La gestion d’entreprise : les outils, conseils et formations

La gestion de votre entreprise passe par le déploiement de ressources nécessaires à la complétion d’objectifs précis. Pour mieux gérer votre société au quotidien, de nombreux organismes, outils et prestations externes sont bonnes à connaître. Officéo vous guide et vous accompagne.

 

Les bases de la gestion d’entreprise : comment s’organiser ?

Il n’existe pas d’organisation d’entreprise qui convienne à tout type de structure ou dirigeant. Une PME dont l’objectif premier est de développer son activité : le financement à court et moyen terme devient la préoccupation principale une fois les formalités administratives exécutées.

Les principales tâches de l’entrepreneur deviennent vite cruciales pour la rentabilité de l’entreprise :

• Gérer et suivre les contrats, suivre la clientèle ;
• Suivre les ressources humaines ;
• Instaurer des fonctionnement structurés au sein des équipes de salariés ;
• Suivre la production et les approvisionnements ;
• Effectuer une veille concurrentielle ;
• Chercher les financements et suivre les recouvrements de créances.

Bien d’autres tâches pourraient suivre. Une bonne gestion repose principalement sur deux axes à comparer en permanence : organisation/échanges et améliorations/performances.

Pour aller plus loin dans les bases de la gestion d’entreprise :

• Les responsabilités du dirigeant d’entreprise ;
• Quelles aides pour les entreprises ;
• Trouver son activité professionnelle.

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Besoin de faire le point sur les démarches administratives à mettre en place pour vous former ? Vous souhaitez déployer des formations au sein de votre personnel, mais pas le temps ni le budget RH pour vous y consacrer ? Autre chose à nous demander ?

Ca m’intéresse

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Les principes fondamentaux de la gestion d’entreprise

Que vous soyez dans une position de création ou reprise d’entreprise, certaines règles de gestion doivent être connues et appliquées. Ceci, pour éviter de mettre en péril la bonne santé de l’entreprise elle-même.

Connaître le prix de revient

Le prix de revient de chacun de produits et services utilisés, et leur composition, dont à connaître. Pour bien piloter, vendre, et rester rentable, quoi de plus logique ? Ce type d’information permet de lancer, réguler les prix, travailler ses marges et sa rentabilité, pour fixer des prix cohérents et permettre de prendre de bonne décisions.

Limiter les frais fixes

Surtout lorsque l’activité vient d’être lancée. Dans les premiers instants, l’entreprise est fragile, ce n’est qu’après quelques années que des bases solides permettent d’instaurer des frais fixes. Ainsi, dès le lancement d’une activité, les frais fixes sont à éviter. Les frais variables permettent de mieux ajuster les dépenses et gains initiaux. Dans certaines situations, l’entreprise peut connaitre une baisse d’activité. Que ce soit au de regard de son type d’activité, ou car les clients sont encore peu nombreux. Là encore, les frais variables permettent de jongler entre des périodes de forte activité, et des périodes plus calmes, avec des dépenses appropriées.

Gérer des comptes clients

Suivre ses clients est vital pour chaque entreprise. Le processus de facturation jusqu’au recouvrement de créances est à surveiller de près. Dans la plupart des situations, une facturation rapide des clients, et un suivi efficace des règlements suffit. Lors de la facturation, un acompte à la commande est une recours positif pour la trésorerie. De la même manière, les relances clients peuvent faire l’objet d’un processus défini avant des recours plus soldes.

Gérer ses relations avec les fournisseurs

Les fournisseurs permettent d’exercer une activité. Bien rares sont les entreprises n’ayant que très peu (ou pas) de fournisseurs externes. Le fournisseur est donc une des clés d’une gestion d’entreprise réussie.

Il est donc recommandé de diversifier ses sources d’approvisionnement. Cette situation permet parfois d’obtenir de meilleures offres selon vos propres critères. De la même manière, surveiller la situation de chaque fournisseur permet d’anticiper de possibles ruptures d’approvisionnement préjudiciables.

Trouver une formation de gestion d’entreprise à distance

Vous êtes peut être dans une période de transition professionnelle. Comme beaucoup, vous occupez encore un temps un poste de salarié avant de vous lancer. Ou vous n’avez tout simplement pas le temps de repartir sur le banc des universités. Gérer une entreprise ne s’improvise pas, et il existe de nombreuses solutions pour se former à distance. Parmi les plus opportunes, les MOOC (Massive Open Online Course) présentent de nombreux avantages.

Gratuits, ouverts à tous, suivre un (ou des) MOOC vous libère des charges couramment associées à une formation. La souplesse dans le suivi permet également de se former n’import où, n’importe quand. Même si cela ne remplace pas l’expérience du terrain, vous pouvez nuancer vos styles d’apprentissage : de nombreux formats (audios, vidéos, QCM, réponses libres) sont disponibles. Ainsi, quelques exemples des meilleures formations en ligne de gestion d’entreprise :

• Construisez votre business plan (Open Classrooms) ;
• Les fondements de la stratégie d’entreprise (Université Catholique de Louvain) ;
• Réaliser votre business model Canvas (Open Classrooms) ;
• Testez vos idées avec le lean prototyping (Open Classrooms) ;
• Les fondamentaux des finances locales (CNFPT) ;
• Gérer votre trésorerie (Open Classrooms) ;
• Les établissements recevant du public : enjeux et responsabilités (Centre national de la fonction publique territoriale).

