[Externalisation comptable] La clé pour une réussite financière 🔑
La gestion comptable est une fonction vitale pour toute entreprise. Cependant, elle peut aussi s’avérer complexe et chronophage. C’est ici que l’externalisation de la comptabilité entre en jeu, offrant une solution efficace pour alléger votre charge de travail et vous concentrer sur le cœur de votre activité.
Sommaire
- Qu'est-ce que l'externalisation comptable ?
- Pourquoi externaliser votre comptabilité ?
- Quand faut-il externaliser sa comptabilité ?
- Comment fonctionne cela fonctionne ?
- Quel est le coût de l’externalisation de la comptabilité ?
- Comment choisir le bon partenaire pour l'externalisation ?
- Pourquoi choisir Officéo pour l’externalisation de son assistance comptable ?
- En bref
[VIDÉO] L’externalisation de la fonction comptable expliquée en 1 min !
Qu’est-ce que l’externalisation comptable ?
L’externalisation de la comptabilité consiste à confier tout ou une partie de vos tâches comptables et financières à un prestataire externe spécialisé, comme un expert-comptable. Au lieu d’avoir un service comptable interne, vous déléguez des missions chronophages et complexes.
Ces missions peuvent inclure :
- La tenue des livres comptables ;
- La gestion de la paie et des déclarations sociales ;
- L’établissement des bilans et des comptes de résultat ;
- La préparation des déclarations fiscales (TVA, impôts sur les sociétés, etc.) ;
- Le suivi de la trésorerie et la gestion des flux financiers ;
- Le conseil stratégique en matière de gestion et de fiscalité.
Pourquoi externaliser votre comptabilité ?
L’externalisation de votre comptabilité consiste à confier tout ou partie de vos tâches comptables à un cabinet d’experts-comptables externe. Cette approche présente de nombreux avantages :
- Gain de temps et d’efficacité : Libérez-vous des contraintes administratives liées à la tenue de votre comptabilité. Des experts qualifiés gèrent tout, des saisies aux déclarations fiscales.
- Réduction des coûts : L’externalisation peut souvent être plus rentable que l’embauche d’un comptable à temps plein. Vous payez uniquement pour les services dont vous avez besoin, sans avoir à gérer les salaires, les charges sociales ou la formation.
- Accès à une expertise pointue : Les cabinets comptables externes sont constamment à jour sur les dernières réglementations fiscales et sociales. Vous bénéficiez d’une expertise spécialisée et de conseils stratégiques pour optimiser votre gestion financière.
- Concentration sur le cœur de métier : En déléguant les tâches comptables, vous pouvez pleinement vous concentrer sur le développement de votre entreprise, la prospection de nouveaux clients et l’amélioration de vos produits ou services.
- Sécurité et conformité : Les cabinets comptables garantissent la fiabilité et la conformité de vos comptes. Ils veillent à ce que toutes vos déclarations soient faites dans les délais et sans erreur, évitant ainsi les pénalités et les redressements fiscaux.
Quand faut-il externaliser sa comptabilité ?
La décision d’externaliser dépend de plusieurs facteurs propres à votre entreprise. Voici quelques signaux qui peuvent vous indiquer que le moment est opportun :
- Vous êtes une startup ou une TPE : L’embauche d’un comptable à temps plein n’est pas rentable ou nécessaire.
- Votre comptabilité vous prend trop de temps : Si les tâches administratives empiètent sur votre capacité à développer votre activité.
- Vous manquez de compétences internes : Si vous n’êtes pas à jour sur les réglementations fiscales ou sociales et que vous craignez de faire des erreurs.
- Vous voulez réduire vos coûts fixes : L’externalisation peut transformer une charge salariale fixe en une dépense variable plus contrôlable.
Comment fonctionne cela fonctionne ?
L’externalisation de la comptabilité fonctionne selon un processus clair et structuré, qui peut varier en fonction de vos besoins et du prestataire choisi. Voici les principales étapes :
1. Définition de vos besoins
Avant toute chose, vous devez évaluer ce que vous souhaitez déléguer. L’externalisation peut être :
- Totale : Vous confiez l’ensemble de votre comptabilité, de la saisie des factures à l’établissement des comptes annuels.
- Partielle : Vous ne déléguez que certaines tâches spécifiques, comme la gestion de la paie, les déclarations de TVA ou la révision des comptes avant le bilan. C’est une solution idéale si vous avez déjà un comptable en interne qui a besoin d’un support sur des missions complexes.
2. Choix du prestataire qualifié
La loi française est stricte : seule une personne inscrite à l’Ordre des Experts-Comptables peut légalement tenir les comptes d’une entreprise. Ce choix est crucial pour garantir la sécurité et la conformité de votre comptabilité. Le prestataire peut être un cabinet d’expertise-comptable traditionnel ou un cabinet d’expertise-comptable en ligne.
3. Rédaction de la lettre de mission (le contrat de service)
Une fois le prestataire choisi, vous signez un contrat appelé « lettre de mission ». Ce document est fondamental car il définit précisément :
- Les missions confiées : Le détail des services que le prestataire s’engage à réaliser.
- Les obligations de chaque partie : Les responsabilités du prestataire (respect des délais, conseil) et les vôtres (transmission des documents, respect des échéances).
- Les honoraires : Le coût de la prestation, qui peut être un forfait mensuel, un tarif à l’heure ou une rémunération en fonction du volume de documents à traiter.
- Les conditions de confidentialité : Des clauses pour garantir la protection de vos données financières sensibles.
