Les données administratives et comptables sont clés au sein de toute structure. Elles offrent un aperçu précieux sur l’évolution des activités et sont parfois conservées sous forme de documents papier. Cependant, face au risque de perte de ces informations vitales, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour une numérisation, facilitant l’accès à ces données et améliorant la sécurité de ces dernières. La saisie de données devient un intournable dans le monde professionnel mais demande toutefois beaucoup de rigueur et de minutie, devenant souvent chronophage pour les entreprises. De ce fait, pour se délester de cette charge tout en garantissant son exécution impeccable, de nombreuses entreprises choisissent de confier cette tâche à des professionnels indépendants. C’est votre cas ? Vous êtes au bon endroit car Officéo vous propose de prendre en charge la saisie de vos données. Concentrez-vous sur votre cœur de métier et confiez vos tâches administratives chronophages à un expert du métier !

C’est quoi la saisie en informatique ? Définition

La saisie de données ou saisie informatique dans le secrétariat, consiste à collecter manuellement des données relatives à une organisation et de les intégrer dans un format numérique facile d’accès. La retranscription de données est une tâche qui demande une sérieuse considération, car aucune erreur ou fausse information ne doit être intégrée dans la base de données. Avec la démocratisation de l’informatique, les entreprises sont davantage amenées à effectuer une bonne gestion de leurs données, celles ci étant capitales au bon développement de toute société. Les données en questions sont généralement relatives aux rapports, aux documents juridiques, aux documents fiscaux et aux documents administratifs. Elles sont saisies et stockées pour pouvoir être utilisées à tout moment.

Quels sont les types de données informatiques ?

Parmi les différents types de données qu’un opérateur de données est amené à saisir, on distingue :

• Les données monétaires: cela concerne toutes les saisies des montants en devise. Ce type de données est utilisé dans le secteur de la comptabilité ;
• Les données numériques: il s’agit de toutes les données composées uniquement de chiffres ;
• Les données de date et heure : ce sont des données saisies selon un format prédéfini : JJ/MM/YY ou MM/JJ/YY. Ces données concernent par exemple les dates de naissance, les dates d’événements, etc ;
• Les formules: c’est un type de données combinant des données numériques et alphabétiques. Les formules sont des expressions complexes à saisir avec beaucoup de précision ;
• Les données type caractère ou texte: ces données sont formées uniquement de caractères alphabétiques. C’est le type de données le plus utilisé dans quasiment tous les domaines.

C’est quoi un opérateur de saisie de données ?

Un opérateur de saisie est un spécialiste dans la saisie informatique. Il est chargé d’entrer, de mettre à jour et de maintenir des informations dans des bases de données. En outre, son rôle consiste à pointer, classer et vérifier des documents importants tels que des manuscrits ou des enregistrements. Il utilise des systèmes informatiques spécialisés pour l’enregistrement des données, qu’elles soient alphanumériques, numériques ou comptables. L’opérateur de saisie doit par ailleurs, avoir certaines compétences qui sont nécessaires pour l’exercice de son métier comme :

• Maîtriser les logiciels de transcription ;
• Prendre des notes, les structurer et les retranscrire ;
• Savoir prioriser ses tâches et avoir un sens d’organisation et de rigueur ;
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques ;
• Savoir rédiger des comptes rendus de réunion.

Quels sont les logiciels de saisie de données les plus populaires ?

• ElectroNeek Studio IDE : il s’agit d’une plateforme d’automatisation complète et un logiciel avancé de saisie de données permettent aux professionnels de détecter des opportunités d’automatisation et de créer des robots pour les tâches récurrentes de saisie de données. Ce logiciel a été classé parmi les 10 meilleurs en 2020 ;
• Jotform : logiciel puissant pour générer des formulaires en ligne et faciliter la collecte de données, il permet de stocker et d’organiser les informations dans une base de données centralisée. Le logiciel offre également la possibilité d’intégrer des applications pour synchroniser les données avec les différents comptes en ligne de l’entreprise ;
• Rossum : ce logiciel d’extraction de données de facturation utilise l’intelligence artificielle pour collecter des données de n’importe quelle facture sans configuration préalable. Personnalisable et facile à intégrer aux processus d’une entreprise, il permet de gagner en temps et en productivité avec une rapidité six fois supérieure à la saisie manuelle ;
• Forms On Fire : ce logiciel permet la numérisation des formulaires et des flux de travail grâce à une plateforme cloud, accessible sur bureau et mobile. Intuitive et facile à utiliser, cette solution est très prisée par les équipes informatiques et de direction pour sa mise en œuvre rapide et son coût réduit.

Les avantages de l’externalisation de la saisie de données

La retranscription de données, bien qu’importante reste très chronophage et peut ralentir l’activité d’une entreprise. L’accent doit être mis sur la minutie et la rigueur afin de mener à bien cette tâche. Ainsi, externaliser sa saisie de données à un expert qualifié peut s’avérer être la solution idéale. Voyons ensemble les principaux avantages de l’externalisation de la saisie de données :

Se concentrer sur son cœur de métier

Pour demeurer compétitives tout en se faisant une place de choix auprès de leur clientèle, les sociétés doivent s’occuper des tâches les plus primordiales au niveau interne. Celles qui sont secondaires comme la saisie de données comptables ou le traitement de texte, malgré leur importance, doivent ainsi être confiées à des experts disposant des outils bureautiques adaptés. Faire appel à un professionnel spécialisé pour la saisie de ces données est ainsi l’une des bonnes méthodes pour se recentrer sur son cœur de métier ;

Variabiliser ses coûts 

Lorsque la saisie de données est déléguée à un professionnel extérieur, l’entreprise ne paie qu’un coût fixe selon les missions qu’elle délègue. Elle n’a pas à allouer un espace supplémentaire, ni à gérer plus de charges salariales sur le long terme.

Eviter les process de recrutement

L’entreprise se voit généralement dans l’obligation de recruter afin de se concentrer sur ces missions principales. Le processus de recrutement en lui-même est chronophage étant donné qu’il faut passer par plusieurs étapes dont :

• L’élaboration et le partage de l’avis de recrutement ;
• La réception et le tri des candidatures ;
• La réalisation des entretiens ;
• La mise en place des tests d’aptitude.

En contactant une secrétaire externe pour les missions de saisie de données, l’entreprise n’a plus à faire tout cela car la société de prestation prend cela en charge. Un gain de temps non négligeable.  

Profiter d’un meilleur traitement des données professionnelles

La saisie des données par un professionnel spécialisé ou par un service de secrétariat à domicile permet à toute entreprise d’éviter la perte des informations les plus indispensables à son bon fonctionnement.

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La saisie de données chez Officéo

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Témoignage de Catherine Cardoen, Responsable Relation Client et Marketing au Cetim, cliente Officéo

O. : depuis quand et dans quels buts Officéo vous accompagne ? C.C. : J’ai commencé à utiliser officéo depuis plusieurs années, ça doit faire au moins plus de dix ans. Notre service achats m’a recommandé les services d’Officéo pour des missions d’aide à la saisie et d’enregistrement dans notre base de données. Je consomme Officéo quotidiennement pour plusieurs types de missions. : une mission au quotidien avec un assistant qui nous aide sur la partie enregistrement et mise à jour de la partie CRM, ainsi que des projets plus ponctuels comme la caractérisation de bases de données, le phoning, etc.

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Questions fréquentes

Rédaction de documents	Entreprise de secrétariat
Saisie comptable	Secrétariat externalisé