Compte rendu de réunion ▷ Tout savoir + modèle
Un compte rendu de réunion est un document de rapport formel qui résume les discussions et les décisions prises lors d’une réunion. Il commence généralement par les détails de base tels que la date, l’heure, le lieu, les participants et l’ordre du jour.
Vous enchaînez les réunions et manquez de temps pour établir vos comptes rendus de réunion ? Votre entreprise est dans une période chargée et vous avez besoin d’une aide administrative ? Besoin de suivre les décisions prises au fil de réunions, sans perdre les informations importantes ? Faites appel à un assistant indépendant Officéo.
À distance ou bien au sein de votre entreprise, votre assistant(e) s’occupe de tout le processus de retranscription. De la rédaction d’un procès verbal à la transcription d’un comité d’entreprise (cse) sous forme de notes, en passant par la rédaction d’un compte rendu exhaustif pour votre assemblée générale : vos besoins sont nos consignes, et nous trouvons une solution adaptée en toutes circonstances.
Sommaire
Définition : compte rendu de réunion
Le compte rendu de réunion est un document écrit qui synthétise les informations professionnelles échangées lors d’une réunion. Il formalise les discussions, les décisions prises et les actions à mener.
Il se prépare en amont de la réunion et permet de donner l’ordre du jour. Toute personne de l’entreprise peut le rédiger mais le plus souvent c’est la secrétaire de direction ou l’assistante administrative qui s’en occupe. Pour cela, elle prend des notes tout au long de l’entretien et peut parfois même l’enregistrer. L’assistant résume de façon concise tous les points abordées et les grandes lignes de la réunion sous forme d’un plan détaillé. Celui-ci doit aussi noter les tâches attribuées à chacun des participants pour la suite du projet. Ce rapport permet d’avoir une vue d’ensemble sur les réunions précédentes et celle à venir.
L’importance du compte rendu (CR) de réunion
Faire un compte rendu de réunion en entreprise lors de chaque entrevue est vraiment très important. Dans un premier temps, il sert de trace écrite claire et précise à laquelle tous les collaborateurs qui étaient présents ou absents peuvent se référer. Ce document permet la bonne circulation des informations, sans asymétrie ! Il permet aussi de faire un état des lieux de l’avancée d’un projet, de négociations.
Les actions à entreprendre et les remarques de chacun y sont aussi méticuleusement consignées. Ainsi, les dirigeants du service ou de l’entreprise détiennent toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions objectives et décider des actions à mener.
Enfin, garder une trace écrite de la réunion sous forme de compte rendu incite les différents participants à se responsabiliser et prendre confiance dans le projet en cours.
Compte rendu de réunion : le rôle d’une secrétaire
Votre assistant prend en charge :
- Le déplacement sur lieu de la réunion ;
- Les prises de notes de réunion ;
- La retranscription de fichiers audios en synthèses ;
- Une formalisation en compte rendu clair et synthétique de vos réunions ;
- Un retour de diffusion auprès des participants (vie un outil de communication interne ou externe).
Votre assistant Officéo rédige pour vous des comptes rendus de réunion clairs et concis vous permettant de suivre vos objectifs précis ainsi que les actions à mener.
Vous pouvez alors capitaliser les bonnes informations pour les archives de l’entreprise en conservant des traces écrites appropriées. Les absents à la séance sont informées correctement pour la prochaine réunion, vous actez les décisions justes et actions à mener.
Également, le suivi et la préparation des réunions suivantes (thèmes de discussion déjà enregistrés, points récurrents, actions à traiter) sont gérés avec précision : plus qu’un aide-mémoire, votre assistante administrative fait en sorte que toutes les équipes concernées puissent s’y rapporter en cas de contestation ou de doute.
Comment faire un compte rendu (CR) de réunion efficace ?
La secrétaire administrative doit tenir compte de plusieurs éléments et étapes pour rédiger une mise en page de compte rendu de réunion clair et efficace !
- Préparer la réunion : avoir l’ordre du jour en tête clairement, connaître les objectifs et les types de sujets sur lesquels portent la réunion;
- Enregistrer l’entretien si possible pour avoir une trace audio;
- Noter les informations factuelles : date, heure, lieu, la liste des participants…;
- Consigner les idées et les interventions sous forme de plan, les résumer;
- Ecrire les nouvelles actions à mener et leur responsable;
- Après la réunion, il ne faut pas négliger l’étape de relecture;
- Transmettre le compte rendu à tous les participants par un media durable dans le temps.
Un compte rendu de réunion bien rédigé permet d’anticiper les objectifs et le travail à venir, tout en servant de base à l’élaboration des prochaines réunions !
Quelles sont les qualités nécessaires pour rédiger un compte rendu de réunion ?
