).
- Traitement des opérations : Le prestataire assure la saisie, la tenue des comptes et les obligations fiscales/sociales, en conformité avec la législation.
- Production des états financiers : Il peut fournir bilan et compte de résultat, transmis ensuite aux autorités fiscales.
- Suivi et conseil : Des recommandations personnalisĂ©es peuvent ĂȘtre proposĂ©es (gestion, fiscalitĂ©), selon le niveau de service choisi.
- RĂ©vision et ajustements : Les prestations peuvent ĂȘtre adaptĂ©es au fil du temps en fonction des besoins de lâentreprise.
Quels domaines de sa comptabilité une entreprise peut-elle externaliser ?
L’externalisation de la comptabilitĂ© peut ĂȘtre sĂ©parĂ©e en deux parties distinctes, en fonction du type de missions confiĂ©es au prestataire externe. D’une part, il y a les missions spĂ©cialisĂ©es qui requiĂšrent une expertise approfondie, souvent pour des tĂąches complexes et stratĂ©giques. D’autre part, on retrouve les tĂąches opĂ©rationnelles, qui concernent la gestion quotidienne de la comptabilitĂ©.
Parmi les missions spécialisées, on retrouve notamment :
- La gestion des immobilisations ;
- La gestion de la fiscalité ;
- Les travaux dâinventaire ;
- LâĂ©tablissement de la liasse fiscale ;
- LâĂ©tablissement des comptes annuels.
En ce qui concerne les tùches opérationnelles et récurrentes, elles incluent :
- La comptabilisation des frais généraux ;
- La comptabilisation des achats ;
- La comptabilisation de la trésorerie ;
- La comptabilisation des ventes ;
- La comptabilisation de la paie ;
- Le lettrage des comptes ;
- La comptabilisation des opérations relatives aux déclarations de TVA.
On peut choisir d’externaliser totalement sa comptabilitĂ©  au risque dâun moindre contrĂŽle direct sur certaines donnĂ©es sensibles ou juste certaines tĂąches (on parle alors d’externalisation partielle). Cette derniĂšre permet de conserver un contrĂŽle stratĂ©gique sur les fonctions clĂ©s tout en bĂ©nĂ©ficiant dâun soutien spĂ©cialisĂ©, mais nĂ©cessite toutefois une coordination Ă©troite entre les Ă©quipes internes et le prestataire.
Qu’est-ce que l’assistance comptable ?
L’assistance comptable est un service conçu pour soutenir les entreprises dans la gestion quotidienne de leur comptabilitĂ©. Ce service inclut des tĂąches comme la saisie des Ă©critures, la gestion des factures, et les rapprochements bancaires entre autres. Il permet de maintenir une base comptable bien organisĂ©e et conforme aux normes, assurant ainsi la bonne tenue des comptes au quotidien.
La relation entre l’assistance comptable et l’expert-comptable
L’assistance comptable et l’expert-comptable travaillent souvent en complĂ©mentaritĂ©. Tandis que l’assistance comptable gĂšre les tĂąches opĂ©rationnelles, l’expert-comptable se concentre sur des missions plus stratĂ©giques, telles que la certification des comptes et les conseils fiscaux complexes.
Il est intĂ©ressant de noter que certains cabinets d’experts-comptables dĂ©lĂšguent eux-mĂȘmes ces tĂąches opĂ©rationnelles Ă des aides comptables au sein de leur structure. Cela montre bien que ces tĂąches, bien qu’essentielles, ne nĂ©cessitent pas toujours l’intervention d’un expert-comptable, ce qui peut reprĂ©senter un coĂ»t plus Ă©levĂ© pour l’entreprise. En externalisant directement ces tĂąches Ă un service d’assistance comptable, vous pouvez ainsi Ă©conomiser de l’argent tout en garantissant que votre comptabilitĂ© est bien gĂ©rĂ©e au quotidien. Cette approche vous permet de bĂ©nĂ©ficier d’un service professionnel Ă moindre coĂ»t, en conservant la possibilitĂ© de recourir Ă un expert-comptable uniquement lorsque c’est rĂ©ellement nĂ©cessaire.
Quel est le coĂ»t de lâexternalisation de la comptabilitĂ© ?
(source : Companeo)
Le coĂ»t horaire de lâexternalisation comptable dĂ©pend de plusieurs facteurs, Ă commencer par la taille de lâentreprise et la complexitĂ© des services demandĂ©s. Pour une petite entreprise, le tarif se situe gĂ©nĂ©ralement entre 50 ⏠et 80 ⏠HT de lâheure, couvrant les prestations classiques telles que la saisie des factures, les dĂ©clarations fiscales courantes ou la tenue des livres comptables. En revanche, pour les entreprises de taille moyenne ou grande ayant des besoins plus poussĂ©s (comme lâoptimisation fiscale, la gestion multi-sites ou les audits), les coĂ»ts peuvent grimper entre 80 ⏠et 150 ⏠HT, voire atteindre 200 ⏠HT dans le cadre de missions hautement spĂ©cialisĂ©es ou internationales. Plusieurs Ă©lĂ©ments influencent ces tarifs : le volume de documents Ă traiter, la frĂ©quence des opĂ©rations, mais aussi le niveau dâexpertise requis (normes IFRS, fiscalitĂ© internationale, etc.). CĂŽtĂ© tarification, deux grandes formules coexistent : la facturation au temps passĂ©, qui offre une flexibilitĂ© mais peut rendre les coĂ»ts plus variables, et les forfaits packagĂ©s, qui apportent une meilleure visibilitĂ© budgĂ©taire sur des prestations dĂ©finies (comme lâĂ©tablissement du bilan). Enfin, la digitalisation croissante du secteur permet Ă de nombreux cabinets de proposer des solutions en ligne Ă moindre coĂ»t, idĂ©ales pour les petites structures souhaitant rĂ©duire leurs dĂ©penses tout en bĂ©nĂ©ficiant dâune expertise fiable et sĂ©curisĂ©e.
