Pourquoi saisir des données avec Excel ?
En entreprise, la saisie de données occupe une place importante dans les tâches à réaliser régulièrement. Pour les réaliser, il faut employer un logiciel performant et rapide. Parmi les outils les plus utilisés en entreprise, il y a le logiciel Excel.
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Celui-ci présente un certain nombre d’avantages qu’il est indispensable de cerner. Toutefois, il a aussi quelques points faibles à prendre en compte. Ces éléments aident généralement à décider de l’utilisation ou non du logiciel Excel dans la saisie des données.
Excel : qu’est-ce que c’est ?
Permettant de réaliser et de présenter des tableaux, le Microsoft Excel est un logiciel faisant partie de la suite bureautique Office de Microsoft. Véritable outil d’analyse de données pouvant être utilisé par un secrétaire à domicile, il permet à son utilisateur de sélectionner et d’apporter toutes les modifications désirées à ses données.
Avec cet outil, il est alors possible d’effectuer des mises en forme, des opérations de gestions et de calculs de tout genre.
Le logiciel Excel peut aider à la création d’une base de données avec des raccourcis. Mais, son utilisation ne s’arrête pas à cette seule fonction. Il peut contribuer à la constitution d’un espace d’archivage numérique.
Les informations enregistrées dans la base de données à partir d’Excel peuvent être exploitées. L’utilisateur peut par exemple procéder au filtrage des données saisies selon leur date ou heure d’enregistrement.
L’interface d’Excel
Excel présente une interface qui peut sembler complexe à tout novice. Mais une fois que l’utilisateur en service de secrétariat en télétravail à domicile prend l’habitude d’exploiter son outil, il en comprend les fonctionnalités et le rangement des onglets.
L’interface d’Excel est divisée en plusieurs parties dont les principales sont :
- Le ruban ;
- La barre d’outils Accès rapide ;
- La barre de formules ;
- La barre d’état.
Le ruban
Lorsque l’utilisateur d’Excel ouvre son logiciel, c’est le premier élément situé tout en haut de la fenêtre. Dans le Ruban, c’est l’onglet Accueil qui est automatiquement ouvert lorsque le logiciel est activé pour créer un tableau.
À sa gauche, il y a l’onglet Fichier représenté en vert ; il regroupe toutes les options basiques ou avancées grâce auxquelles l’utilisateur de l’outil arrive à le personnaliser à sa guise.
À droite de l’onglet Accueil, il y a les autres onglets (Insertion, Mise en page, Formules, Révision et Affichage) regroupant d’autres fonctionnalités pratiques et indispensables au traitement des données dans Excel. Ces onglets standards peuvent varier durant l’utilisation de l’outil lorsqu’il faut réaliser une mise en forme conditionnelle de ses données par exemple.
La barre d’outils Accès rapide
Au-dessus de l’onglet Ruban se trouve la barre d’outils Accès rapide. Cet élément permet d’accéder rapidement aux fonctionnalités les plus employées au cours de la saisie de données. Les trois fonctionnalités disponibles par défaut sont :
- Enregistrer ;
- Annuler l’action précédente ;
- Répéter l’action précédente.
L’opérateur qui désire utiliser Excel pour de la saisie de données est en mesure d’ajouter d’autres fonctionnalités à celles déjà présentes s’il le souhaite.
La barre de formule
C’est le champ situé entre la zone de travail ou de saisie (composée de plusieurs cellules) et le ruban. C’est cet élément qui permet certaines fonctions utiles sous la main, celles-ci ne sont pas affichées par défaut, car le ruban est actif.
Avec la barre de formules, il est ainsi possible de faire apparaitre l’éditeur de fonctions et de formules. Il suffit de faire un double clic sur la fonction ou la formule à traiter et l’éditeur le lance automatiquement dans la cellule choisie. Il faut ensuite penser à effectuer les modifications nécessaires selon ses besoins sans oublier de respecter les indications.
La barre d’état
Cette barre se situe complètement en dessous de la zone de travail. Elle est composée des ascenseurs, du zoom et du mode d’affichage du logiciel. Cette barre renseigne également sur l’état du logiciel de calcul Excel.
Quand utiliser Excel pour de la saisie de données ?
Excel est un programme de feuille de calcul capable de stocker une quantité importante de données. L’utilisateur de l’outil les range dans son classeur Excel pouvant contenir une ou plusieurs feuilles de calcul. Le logiciel est beaucoup plus adapté à l’analyse de données et aux calculs.
En entreprise, il est possible de mettre en place des modèles d’analyse de données. L’utilisateur peut procéder à l’écriture de formules simples et complexes destinées au traitement et à l’analyse des données enregistrées.