4. Mise en place du processus
Le fonctionnement au quotidien est souvent digitalisé. Vous fournissez vos documents (factures, relevés bancaires, notes de frais) au prestataire, généralement via une plateforme sécurisée, un portail client ou un simple envoi par mail. Le cabinet se charge ensuite de :
- Saisir les écritures comptables ;
- Gérer les déclarations fiscales et sociales ;
- Effectuer les rapprochements bancaires ;
- Établir les documents financiers (bilans, comptes de résultat).
5. Suivi et le conseil
L’externalisation ne signifie pas une perte de contrôle. Le prestataire est un partenaire qui vous accompagne. Il est crucial d’établir une communication régulière pour :
- Faire le point sur la situation financière de votre entreprise ;
- Recevoir des conseils stratégiques pour optimiser votre gestion ;
- Ajuster les services en fonction de l’évolution de votre activité.
En résumé, l’externalisation de la comptabilité est un partenariat basé sur la confiance et une collaboration fluide, souvent facilitée par des outils numériques. Elle vous permet de déléguer des tâches techniques et chronophages pour vous concentrer sur le pilotage stratégique de votre entreprise.
Quel est le coût de l’externalisation de la comptabilité ?
Le tarif d’un service d’externalisation comptable peut varier de 50 € à plus de 150 € HT de l’heure, selon la nature des prestations et le profil de l’entreprise. Plusieurs éléments expliquent ces écarts de prix :
- La taille de l’entreprise : une structure plus grande génère davantage d’opérations et de complexité.
- Le type de mission : saisie, déclarations fiscales, établissement du bilan, audit, optimisation, etc.
- Le volume et la fréquence : plus les documents sont nombreux ou récurrents, plus le coût augmente.
- Le niveau d’expertise requis : comptabilité simple ou traitement de normes complexes (fiscalité internationale, IFRS…).
- Le mode de tarification :
– À l’heure : souple mais variable,
– Au forfait : plus lisible, adapté aux prestations définies. - Le degré de digitalisation : les cabinets en ligne ou outils automatisés permettent souvent de réduire les coûts.
Comment choisir le bon partenaire pour l’externalisation ?
- La réputation et l’expérience : Renseignez-vous sur la réputation du cabinet et son expérience dans votre secteur d’activité.
- La gamme de services proposés : Assurez-vous que le cabinet offre les services dont vous avez besoin, qu’il s’agisse de la tenue de la comptabilité, de la paie, des déclarations fiscales ou du conseil.
- La technologie utilisée : Un cabinet moderne utilise des outils et logiciels comptables performants qui facilitent la collaboration et l’accès à vos données en temps réel.
- Le service client : Optez pour un partenaire qui propose un accompagnement personnalisé et est facilement joignable pour répondre à vos questions.
- La transparence des tarifs : Les prix doivent être clairs et transparents, sans frais cachés.
Pourquoi choisir Officéo pour l’externalisation de son assistance comptable ?
Le choix d’externalisation du volet administratif de sa comptabilité ne doit pas être pris à la légère. En effet, le prestataire d’externalisation choisi doit répondre à certains critères.
Opter pour une solution comme Officéo, c’est opter pour un service fiable et de qualité.
En effet, Officéo met à disposition des assistants administratifs et comptables de référence, qualifiés et formés aux métiers de la comptabilité. Nos assistants comptables sont dotés d’un savoir-faire et d’une connaissance accrue du secteur de chaque client.
En faisant confiance à un assistant comptable Officéo, vous faites confiance à des profils experts dans l’assistanat comptable, sélectionnés pour vous et pour votre secteur d’activité. Les intervenants Officéo sont disponibles selon vos besoins sur un mode ultra-flexible grâce à une solution modulable. Vous n’avez aucun engagement de volume horaire ou de durée, vous pouvez ajuster les missions d’une semaine à l’autre pour adapter les ressources à vos pics et creux d’activité. Grâce à une mise à disposition sous 48 heures, vous avez entre les mains une solution ultra-rapide.
Cerise sur le gâteau, Officéo vous épargne les étapes fastidieuses d’un recrutement chronophage et toutes les formalités administratives afférentes.
Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo
O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?
L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.
Officéo, comment ça marche ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Besoin d’une solution premium, souple et experte pour externaliser vos fonctions supports ? Vous êtes à la recherche d’un soutien administratif ou d’une externalisation en entreprise ponctuelle ? Officéo vous accompagne et vous apporte la bonne solution.
En bref
⌚ Quel est le meilleur moment pour externaliser sa comptabilité ?
Il est recommandé d’externaliser sa comptabilité lors de périodes de croissance ou de restructuration, lorsque les ressources internes deviennent insuffisantes. Cela permet de se concentrer sur le développement stratégique tout en assurant une gestion financière rigoureuse.
🤏 L’externalisation comptable est-elle adaptée aux petites entreprises ?
Oui, l’externalisation est particulièrement avantageuse pour les petites entreprises qui n’ont pas les moyens de recruter un comptable à plein temps. Elle offre un accès à une expertise spécialisée tout en maîtrisant les coûts.
🛟 Comment garantir la confidentialité des données lors de l’externalisation comptable ?
Choisissez un prestataire qui respecte des normes strictes de protection des données, telles que le RGPD, et qui utilise des systèmes de sécurité avancés. Un contrat de confidentialité peut également être mis en place pour assurer la protection de vos informations sensibles.
Pour en savoir plus sur l’externalisation
On se charge de votre administratif.
