Comment suivre ses opportunités commerciales avec Trello ?
En gestion commerciale, il est important de baser sa stratégie commerciale sur des liens étroits avec ses clients. Pour cela, il existe de nombreuses solutions adéquates comme un CRM (Customer Relationship Management) encore appelé GRC (Gestion de la Relation Client) pour garantir un résultat de qualité.
Le but d’un outil intuitif de traiter et analyser les informations relatives aux clients. Les outils de gestion du genre, il en existe des dizaines sur le marché (Redmine, Wrike, Wimi, etc.) avec cependant un hic. Pour la plupart, ils sont assez complexes à prendre en main. Voici un guide pour bien gérer ses opportunités commerciales grâce à un logiciel, une force de vente : Trello.
Pipeline commercial : pourquoi le réaliser avec Trello ?
Comparativement à la panoplie de CRM disponible, la particularité de Trello est qu’il s’agit d’un outil facile à s’approprier pour faire de la prospection. Sur Trello, réaliser un pipeline se fait en une heure environ. De quoi témoigner de la rapidité de l’outil.
En dehors de sa facilité de prise en main, il est assez rapide et peut même être utilisé par des novices en gestion commerciale pour attirer de nouveaux clients. Le chef de projet peut aussi collaborer facilement avec ses membres pour mieux piloter les actions marketing.
Quand recourir à Trello ?
Pour mettre son équipe commerciale à l’affut des occasions prometteuses, Trello peut intervenir dans trois cas précis. Pour :
- Construire en peu de temps son premier pipeline ;
- Rendre son CRM plus efficace ;
- Utiliser de façon plus performante Trello.
Élaborer un pipeline commercial via un tableau Trello
La création du pipeline dépendra de la réussite de ces étapes :
Structurer le pipeline en créant des colonnes
En réalisant un pipeline commercial, il faut suivre efficacement ses opportunités commerciales du début à la fin. Ainsi, le tableau Trello créé après avoir effectué une segmentation contiendra des colonnes retraçant l’évolution des opportunités commerciales. Cette stratégie de répartition des grands axes du projet en colonne est un des points communs avec la méthode agile et scrum ou Kanban utilisée pour gérer des projets. L’utilisateur peut adopter par exemple :
- Colonne 1 (prospect à suivre) : cette colonne regroupe les leads (prospects) à relancer ;
- Colonne 2 (prospects en transition) : il s’agit des leads qui manifestent un certain intérêt ;
- Colonne 3 (besoins identifiés) : cette colonne sera consacrée à l’identification des besoins des prospects (objet, échéance, budget…) ;
- Colonne 4 (Closing) : ici figurent les propositions en cours de négociation ;
- Colonne 5 (gagnés) : il faut renseigner ici les clients qui ont accepté la proposition ;
- Colonne 6 (perdus) : les propositions rejetées ;
- Colonne supplémentaire : devis/facturation/proposition à faire… (facultatif).
Réaliser les cartes
Une carte créée équivaut à une opportunité commerciale. Elle évoluera ainsi de colonne en colonne en fonction de l’évolution des négociations. Il faut souligner que cet outil d’automatisation du travail n’est pas à la base destinée à surveiller l’évolution des ventes. Toutefois, il est possible d’activer des champs sur mesure dont le but est de prêter une assistance. Il s’agit principalement du « custom fields ». Le custom fields est une Power-up qui aidera à enrichir les tableaux.
Assurer le remplissage et la gestion du tableau
L’étape de la conception du pipeline franchie, il revient de remplir les cartes et de les gérer convenablement. L’évolution d’un pipeline n’est pas figée. Il est donc possible de retrouver le même client dans plusieurs et/ou avec plusieurs cartes différentes. Après le remplissage du pipeline, l’utilisateur dispose de l’entièreté des opportunités commerciales.
En ce qui concerne l’organisation du pipeline, il faut savoir que l’idéal est qu’il ait la forme d’un entonnoir. L’importance de s’assurer de cela est due au fait que le passage d’une carte d’une colonne à une autre entraine une certaine déperdition. Tous les prospects à suivre ne deviennent pas forcément des prospects qualifiés. Il faut donc toujours plus de cartes dans la colonne précédente afin que la suivante se remplisse bien. D’où l’apparition d’une forme semblable à un entonnoir.
Proposition validée : quand n’est-il après ?
Lorsque le prospect a validé la proposition, il convient de préparer le devis. Cette opération pourrait nécessiter le transfert d’une carte du tableau du gestionnaire commercial vers celui de l’équipe juridique ou financière. Ce transfert peut également se faire en dehors de Trello, via un Progiciel de gestion de la stratégie d’entreprise par exemple. La carte devra contenir les coordonnées du client, le commercial en charge de l’affaire, les détails de facturation, les adresses et les notes sur l’affaire.
Établissement du devis
Une fois que la proposition a été acceptée par le client, il faut réaliser le devis. Il sera ensuite envoyé et le nouveau client procèdera à sa validation en y apposant sa signature. S’il est accepté, il faut établir une facture détaillée qui sera elle aussi transmise au client.
Il faut souligner que Trello permet de transférer des informations d’un e-mail vers une carte.
Paiement de la facture
Le client devra ensuite payer l’acompte afin que la marchandise lui soit livrée. À ce stade, il faut d’ores et déjà remplir la carte « gagnée ». Cela permettra au responsable en charge du compte client d’entamer le processus de support client.
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