Excel peut être utilisé à diverses occasions. Cet outil peut ainsi être employé pour procéder à des comparaisons statistiques des données enregistrées. Il peut servir à l’exécution fréquente de calculs simples ou complexes.
Lorsqu’il faut enregistrer des données essentiellement numériques, Excel peut être utilisé pour obtenir des affichages plats en lieu et place d’une base de données uniquement composée d’informations utilisant plusieurs tables.
Le logiciel Excel peut aider à la mise en place d’un ensemble de graphiques favorisant l’analyse d’une facture Excel avec base de données. Celles-ci peuvent jouir d’une analyse de scénarios de niveau supérieur comme les analyses de régression et les analyses statistiques.
Saisie de données avec Excel : les avantages
Sur le marché, il existe un nombre important de logiciels de saisie de données, mais Excel conserve sa place d’outil favori très utilisé. En effet, utiliser Excel pour de la saisie de données présente de nombreux avantages.
Excel est une application abordable
Dans l’univers de la saisie d’un document Excel en entreprise, la plupart des outils performants et complets sont payants. Sur ce point, Excel présente l’avantage d’être très accessible en matière de prix.
Il s’agit en réalité d’un outil faisant partie de la suite Office de Microsoft. Pour l’avoir et le mettre à la disposition de tout son personnel, le chef d’entreprise a seulement besoin d’acheter une seule fois les licences de la suite bureautique.
Excel est un outil polyvalent
Excel est un logiciel OpenOffice complet dans la mesure où il propose une diversité de possibilités d’utilisation à son détenteur. Il peut ainsi servir à la fusion d’informations de sources multiples, au traçage des données simples ou complexes et à l’analyse des fonctions mathématiques par exemple.
Flexible, le logiciel permet aussi d’automatiser certaines tâches, de modifier des données dans leur forme et contenu ou de déplacer des éléments d’un classeur à l’autre. De plus, la validation des données Excel est simple.
Excel sert à conserver efficacement les données
Le logiciel Excel peut également aider à la sauvegarde des informations les plus sensibles dans une feuille de calcul active.
Lorsque l’utilisateur souhaite donner la possibilité à d’autres d’accéder à ses données, il peut bloquer leur champ d’intervention en limitant les feuilles qu’ils peuvent modifier.
Utiliser Excel dans une opération de saisie de données en entreprise permet alors de manipuler plus aisément les chiffres et les lettres, de les regrouper selon les réels besoins de l’entreprise et de les trier. Il est possible de créer une base de données Excel pour conserver une quantité importante de données.
Utiliser Excel pour la saisie de données : les inconvénients
Excel n’est pas sans points faibles. Une prise en compte de ceux-ci permettra de se décider plus aisément quant à l’utilisation ou pas de ce logiciel. Dans un premier temps, la difficulté la plus évidente que présentent les feuilles Excel se situe au niveau du partage de l’information.
Lorsque la feuille est utilisée par plusieurs personnes, les informations qui y sont inscrites doivent être actualisées par le propriétaire de la feuille avant qu’elles ne parviennent aux autres. Lorsque le propriétaire ne souhaite pas rendre visibles toutes les informations de sa base de données, il est amené à créer des lignes et colonnes et à en supprimer plusieurs afin d’éviter de communiquer certaines données.
Excel ne permet pas aussi de tracer efficacement les actions des personnes qui ont accès à une feuille. Lorsque des données ont été modifiées par plusieurs personnes au cours de la même journée avec des erreurs, il ne sera pas très facile de déterminer le collaborateur en tort.
Le niveau de sécurité proposé par Excel n’est pas très optimal. Il est en effet possible d’ajouter un code de sécurité à son tableau.
Par contre, il n’est pas possible de protéger les informations ou données du tableau enregistrées. Par ailleurs, quand vient le moment de supprimer ou de séparer les données d’une cellule Excel, il faut prendre le temps de l’examiner.
À certains égards, l’interface de validation des données Excel n’est pas très évoluée. Il peut devenir complexe de saisir un volume important de données sans recourir aux tableaux croisés dynamiques et colonnes masquées.
Excel est un logiciel de la suite Office de Microsoft. Il peut être utilisé dans les tâches de saisie de données en entreprise. Il faudrait toutefois s’assurer de comprendre son fonctionnement afin de créer des tableaux fiables pour l’enregistrement de données.
Pour cela, il peut être indispensable de recourir à une formation Excel. Celle-ci permettra de cerner les différentes fonctions Excel, même les plus complexes. Très pratique, ce logiciel est aussi simple à utiliser lorsque certains paramètres sont pris en compte. Un document PowerPoint peut être retranscrit en fichier Excel avec une bonne mise en forme conditionnelle.
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