Quels sont les arguments qui parlent en faveur d’une externalisation ?
Pour de nombreuses entreprises, l’externalisation est la nouvelle méthode qui permet de contrôler les fonctions support les plus indispensables. Grâce à cette solution, la société qui y fait recours est plus compétitive.
Je souhaite externaliser une fonction support de mon entreprise
Si elle y arrive, c’est bien parce qu’elle confie les activités les plus chronophages à des prestataires extérieurs et se concentre sur celles qui lui permettent d’améliorer ses performances. Elle est alors en mesure de fournir des prestations mieux adaptées aux réels besoins des consommateurs. Externaliser une activité est une technique pratique, mais pour mieux l’appliquer, il faudra cerner quelques éléments principaux.
L’externalisation : qu’est-ce que c’est ?
Lorsqu’une entreprise décide d’externalisation une activité, elle fait appel à un prestataire extérieur et la lui confie. L’outsourcing consiste alors à confier à un professionnel extérieur des missions initialement réalisées à l’interne. L’entreprise donneuse d’ordre se sert de cette solution afin de se concentrer davantage sur son cœur de métier. Elle y consacre ses meilleures ressources humaines, financières et matérielles.
Les activités prises en compte par l’externalisation sont variées. Elles peuvent aller du service informatique à la communication en passant par l’externalisation des ressources humaines, la comptabilité et le marketing. L’opération d’externalisation peut être réalisée à court, moyen ou long terme ; ce sont les réelles exigences de la société qui priment dans ce cas.
Les points forts de l’externalisation
L’outsourcing d’activité est une option intéressante, car elle présente de nombreux avantages. Bien appliquée, cette méthode permet à l’entreprise de mettre en évidence sa compétitivité.
Se concentrer sur son cœur de métier
C’est généralement l’avantage le plus important de l’outsourcing. Lorsqu’une entreprise emploie cette méthode, elle se retrouve avec moins d’activités et de fonctions, particulièrement celles avec moins de valeur ajoutée, mais qui demeurent indispensables. Elle peut alors se focaliser plus amplement sur les fonctions principales sans perdre son dynamisme. Cette situation favorable contribue à sa pleine croissance à divers niveaux.
Plus de souplesse
Une entreprise souple ou flexible est celle qui jouit d’une adaptation optimale aux mutations de son domaine. En faisant recours à l’intervention d’un prestataire extérieur sur une mission précise, l’entreprise se donne la chance d’accroitre sa flexibilité. Les réponses sont ajustées aux exigences de la clientèle. Le service est également optimisé.
Une meilleure maitrise des coûts
L’externalisation permet à l’entreprise de réduire les dépenses professionnelles. En réalité, recruter du personnel et le former pour la réalisation d’un projet constitue des points de dépenses non négligeables. La charge salariale s’accroit sur une longue période. Grâce à l’externalisation, les missions sont confiées à un professionnel sur une période définie suivant un coût fixe. Il n’y a pas de processus de recrutement à réaliser, encore moins de contrats à durée indéterminée à établir. La société n’a pas à couvrir de charges sociales relatives à du personnel. Elle réduit aussi ses investissements et ses stocks à long terme.
Une amélioration de la qualité des services
Sur le marché de l’outsourcing, les prestataires extérieurs sont spécialisés dans un domaine donné. Ils proposent alors des services de qualité à prix accessibles. La société qui les sollicite est en mesure de bénéficier de leur expertise dans l’amélioration de ses propres services. Le prestataire lui fait profiter de toutes les innovations du secteur.
Acquérir une nouvelle compétence
L’outsourcing enrichit la société qui l’adopte dans la mesure où elle reçoit des prestations de professionnels spécialisés dans un domaine donné. Ceux-ci apportent de nouvelles compétences dans la société donneuse d’ordre et elle accroit son niveau de compétitivité. Elle peut remplir plus efficacement certaines missions sans y perdre beaucoup de temps.
L’externalisation a-t-elle des risques ?
L’outsourcing est certainement une méthode augmentant la compétitivité de la société qui l’adopte. Mais elle n’est pas sans points fables. Ce sont des risques qu’il est important de cerner pour mieux les contourner.
Les risques relatifs au projet lui-même
Il s’agit ici des risques liés à l’activité externalisée elle-même. Ils naissent généralement de la mauvaise préparation du projet d’externalisation par l’entreprise donneuse d’ordre.
Les risques liés au prestataire extérieur
Lorsque le donneur d’ordre choisit un prestataire extérieur peu fiable, il est certain que les objectifs d’externalisation ne pourront plus être atteints. C’est l’une des raisons pour lesquelles le choix du prestataire doit être minutieusement effectué. Pour cela, il faudra prendre en compte les risques juridiques en rapport avec le contrat ainsi que le contexte socio-économique et politique du pays dans lequel est situé le professionnel extérieur.
Il y a aussi un risque de perte de compétence que l’entreprise donneuse d’ordre doit prendre en compte. Le prévoir permet à l’entreprise d’internaliser de nouveau l’activité sans craindre une perte de productivité.
Les risques relatifs à la conduite du projet d’externalisation
Une fois que le projet d’outsourcing est lancé, il peut rencontrer plusieurs problèmes. Ceux-ci sont généralement :
- Aux ennuis de dysfonctionnement de la performance du professionnel extérieur ;
- Aux retards de livraison ;
- Aux soucis de surcoûts, etc.
Outre ces risques, il y a aussi :
- Les risques de perte de confidentialité de données professionnelles ;
- Les risques de dépendance vis-à-vis du prestataire extérieur.
Comment éviter les risques relatifs à l’externalisation ?
Il est possible de prévenir les risques relatifs à une externalisation. La société donneuse d’ordre doit pour cela mettre en place une feuille de route précise. Cette dernière renseigne les objectifs et les conditions de l’outsourcing sans oublier les moyens de contrôle. La société doit aussi veiller à la définition en amont du pilotage de l’activité à externaliser.
Il sera capital de faire le point sur les forces et les domaines de l’entreprise elle-même. Par rapport au prestataire, il faudra également déterminer avec précision ses domaines de compétences afin de lui proposer des services qu’il sera en mesure de couvrir. Dans ce type de relation, la confiance doit exister entre le donneur d’ordre et le sous-traitant. Celui-ci doit aussi être choisi selon des éléments comme la localisation géographique, le degré de compétences et le coût par exemple.
Par ailleurs, l’activité externalisée doit être régulièrement suivie pour garantir le respect des tâches et des délais de livraison. Un tableau de bord peut être établi pour la cause.
Plusieurs bons arguments soutiennent l’externalisation d’une activité. Cette méthode très pratique et désormais très employée par diverses sociétés est un moyen de compétitivité. Sa mise en application demande toutefois une sérieuse préparation.
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