Suivre une réunion de A à Z et pouvoir la retranscrire au mieux une fois terminée n’est pas un exercice facile ! Il peut même être éprouvant. C’est pourquoi l’assistante ou l’assistant en charge de la tâche requiert certaines qualités professionnelles :
- Organisé : le rédacteur doit établir ses notes de façon claire pour ne pas se perdre;
- Ecoute active : l’assistant se doit d’être à l’écoute des collaborateurs pour produire un compte rendu qualitatif et logique;
- Eloquent et bon communicant : le compte rendu doit être clair et compris par tous les participants, surtout pour ceux qui n’ont pas pu participer à la réunion.
- Rapide : l’assistant doit être capable de prendre des notes et d’en faire la synthèse rapidement pendant le déroulement de la réunion ;
- Capacité de relecture : une fois la réunion terminée, l’assistant doit se relire efficacement. Il vérifie qu’il ne manque pas d’information et que toutes les parties sont cohérentes.
Rédiger un compte rendu : la solution Officéo
Les cadres passent 27 jours par an de réunion, et une réunion sur 4 aboutit à une prise de décision ! Une préparation performante est la condition « sine qua non » de la réussite de votre réunion. Donnez-vous les moyens d’organiser une réunion porteuse d’efficacité et faites appel à une assistante Officéo !
Menez à bien tous vos projets
Parfois à l’issue d’une réunion, les décisions adoptées ne semblent pas claires pour l’ensemble des participants et les objectifs à atteindre ne sont pas convenablement définis. Un temps précieux passé à la trappe.
Vous avez besoin d’un compte-rendu qui vous permettra de retranscrire les échanges et ainsi apporter la clarté dont tout le monde a besoin pour mettre en place le plan d’action de l’entreprise. Cependant la rédaction de compte rendu est bien souvent chronophage.
Votre assistant Officéo sait comment rédiger un compte rendu de réunion bien structuré et synthétique, qui constitue une base de travail pour vos prochaines réunions. Comptez sur un support de communication interne à l’entreprise irréprochable.
Rassurez vos collaborateurs
La présence d’une personne externe est souvent rassurante pour les équipes, membres d’associations, ou délégués présents. Ainsi, pour des réunions publiques, une séance du conseil municipal, de conseil d’administration, ou encore un conseil communautaire : vous pouvez préférer l’intervention d’une personne externe pour retranscrire des sujets sensibles.
Comment faire une trame de compte rendu de réunion ? Exemple pdf :
Un compte rendu de réunion peut être personnalisé en fonction de l’entreprise et du projet mené, tant qu’il reste professionnel. Il existe des modèles et types différents mais certaines clauses comme la date, le lieu, l’heure, les participants et l’ordre de jour de la réunion sont tout de même essentielles !
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Les avantages d’un assistant Officéo
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
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Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez ! Une fois écrit, le compte rendu est soumis à validation et éventuelle diffusion avant archivage suivant les procédures administratives courantes. En plus de la rédaction de compte rendus de réunion pour les entreprises, ce service est aussi disponible pour les ONG, associations, établissements, collectivités, sièges sociaux ou administrations publiques. Allez bien plus loin encore, notre assistance administrative et comptable peut vous aider sur d’autres tâches de secrétariat : Vous êtes à la recherche d’un(e) secrétaire ? Si vous souhaitez être contacter par notre service commercial afin d’obtenir plus d’informations remplissez contactez nous directement au 01 49 70 98 63. Prendre des notes efficacement en réunion nécessite une approche structurée. Commencez par préparer un bloc-notes ou un appareil numérique avant la réunion. Écoutez activement et notez les points clés, les décisions et les actions à entreprendre. Après la réunion, révisez vos notes et clarifiez les points si nécessaire. Un compte rendu de réunion est un document indispensable avec de nombreux objectifs. En effet, il permet de résumer les échanges, de récapituler l’ensemble des décisions prises et de fixer les tâches de chacun. Un compte rendu permet également de fixer des objectifs, de garder une trace de tout ce qui a été dit à l’oral et de préparer les prochaines réunions. Pour rédiger un compte rendu efficace, il faut d’abord préparer la réunion en amont. Pendant l’entretien, il faut être rapide, attentif et impliqué. Enfin, une fois la réunion terminée, l’assistant doit se relire pour retirer le meilleur de ses notes. Il existe trois grands types de comptes-rendus : le procès-verbal, le compte rendu synthétique et le relevé de décisions. Une fois la réunion terminée, l’assistant se base sur les notes prises pendant la réunion et sur les enregistrements audios qu’il a effectué. Une fois cette étape de relecture passée, il peut livrer la version finale du compte rendu.
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Rédaction des comptes rendus de réunion clairs, concis, structurés et détaillés.
Enregistrement des sujets abordés, décisions adoptées et actions à mener.
Retranscription des points de vue exprimés exprimés avec neutralité.
Disponibles en langues étrangères selon le besoin.
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Questions fréquentes
❓ Comment prendre des notes en réunion ?
🔎 Pourquoi faire un compte rendu de réunion ?
👀Comment on fait un compte rendu ?
🤔 Quels sont les différents types de compte rendu ?
💡Comment rédiger un compte rendu après une réunion ?
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