Office Manager ➤ Fiche métier, rôle, compétences, missions
L’Office Manager est un professionnel polyvalent et indispensable au sein d’une entreprise, jouant un rôle clé dans la gestion et l’optimisation des opérations quotidiennes du bureau. Ils assurent une variété de tâches, de la coordination administrative à la gestion des ressources, contribuant au bon fonctionnement et à l’efficacité organisationnelle.
Définition : L’Office Manager
L’Office Manager est un professionnel polyvalent qui joue un rôle central dans la gestion quotidienne d’un bureau. Ses responsabilités englobent une large gamme de tâches administratives et organisationnelles, allant de la supervision des fournitures de bureau, de la maintenance des équipements et de l’organisation des espaces de travail, à la gestion des services de support tels que la réception, la restauration et le nettoyage. Ils peuvent également s’occuper des aspects relatifs aux ressources humaines, comme l’intégration des nouveaux employés, la coordination des formations et parfois la gestion de la paie.
L’Office Manager est souvent le point de contact principal pour les questions opérationnelles, assurant le bon fonctionnement du bureau et contribuant à créer un environnement de travail agréable et productif. Leur rôle est crucial pour maintenir une bonne organisation et une communication efficace au sein de l’entreprise.
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Les compétences d’un office manager en entreprise
Mais alors finalement, si le métier est tout nouveau, est-ce que les compétences sont encore bien définies pour remplir ce type de poste ? À l’heure actuelle, les compétences pour être un bon office manager sont celle d’un bon gestionnaire d’entreprise, polyvalent, et autonome, mais il faut encore avoir certaines qualités essentielles telles que :
- Les compétences organisationnelles: capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser efficacement les tâches et à maintenir l’ordre dans les opérations quotidiennes.
- Les compétences en communication: excellente communication écrite et verbale, essentielle pour interagir avec différents niveaux hiérarchiques, des fournisseurs et des clients, et pour assurer une communication interne efficace. La maîtrise de plusieurs langues étrangères peut également être demandée.
- Les compétences en résolution de problèmes: capacité à identifier et résoudre rapidement les problèmes, souvent de manière créative et efficace.
- Les compétences techniques: maîtrise des outils bureautiques (comme Microsoft Office), des systèmes de gestion de bases de données, et parfois des logiciels de comptabilité ou de gestion de projet.
- Les compétences en gestion de projet: aptitude à planifier, exécuter et superviser des projets, en coordonnant les ressources et les équipes, ainsi que le sens de priorisation.
- Les compétences interpersonnelles: habileté à travailler avec une variété de personnes, à construire des relations solides et à gérer des équipes, ainsi qu’une grande capacité d’adaptation.
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Comment devenir Office manager ?
Il est généralement recommandé d’obtenir un diplôme de niveau bac+2 à bac+5 dans les domaines de l’administration, de la gestion ou des ressources humaines. Des formations spécifiques en secrétariat ou en gestion de projet peuvent également être utiles. Parmi ces formations, on trouve :
- Le BTS en assistant de gestion PME-PMI ;
- Le BTS en comptabilité ;
- Le DUT en gestion des entreprises et de l’administration.
Des études universitaires, telles que des licences et des masters en gestion d’entreprise et en management, sont aussi des options valables. Une expérience professionnelle dans le service administratif est aussi valorisée et augmentera vos chances auprès des recruteurs.
Exemples de tâches courantes, et pas si surprenantes, d’un Office Manager
Vous pensiez qu’être Office Manager se limitait à un peu de comptabilité, un peu de RH, un peu de Happiness Manager ? Quelles sont donc les missions de l’office manager ? Quand l’entreprise déménage, l’Office Manager supervise le tout. Lorsqu’il faut installer, mettre à jour, ou régler un soucis du parc informatique au bureau, qui appelle-t-on ? L’office manager, encore une fois. « Et pour mettre à jour et communiquer la sécurité incendie aussi ? » Aussi. Les fonctions et missions de l’office manager sont donc nombreuses et diverses :
- Gestion administrative : superviser les tâches administratives quotidiennes, comme la gestion du courrier, la réponse aux appels téléphoniques, l’organisation des archives et la préparation de rapports.
- Gestion des fournitures : s’assurer que le bureau dispose de toutes les fournitures nécessaires, de l’approvisionnement en papeterie à l’entretien du matériel informatique.
- Coordination des services de bureau : organiser les services de nettoyage, de restauration, de maintenance et de sécurité pour garantir un environnement de travail optimal.
- Gestion de l’espace de travail : optimiser l’utilisation de l’espace de bureau et gérer les aménagements ou les déménagements.
- Support aux ressources humaines : assister dans le processus de recrutement, l’onboarding des nouveaux employés, et parfois la gestion de la paie et des avantages sociaux.
- Planification et organisation d’événements : coordonner les réunions, les formations, les événements d’entreprise et les voyages d’affaires.
- Communication interne : faciliter la communication entre les différents départements et niveaux hiérarchiques au sein de l’entreprise.
- Gestion financière : participer à la gestion budgétaire, y compris le suivi des dépenses et la préparation des budgets.
- Soutien aux cadres supérieurs : l’Office manager peut être un véritable bras droit du directeur général, de ce fait, il doit l’assister dans la gestion de leurs agendas et la coordination de leurs activités
- Gestion des risques et conformité : veiller au respect des normes légales et réglementaires, et gérer les aspects liés à la santé et à la sécurité au travail.
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Les outils de l’Office Management
- Microsoft OneDrive : pour stocker et gérer tous les documents essentiels en un seul endroit.
- Trello, Asana ou Meistertask : pour organiser sa journée, celle de ses collaborateurs et d’autres équipes.
- Payfit : pour gérer les paies en interne.
- Swile : pour gérer les tickets restaurants de l’entreprise.
- Alan : pour une mutuelle au top.
- Calendly : pour planifier des rendez-vous simplement et rapidement.
L’Office manager doit avoir une parfaite maîtrise de ces logiciels pour exercer ses fonctions.
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Le métier d’Office Manager en bref
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❓ Quel est le rôle d’un office manager ?
Le rôle d’un office manager est de gérer les opérations et l’administration d’un bureau, en assurant le bon fonctionnement des activités quotidiennes et en optimisant les processus internes pour favoriser la productivité.
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🤔 Quelle formation pour devenir office manager ?
Pour devenir office manager, il faut suivre une formation en administration, gestion ou RH, et acquérir une expérience dans des postes administratifs. Il est essentiel de développer des compétences en organisation, communication et gestion afin de réussir dans ce métier pour avoir plus de chances en postulant à des offres d’emploi.
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🪙 Quelle différence entre office manager et assistante de direction ?
La principale différence entre un office manager et une assistante de direction réside dans l’étendue de leurs responsabilités. L’office manager a un rôle plus global et opérationnel, gérant les aspects quotidiens du bureau, tels que les fournitures, l’entretien, la logistique, et parfois les ressources humaines et les finances. En revanche, une assistante de direction se concentre principalement sur le soutien administratif et organisationnel à un ou plusieurs cadres supérieurs. Cela inclut la gestion des calendriers, l’organisation de réunions, la correspondance, et parfois la gestion de projets spécifiques.
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👩💼 Comment être un bon office manager ?
Être un bon office manager exige une combinaison de compétences organisationnelles, de communication et de leadership. Une gestion efficace des opérations de bureau, comprenant la supervision des fournitures, la maintenance des équipements et la coordination des services généraux, est essentielle. Il est important de faire preuve d’adaptabilité et de capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, tout en maintenant un environnement de travail ordonné et productif.
