Quelle solution a permis à Amprod d’armer son service ADV d’une compétence pénurique et quasi introuvable dans le salariat ?

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Confronté à deux problématiques majeures au sein de son service ADV :

Compétences pénuriques en ADV ;
Montée en charge progressive au niveau de l’ADV et surplus d’activité à assumer par une équipe déjà débordée et en sous-effectif.

AMPROD (filiale du groupe Havas, l’un des plus grands groupes de communication au monde), doit faire face à des difficultés de recrutement et à une discontinuité de service au sein de son ADV.

La directrice générale recherche ainsi, en urgence, des ressources opérationnelles et expertes sur des postes ADV, où il n’est pas facile de recruter, pour libérer ses équipes internes de la surcharge de travail et les positionner sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Besoins exprimés

Le besoin de AMPROD concerne une gestion ADV technique et un traitement facturation volumique tout en respectant des délais à forte contrainte (avant la clôture comptable) :

Gestion de devis et bons de commande
Gestion et relance facturation clients, fournisseurs et prestataires

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent sur un poste ADV, Officéo a proposé à Amprod une solution clé en main de flexibilisation de ses fonctions ADV tout en se conformant aux exigences du client sur l’ultra-rapidité de mise en oeuvre de départ qui ne doit pas dépasser 72 heures.

Officéo s’est imposée comme une évidence pour le client car il s’agit de la solution idéale pour combler un besoin urgent et assurer une période de transition jusqu’au recrutement permanent en interne.

Pour relever ce défi et assurer une action “commando” en se portant garant de la réussite des missions auprès d’Amprod, Officéo a déployé une solution qui s’est articulée autour d’un squad de 2 assistants pour un équivalent temps plein, puis 3 assistants pour 2 équivalents temps plein. Des intervenants opérationnels et experts en ADV, avec une maîtrise du métier du client et de ses logiciels (Sage 100) et qui ont pu absorber toute la charge de travail. Les interventions se sont déroulées uniquement sur site selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié et impliqué dans le projet depuis l’onboarding jusqu’à l’offboarding, assurant à la fois le suivi des missions, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Ultra-rapidité

Proposition de 3 profils sous 48 heures avec une extrême rapidité de mise en oeuvre de la solution (délai de 72 heures exigé par le client a bien été tenu) et 0 gestion RH pour répondre à un besoin urgent.

Flexibilité

Management fluide sur les prestations que ce soit en termes d’horaire ou de durée.

Ajustement des missions à la hausse comme à la baisse selon les besoins fluctuants du client, en passant d’un temps plein avec 2 intervenants à 2 temps plein avec 3 intervenants.

Fiabilité

Fiabilité de la solution Officéo côté service et côté intervenants (discrétion professionnelle et respect des process internes) en accord avec les exigences du client du fait de la sensibilité des données traitées.

Confiance renouvelée pendant 2 ans pour une problématique stressante et pressante pour le client.

Résultats

Des RH refocussés et des missions commandos en volume et à forte contrainte de délai réalisées dans les temps

Retard rattrapé et objectif atteint : toutes les factures ont été traitées en 1 mois et demi ➕ rattrapage du retard accumulé durant l’année à l’initiative de l’intervenant Officéo. 2 missions (durant deux ans) terminées, chacune, avant la clôture comptable ;
Équipes internes refocussées : sur les missions à plus forte valeur ajoutée. Equipe soulagée de la facturation et de la surcharge de travail à forte contrainte de délais. Ce gain de temps qualifié a été réalloué aux sujets ADV les plus importants ;
Satisfaction totale du client à la fin de la 1re mission, refait confiance à Officéo pour une nouvelle mission plus large en facturation. Une confiance renouvelée pendant 2 années successives et ce n’est pas fini !