L'externalisation : une solution idéale pour un suivi des factures performant !

Les factures s’accumulent ? Mais vous n’avez pas le temps de vous en occuper ? Ne laissez pas les retards de paiement freiner la croissance de votre activité.

Évitez-vous tout tracas en optant pour l’externalisation du suivi des factures via notre solution d’assistance administrative et comptable Officéo.

Externalisez le suivi des factures

Le suivi de la trésorerie est un élément majeur dans le fonctionnement de votre structure professionnelle. Dirigeant, vous gérer avec ce genre de suivi le financement de l’activité par anticipation, et disposez des liquidités nécessaires pour votre activité. Responsable ou associé, vous n’avez pas toujours le temps pour un suivi indéfectible lors d’un pic d’activité ou de l’absence temporaire d’un salarié ? Gardez la main sur le suivi de votre facturation et son processus. Choisissez l’efficacité à toute épreuve.

Simplifiez-vous la vie en optant pour l’externalisation du suivi des factures. Votre assistant(e) se charge pour vous du contrôle, de la préparation, de l’envoi et de l’archivage des factures mais aussi de vous aider à garder un œil sur votre trésorerie en créant pour vous un tableur Excel regroupant :

• Le montant des acomptes versés lors de la signature d’un devis ;
• Les modalités de règlement en plusieurs fois ;
• Les délais de règlement consentis ;
• La date limite de paiement ;
• Les pénalités de retard.

Avec le secret d’une bonne organisation, profitez de la mise en place et du suivi d’une méthodologie précise. La rigueur dans le suivi de la méthode, l’utilisation d’outils et connaissances adaptés sont les forces de votre futur assistant ADV. Avec une attention toute particulière portée à l’archivage des caractéristiques et des événements dans une base de données de qualité, cette assistance ponctuelle vous permet de prendre le relais à tout moment en interne, si besoin !

Les bénéfices d’un suivi de facturation externalisé

Que vous décidiez d’externaliser une partie de votre service, de manière ponctuelle ou récurrente selon votre besoin, le suivi de facturation se doit d’être irréprochable au sein de votre entreprise. Officéo l’a bien compris.

Un meilleur suivi client

• Votre activité bénéficie d’un pilotage optimisée en libérant la trésorerie immobilisée.
• Vous disposez d’une vue synthétique des échanges clients pour adapter vos démarches selon les habitudes de vos correspondants.
• Les paiement sont mieux organisés, vous comprenez mieux le fonctionnement de vos clients pour mettre en place des actions de prévention ou de recouvrement appropriés.
• Avec cette assistance, des éléments concrets pour défendre la position de l’entreprise sont garantis.
• Également, vos historiques / indicateurs pour mettre en place des projets personnalisés avec vos collaborateur s’en trouvent renforcés.

Une meilleure maîtrise de BFR

• Les sommes immobilisées chez les clients ne sont plus un frein à votre développement économique.
• Une réduction de l’exposition de votre entreprise au risque de défaillance des clients : plus votre client paie en temps voulu, plus votre risque d’impayés diminue.
• La disposition d’éléments chiffrés en toutes circonstances pour réaliser un prévisionnel et un plan de trésorerie réaliste.

Pour les grandes structures, la facturation est confiée au service de comptabilité.

Dans les petites entreprises, start-up, associations à but lucratif, le gérant et/ou la secrétaire se chargent de traiter cette tâche.

Certaines entreprises font le choix de l’externalisation pour la saisie, l’édition et l’expédition des factures clients.

L’externalisation de la facturation était auparavant un choix réservé plus naturellement aux grandes entreprises. Avec le développement des outils et du nombre de travailleurs indépendants, PME et PMI externalisent également de plus en plus volontiers.

Faites ce choix vous aussi : optimisez votre temps, vos coûts, votre image.

Les avantages de la solution Officéo

Comment ça marche ?

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.

Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Ca m’intéresse !

Une solution de recouvrement adaptée aux TPE/PME

Les retards de paiement peuvent représenter un risque important pour votre structure, c’est pourquoi il est important d’effectuer un suivi des factures régulier afin d’éviter au maximum les retards de paiement ou pire une cessation d’activité liée à l’accumulation de dettes. Votre assistant(e) Officéo relance vos clients en cas d’impayés et crée pour vous un tableau de vos créances permettant un suivi efficace et des relances idoines. Le suivi des factures peut se révéler être une activité chronophage. Gagnez en temps et en efficacité en externalisant le suivi et l’envoi des factures.

Nos heureux clients

Pourquoi choisir la solution Officéo ?

Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous optez pour celle-ci ?
Découvrez le comparatif exhaustif des différentes solutions d’assistance administrative en appuyant sur le bouton ci-dessous !

Pour un suivi de facturation fort, votre futur(e) assistant(e) ADV peut relire vos Conditions Générales de Ventes et prévenir les clients des conditions pratiquées par l’entreprise, pour vous permette au passage d’obtenir des éléments opposables en cas de litige. À cela, peuvent être renvoyés aux clients les informations concernant :

• Le montant et la nature des acomptes versés lors de la signature du devis ;
• Les délais de paiement consentis ;
• La date limite de paiement ;
• Les conditions pour un règlement en plusieurs fois ;
• Les indemnités de retard.

En interne, si vous avez recours à un outil de suivi de facturation utilisé par les services concernés (direction, commercial, administratif, relance, …), votre assistant(e) ADV externalisé(e) s’insère dans votre dynamique d’entreprise rapidement pour suivre :

• La qualité, l’exhaustivité et la précision des informations ;
• La fréquence de mise à jour du document ;
• La facilité de lecture et d’utilisation du document ;
• L’archivage et la numérisation des documents et données pour mettre à jour un historique fiable.

En plus de vous libérer du temps consacré à la gestion des achats et à la administrative, votre assistant(e) Officéo vous vient en aide sur les tâches ADV suivantes :

• L’assistante ADV ;
• La gestion des devis, des commandes ;
• Le suivi de paiement ;
• La relance facture impayée et le suivi des litiges ;
• Le recouvrement à l’amiable ;
• La gestion des litiges clients ;
• Le suivi des factures ;
• Le traitement des réclamations clients.

Prenez contact avec notre entreprise d’assistance administrative et comptable via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63. Nous évaluerons ensemble le périmètre de votre besoin et y apporterons une solution sans embauche, rapide et adaptée à vos besoins.

Questions fréquentes