Externalisation comptabilité : comment choisir le prestataire extérieur idéal ?
Voici quelques conseils pour choisir le bon prestataire :
- Tenir compte de lâexpĂ©rience du prestataire : Lorsque vous externalisez votre comptabilitĂ©, choisissez un prestataire avec une solide expĂ©rience. Une entreprise comptable bien Ă©tablie offre plus de garanties en termes de fiabilitĂ© et de compĂ©tence. Avant de vous engager, vĂ©rifiez lâanciennetĂ© du prestataire et consultez les tĂ©moignages de clients pour Ă©valuer sa capacitĂ© Ă gĂ©rer des projets similaires au vĂŽtre.
- VĂ©rifier la mĂ©thodologie de travail du prestataire : La mĂ©thodologie de travail du prestataire doit ĂȘtre transparente et en adĂ©quation avec vos attentes. Avant de signer, assurez-vous de bien comprendre comment il gĂšre les tĂąches comptables, communique, et quels outils technologiques il utilise. Une mĂ©thode claire et structurĂ©e est essentielle pour rĂ©pondre efficacement Ă vos besoins.
- Tenir compte du dĂ©calage horaire : Lors de l’externalisation, le dĂ©calage horaire entre vous et le prestataire peut affecter la communication. Pour Ă©viter des retards, privilĂ©giez un prestataire situĂ© dans un fuseau horaire proche du vĂŽtre. Un dĂ©calage important peut compliquer les Ă©changes, surtout pour des rĂ©ponses urgentes.
- Comparer les prix : Avant de choisir un prestataire, comparez les tarifs du marchĂ© pour vous assurer de ne pas payer trop cher. Cela vous donnera une idĂ©e des prix standards et vous aidera Ă Ă©valuer le rapport qualitĂ©-prix. Cependant, nâoubliez pas que la qualitĂ© du service doit primer sur le coĂ»t.
Pourquoi choisir OfficĂ©o pour lâexternalisation de son assistance comptable ?
Le choix dâexternalisation du volet administratif de sa comptabilitĂ© ne doit pas ĂȘtre pris Ă la lĂ©gĂšre. En effet, le prestataire dâexternalisation choisi doit rĂ©pondre Ă certains critĂšres.
Opter pour une solution comme OfficĂ©o, câest opter pour un service fiable et de qualitĂ©.
En effet, OfficĂ©o met Ă disposition des assistants administratifs et comptables de rĂ©fĂ©rence, qualifiĂ©s et formĂ©s aux mĂ©tiers de la comptabilitĂ©. Nos assistants comptables sont dotĂ©s dâun savoir-faire et dâune connaissance accrue du secteur de chaque client.
En faisant confiance Ă un assistant comptable OfficĂ©o, vous faites confiance Ă des profils experts dans lâassistanat comptable, sĂ©lectionnĂ©s pour vous et pour votre secteur dâactivitĂ©. Les intervenants OfficĂ©o sont disponibles selon vos besoins sur un mode ultra-flexible grĂące Ă une solution modulable. Vous nâavez aucun engagement de volume horaire ou de durĂ©e, vous pouvez ajuster les missions dâune semaine Ă lâautre pour adapter les ressources Ă vos pics et creux dâactivitĂ©. GrĂące Ă une mise Ă disposition sous 48 heures, vous avez entre les mains une solution ultra-rapide.
Cerise sur le gĂąteau, OfficĂ©o vous Ă©pargne les Ă©tapes fastidieuses dâun recrutement chronophage et toutes les formalitĂ©s administratives affĂ©rentes.
TĂ©moignage de LaĂ«titia Maussant, responsable comptabilitĂ© gĂ©nĂ©rale et dâĂ©tablissement chez Saint-Gobain et cliente OfficĂ©o
O. : Comment quantifiez-vous ce quâOfficĂ©o vous a apportĂ© ?
L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tùches trÚs consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.
Officéo, comment ça marche ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille Ă distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Besoin d’une solution premium, souple et experte pour externaliser vos fonctions supports ? Vous ĂȘtes Ă la recherche d’un soutien administratif ou d’une externalisation en entreprise ponctuelle ? OfficĂ©o vous accompagne et vous apporte la bonne solution.
En bref
â Quel est le meilleur moment pour externaliser sa comptabilitĂ© ?
Il est recommandĂ© d’externaliser sa comptabilitĂ© lors de pĂ©riodes de croissance ou de restructuration, lorsque les ressources internes deviennent insuffisantes. Cela permet de se concentrer sur le dĂ©veloppement stratĂ©gique tout en assurant une gestion financiĂšre rigoureuse.
đ€ L’externalisation comptable est-elle adaptĂ©e aux petites entreprises ?
Oui, l’externalisation est particuliĂšrement avantageuse pour les petites entreprises qui n’ont pas les moyens de recruter un comptable Ă plein temps. Elle offre un accĂšs Ă une expertise spĂ©cialisĂ©e tout en maĂźtrisant les coĂ»ts.
đ Comment garantir la confidentialitĂ© des donnĂ©es lors de l’externalisation comptable ?
Choisissez un prestataire qui respecte des normes strictes de protection des donnĂ©es, telles que le RGPD, et qui utilise des systĂšmes de sĂ©curitĂ© avancĂ©s. Un contrat de confidentialitĂ© peut Ă©galement ĂȘtre mis en place pour assurer la protection de vos informations sensibles.
 Pour en savoir plus sur l’externalisation
On se charge de votre administratif.