Comment améliorer la productivité d'une entreprise ?
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Comment améliorer la productivité d’une entreprise ?

Avec un temps de travail quotidien de 9h40 en moyenne, 6 jours sur 7, les chefs d’entreprises  ont des journées à rallonge qui ne s’arrêtent ni le soir, ni le week-end à leur domicile.

Un patron de TPE/PME passe en moyenne  8h par semaine  (une petite journée) sur la gestion administrative selon le récent baromètre  de petite-entreprise.net.

Il existe pourtant des actions simples à mettre en place pour simplifier ces démarches et gagner en productivité. Suivons les conseils d’une assistante administrative Officéo spécialisée dans les démarches entreprises.

Pourquoi bien gérer l’administratif d’une entreprise ?

Une bonne organisation de la gestion de l’administratif permet de, outre la nécessité de pouvoir répondre à toutes ses obligations professionnelles, gagner un temps précieux chaque jour et supprimer le stress inhérent à chaque recherche de documents lorsque ceux-ci sont éparpillés ou empilés sans ordre.

Comment faire pour organiser la gestion administrative d’un client
Quelles sont les étapes clefs ?

La toute première étape est le contact avec le client : prendre le temps de s’entretenir avec lui, l’écouter, établir le périmètre de ses besoins et comprendre sa manière de travailler. C’est seulement à la suite que je pourrai lui proposer une manière de procéder qui pourra lui convenir. Alors on pourra définir ensemble les différents thèmes à traiter, les récurrences, les plannings à mettre en place, le mode de classement et d’organisation quotidienne/hebdomadaire qui lui conviendra le mieux.

Que conseiller à un client pour tenir ses formalités administratives à jour, sans se laisser déborder ?

Plusieurs conseils :

gerer administratif en entreprise

  • Mettre en place avec lui un planning de ses obligations sociales : agenda en ligne accessible en mobilité avec une alarme un jour ou deux avant l’échéance (voir plusieurs jours avant l’échéance, en cas de dossier nécessitant un plus long travail de préparation)
  • Faire un récapitulatif mensuel des charges courantes et récurrentes
  • Établir un planning prévisionnel tant pour les dépenses que pour les recettes avec un enregistrement systématique des factures fournisseurs et clients (la mise en place initiale des débits pouvant se faire d’après les relevés de banque des mois précédents complétés des échéances trimestrielles, semestrielles ou annuelles)
  • Selon l’activité, prévoir un temps, de manière régulière, pour faire le travail administratif

Que doit-on respecter pour mettre en place un rangement efficace des papiers administratifs ?

Pour qu’il soit efficace, il doit convenir au client et il est indispensable de se poser quelques questions avec lui avant même de commencer tout classement. Il faut savoir lui faire des propositions qui puissent lui convenir :

  • Où installer ce classement afin que ce soit le plus facile d’accès pour lui ?
  • Quel type de classement apprécie-t-il le plus (Si classement physique : classeurs, dossiers, pochettes, bannettes, à installer sur des étagères, dans une armoire, suspendus, vertical ou frontal…) ?
  • Quel type d’organisation pour le classement (par thème, par catégorie, chronologique, alphabétique…) ? Quelle logique suivre pour les regroupements dans les dossiers/classeurs ? Utiliser des couleurs, des étiquettes, des titres qui lui « parlent » !

Si ces principes de base ne sont pas respectés, il ne sera pas enclin à suivre régulièrement ce classement, tant pour la consultation des documents que pour le classement lui-même au fil des jours. Le client doit se sentir parfaitement à l’aise dès qu’il a besoin de rechercher un document ou de le ranger.

Une bonne organisation de la gestion administrative de toute activité professionnelle permet de réduire le temps qu’il faut y consacrer et d’avoir l’esprit tranquille pour se focaliser sur les autres tâches à plus forte valeur ajouté.

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