Comment créer un mail de relance parfait ?
Les mails de relances, bien entendu, vous en avez déjà écrit. Et probablement beaucoup. Pour autant, les pratiques que vous appliquez sont-elles efficaces ? Est-il possible de faire mieux, rapidement, et simplement ? Officéo vous accompagne.
J’ai besoin d’aide pour relancer les mauvais payeurs
Le mail de relance pour un retard de paiement
Si votre entreprise a fourni des biens ou des services à un client, et que vous n’avez par reçu de paiement à la date convenue, vous avez le droit de bénéficier de dommages et intérêts sur le paiement dû.
Cette règle de relance s’applique à toutes les transactions commerciales effectuées et avec les pouvoirs publics. Un mail de relance pour un retard de paiement s’inscrit dans une procédure de réglement à l’amiable.
Dans le cas où malgré vos efforts, le client n’a pas effectué le paiement du montant de la facture en souffrance, vous pouvez envisager une deuxième lettre (ou un deuxième mail) de relance. L’étape suivant si aucune suite favorable n’a été trouvée est la mise en demeure.
Conseil
Avec un envoi par mail, votre client risque de ne pas saisir le caractère formel et grave de ce retard de paiement. Faites donc particulièrement attention à la formulation. Elle doit exprimer votre mécontentement, tout en restant courtoise. Des recommandations de rédaction à ce sujet vont suivre plus loin sur cette page.
Le mail de relance pour la prospection commerciale
Parlons à maintenant de relance client par mail dans le marketing. Le marketing automation est de plus en plus courant. Pour envoyer de gros volumes de mail à une base de donnée de contacts important, sans tomber dans les Spam, beaucoup recommandent la segmentation des adresses. Cette segmentation peut être effectuée selon des critères sociaux (âge, ville, comportement), ou des critères de parcours.
Dans le cadre d’un prospection commerciale, le positionnement d’une personne dans le parcours de conversion ou d’achat peut être :
- Client inactif ;
- Client en processus de commande inachevé ;
- Première lettre de relance ;
- Relance après un premier achat effectué il y a longtemps ;
- etc.
Ainsi, en fonction de la personne à cibler, et de son positionnement dans la campagne de relance, le message sera différent. Des outils comme Sendinblue permettent de créer des modèles de relance en cas de non-paiement, non-validation de commande, etc. Ceci permet de réactiver un client et suivre la relation client de plus près.
Ce genre de pratique est à suivre de très près. En effet, le taux d’ouverture et le taux de conversion indiquent du succès ou non de ce genre de relances. Des professionnels de l’emailing sauront vous indiquer les bonnes pratiques à ce sujet.
D’une manière générale, de résultats mitigés peuvent trouver une explication dans un message inapproprié, ou en envoyé à la mauvaise personne. Voyons à présent plus en détail les formulations qu’il faut employer.
Proposition de message pour une relance professionnelle
Prenons le cas d’un interlocuteur qui ouvre le mail (cette information est vérifiable, entre autre, avec le taux d’ouverture), mais n’y répond pas.
Ne pas obtenir de réponse ne signifie pas nécessairement que le mail n’était pas bon, mais simplement qu’il a été mal adressé. Sans pouvoir garantir une réponse systématique, il existe tout de même des éléments à respecter pour maximiser les chances d’obtenir une réponse positive. Pensez à inclure dans le mail commercial :
- Un rappel des faits ;
- Une proposition d’entretien rapide ;
- Une demande pour s’adresse à la bonne personne.
Voici un modèle basique de mail, susceptible de vous servir d’exemple. Notez que dans le cas d’une relance automatique, le champ d’identité de votre interlocuteur est une variable à insérer.
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Bonjour [Nom de l’interlocuteur] Je vous écris pour faire suite à mon précédent message concernant [Description]. Je ne crois pas avoir eu de retour de la part de votre équipe. Si vous pensez toujours qu’il y a un intérêt à ce que nous poursuivions nos échanges, dites moi à quel moment vous pourriez avoir 5-10 minutes de libre afin que je puisse vous appeler ? Si ma requête n’est pas de votre ressort, à qui puis-je m’adresser ? Merci [ou toute autre formule que vous jugerez appropriée] [Signature][Prénom Nom] |
Proposition de mail pour une relance de paiement
Voici cette fois deux types de messages que vous pouvez utiliser pour inspirer vos courriels de relance commerciale dans le cas d’un retard de paiement de facture.
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Objet : Retard de paiement de la facture n°XXXX Bonjour [Nom de l’interlocuteur] À ce jour, vous n’avez toujours pas honoré le règlement de la facture n°XXX, d’un montant de XX qui est arrivée à échéance le [date] en paiement de prestations effectuées pour vous. Je ne doute pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. Pouvez-vous donc procéder à ce règlement dans les plus brefs délais ? En vous remerciant par avance. [Signature][Prénom Nom] |
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Objet : Retard de paiement de la facture n°XXXX Bonjour [Nom de l’interlocuteur] Nous avons effectué pour vous [citer les prestations effectuées]. À ce titre, nous avions convenu que vous règleriez votre facture n°XXXX d’un montant X avant le [date]. Cependant, à ce jour, nous n’avons pas reçu le règlement de cette facture. Nous ne doutons pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. Nous vous prions de procéder à ce règlement dans les plus brefs délais. Veuillez agréer, Monsieur X, à nos sentiments cordiaux et respectueux. [Signature][Prénom Nom] |
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