Le logiciel de gestion d’entreprise à choisir

Pour gérer l’ensemble des activité de plusieurs sociétés comme une, le recours à un ERP (Entreprise Resource Planning) est bien souvent indispensable. Solution nomade en Cloud ou logiciel utilisé en interne, la plupart des solutions répondent aux besoin de gestions comme :

• Devis commercial : devis, factures, clients, articles, stocks, CRM.
• Comptabilité : comptabilité générale, analytique, déclarations.
• Paye : fiches de paye, journaux de paye, DADS-U (déclaration automatisée des données sociales unifiée), DSN (déclaration sociale nominative).
• Point de vente : caisse, tickets.
• Productivité : préparation de commandes, gestion de projets, business intelligence, couplage téléphonique.
• Communauté : forum, code source.

Toute entreprise confrontée à des problématiques organisationnelles importantes, notamment en phase de structuration ou de développement a besoin d’un ERP. L’information circule mieux, les données sont mutualisées, la collaboration d’une service à l’autre et renforcée. Avec un ERP, dirigeant comme employés gagnent du temps. Certains éditeurs d’ERP proposent même de personnaliser le logiciel avec des modules adaptés aux besoins de l’entreprise.

La finance d’entreprise et le contrôle de gestion

Le contrôle de gestion prend la forme d’un pilotage. Il a pour but de mettre en place puis optimiser les performances des services d’une entreprise. Par ce biais, vous analysez les performances de l’entreprise, les gains de productivité et les synergies possibles.

L’évaluation se fait selon les données chiffrées de l’entreprise, via si besoin la comptabilité, pour donner des indicateurs de suivi. Organe cœur de la direction, le contrôle de gestion permet de corréler le travail de comptabilité et financement pour guider la stratégie de l’entreprise.

Pour trouver dans un premier temps les financements nécessaires à votre entreprise, il existe des aides. Les régions, l’état ou les organismes indépendants sont là pour vos subventions. Vous pouvez donc chercher des aides vers ces trois piliers pour cibler vos priorités et mener à bien la gestion de votre entreprise. Ou rendez-vous sur les principales aides à la création d’entreprises disponibles sur le site de la Chambre de Commerce et d’Industrie.

Questions fréquentes

N’existe-t-il pas un système de gestion d’entreprise que je puisse appliquer sans attendre ?

Comme pour de nombreux domaines, certaines méthodes génériques existent. Le tout est de les comprendre, se les approprier puis les appliquer à sa situation. Un temps précieux peut être perdu à vouloir suivre des règles sans procéder à leur bonne compréhension et application. La fameuse méthode du « Agir, Apprendre, Recommencer » résume des directives possibles pour optimiser la performance de son entreprise.

1. Agir : prévoyez vos mouvements de trésorerie pour gagner un équilibre constant. Les prévisionnels de trésorerie se font de façon mensuelle. Essayez de mettre en place un plan de trésorerie trimestriel pour juger des réserves possibles pour les prochains mois. Faire appel à un expert-comptable ou une aide à la pré-comptabilité vous permet d’avoir une expertise réelle à ce sujet.
2. Apprendre : justement, n’attendez pas que le bilan comptable annuel tombe pour avoir un regard global de la situation. Intéressez-vous aux indicateurs d’actions prévues et indicateurs de résultats.
3. Recommencer : analysez le chiffre d’affaire avant de réitérer les actions mensuelles. Organisez les provenances de chiffre d’affaire et les efforts mis en oeuvre. A la fin de chaque mois, faites un point pour une analyse complète. Le plan d’action doit être clair, les problèmes de trésorerie ne doivent pas s’accumuler et les délais de facturation courts.

Vous auriez un logiciel de comptabilité à me recommander ?

Que votre choix final se décide sur un logiciel comptable open source ou payant, tous ont leurs avantages comme leurs inconvénients. Parmi les plus connus et reconnus se trouvent :

• Sinao ;
• Quickbooks ;
• Itool Comptabilité ;
• Sage Compta ;
• Ciel ;
• EBP.

QuickBooks et Itool Comptabilité sont très appropriés pour les TPE. Les TPE/PME de moins de 50 salariés peuvent s’y retrouver avec EBP également. Pour les auto-entrepreneurs et entreprises moyennes (jusqu’à 250 salariés), Sinao est très apprécié. Enfin, toutes les entreprises, quelle que soit la taille, sont à-même d’utiliser Sage Compta et Ciel.

Vous vous lancez à peine et votre entreprise part de zéro ? Pour les stratup et TPE, IPaidThat est une bonne solution, notamment pour la saisie automatique des factures.

Les indépendants et professions libérales se retrouvent avec Georges le robot comptable. Enfin, une TPE/PME qui souhaite aussi gérer la relation client peut se tourner vers Exact Online.